Program do rejestracji pacjentów w przychodni

Implementacja programu do rejestracji pacjentów: Wytyczne dla przychodni

Osoby zarządzające placówkami medycznymi szukają sposobów, na usprawnienie działania przychodni, zwiększenie jej opłacalności oraz poprawę jakości oferowanych usług i zadowolenia pacjentów. Odpowiedzią na to wyzwanie okazuje się dedykowany voicebot medyczny, którego jedną z funkcji jest elektroniczna rezerwacja wizyt w gabinecie. Sprawdź, dlaczego warto uwzględnić jego implementację w swoim obiekcie, jakie da korzyści oraz jak należy podejść do wdrożenia. Poznaj wytyczne dla przychodni przygotowane przez naszych ekspertów.

Kompleksowe oprogramowanie do rejestracji pacjentów – kluczowe funkcjonalności

Obsługa przychodni lub specjalistycznego gabinetu lekarskiego wymaga odpowiedniego przygotowania. Personel odpowiada za kontakt z pacjentami,  m.in. za rejestrację pacjentów, pilnowanie harmonogramów wizyt, przekładanie terminów, ale też  za prowadzenie dokumentacji i zachowanie w niej porządku. Obowiązków jest bardzo wiele. Stosowanie tradycyjnych rozwiązań w tym obszarze przekłada się na wydłużony czas oczekiwania na zapis oraz na zmniejszą wydajność pracowników. Docelowo prowadzi to do zmniejszenia zadowolenia pacjentów ze świadczonych usług. Wtedy z pomocą przychodzi automatyczny program do rejestracji pacjentów. Posiada on wiele funkcjonalności, które usprawniają pracę przychodni.

Kluczowe z funkcjonalności programu do rejestracji pacjentów w przychodni to m.in.:

• umawianie wizyt;
• potwierdzanie wizyt;
• zmiana terminów wizyt w grafiku;
• przekazywanie informacji pacjentom o wynikach badań;
• prowadzenie podstawowego wywiadu;
• ułatwienie szybkiego kontaktu z lekarzem w nagłych sytuacjach;
• usprawnienie procesu wystawiania e-recept i recept;
• usprawnienie wystawiania e-skierowania i e-zwolnienia.
• aktualizacja danych osobowych.

To tylko najważniejsze z obszarów, które pokrywane są przez moduły nowoczesnego programu do gabinetu lekarskiego. Odpowiednia jego implementacja daje przychodni wymierne korzyści.

Jakie korzyści przychodni daje automat do rejestracji pacjentów?

Elektroniczna rejestracja pacjentów to nowoczesne i jednocześnie sprawdzone na rynku rozwiązanie. Dzięki niemu można przede wszystkim zautomatyzować proces rejestracji online do lekarza. System zintegrowany jest z grafikiem specjalistów, a personel placówki ma do niego bieżący wgląd. Dzięki temu redukuje się ryzyko nałożenia się na siebie terminów. Automatyczna rezerwacja wizyty w gabinecie to przede wszystkim oszczędność czasu zarówno dla pacjenta, jak i personelu. Nie ma potrzeby zapisywania wszystkiego ręcznie. Wirtualny konsultant medyczny prowadzi pacjenta rozmową wg wcześniej przygotowanego szablonu. W ten sposób następuje jego kwalifikacja. Voicebot z powodzeniem odpowie na wiele podstawowych zapytań i wykona rutynowe czynności za człowieka. Ingerencja pracownika niezbędna jest dopiero wtedy, gdy sprawa jest bardziej zaawansowana.

Ponadto korzystanie z elektronicznego programu do rezerwacji terminów sprawia, że przychodnia jest bardziej wydajna. Jedną z funkcjonalności systemu są powiadomienia SMS. Mogą dotyczyć zarówno potwierdzenia terminu wizyty, jak i następnie potwierdzenia obecności pacjenta we wskazanym czasie w gabinecie. Jeżeli z różnych przyczyn nie może on się zjawić, to w prosty sposób może zwolnić termin i przełożyć wizytę. Dzięki temu uwalniany jest czas specjalisty, który w tym czasie może pomóc innej potrzebującej osobie. Elektroniczna dokumentacja medyczna prowadzona jest zgodnie z przepisami i najwyższymi standardami rynkowymi. Panuje w niej porządek, co jest niezwykle ważne w tym sektorze.

Stosowanie programu do umawiania wizyt pozwala na zwiększenie rentowności prowadzonej placówki medycznej oraz na poprawę jakości świadczonych usług. Pacjenci są jeszcze lepiej zaopiekowani. Szybciej otrzymują odpowiedź na swoje potrzeby i zapytania. Proces rezerwacji terminu u specjalisty jest skrócony, a system jest w stanie obsługiwać wiele zapytań jednocześnie. Tego typu program dla gabinetu lekarskiego to nieocenione wsparcie. Nic więc dziwnego, że jego stosowanie cieszy się rosnącą popularnością w ramach dynamicznie rozwijającej się telemedycyny. Atutem oprogramowania medycznego do obsługi pacjentów jest to, że nie miewa ono gorszych dni. Oznacza to, że voicebot prowadzi pacjenta po wcześniej ustalonej ścieżce komunikacji z zachowaniem takiego samego standardu komunikacji. Wpływa to na wizerunek placówki i zadowolenie dobrze obsłużonych klientów.

W jakich placówkach medycznych można zastosować ten system?

Zastanawiasz się nad tym, czy w Twojej przychodni zastosowanie oprogramowania dla gabinetu to rejestracji pacjentów ma sens? Z doświadczenia wiemy, że tego typu system sprawdza się w wielu dziedzinach medycyny. Z powodzeniem wykorzystywany jest m.in. w stomatologii, dermatologii, ortopedii, psychiatrii i innych. Niezależnie od tego, czy prowadzisz gabinet stomatologiczny, czy poradnię rehabilitacyjną, możesz poprawić jakość obsługi pacjentów i jeszcze lepiej zadbać o ich potrzeby. Przy okazji zaoszczędzisz czas i pieniądze. Wśród podmiotów korzystających z programu do umawiania wizyt znajdują się zarówno poradnie prywatne, jak i przychodnie NFZ. System z powodzeniem sprawdzi się w obiektach, w których pracują specjaliści z różnych dziedzin (np. dentysta, ortopeda, dermatolog itd.). W przypadku jakichkolwiek wątpliwości zachęcamy do kontaktu z naszym przedstawicielem. Zweryfikujemy potencjał zastosowania oprogramowania w Twojej przychodni.

Wytyczne dotyczące implementacji z EasyCall

Po kontakcie przedstawimy Ci szczegółowe wytyczne dotyczące implementacji wirtualnego doradcy medycznego w Twojej placówce. Przede wszystkim musimy poznać system zarządzania firmą, z którego korzystasz obecnie. Voicebot medyczny EasyCall pozwala na integrację z nim. Ponadto przychodnia powinna mieć dostęp do internetu o dobrej przepustowości, która umożliwi sprawną obsługę oprogramowania. Aby rozwiązanie w pełni dopasować do Twojego gabinetu, musimy lepiej zrozumieć specyfikę jego funkcjonowania oraz tego, specjaliści, jakich dziedzin pracują w przychodni. Umożliwi nam to dobór modułów pod konkretne potrzeby pacjentów i ustawienie odpowiednich ścieżek komunikacyjnych. Wszystko po to, aby kontakt z klientami był jeszcze lepszy i otrzymali oni to, czego potrzebują. Przekażemy Ci dedykowany formularz do uzupełnienia, a następnie na etapie projektowania wirtualnego asystenta medycznego pozostaniemy z Tobą w kontakcie. Tworzymy dedykowane programy do gabinetu stomatologicznego, rehabilitacyjnego i innych. Poniżej przedstawiamy dwa przykładowe wdrożenia, które zrealizowaliśmy w przychodniach.

Case Study – wdrożenie w Omega Medical Clinics

Wśród naszych klientów znajduje się m.in. klinika Omega Medical Clinics z Bydgoszczy. To podmiot znany ze świadczenia wysokiej jakości usług medycznych. Codziennie obsługuje setki pacjentów. W pewnym momencie klinika ta stanęła przed wyzwaniem, jakim było usprawnienie procesu komunikacji z klientami. Spornym punktem było potwierdzanie wizyt pacjentów, aby nie dochodziło do tzw. „no-shows”, czyli sytuacji, w której dana osoba nie pojawia się w gabinecie na umówione spotkanie. Niestety to powszechne zjawisko. Ponadto dochodziło do nieporozumień na linii personel – pacjent. Aby wyeliminować błędy komunikacyjne i usprawnić działanie kliniki, zdecydowano się na wdrożenie innowacyjnego rozwiązania w postaci voicebota.

Technologię połączyliśmy z wykorzystywanym programem do zarządzania kliniką. Zaprojektowaliśmy funkcję automatycznego generowania powiadomień z potwierdzeniem terminu wizyty po kontakcie pacjenta z placówką. Usprawniło to proces komunikacji. Ponadto wdrożyliśmy powiadomienia 2-way SMS, czyli dwukierunkową komunikację, która umożliwia pacjentom potwierdzanie terminu oraz jego zmianę. Wszystko za pomocą wiadomości SMS. To kolejny krok w poprawie komunikacji w klinice Omega Medical Clinics oraz w poprawie rentowności tego podmiotu.

Efekty tej współpracy pojawiły się bardzo szybko. Zoptymalizowano proces potwierdzania wizyt i zredukowano liczbę błędów w nim występujących. Skuteczność oceniono na poziomie 95%. Do tego poprawie uległa komunikacja z pacjentami, zmniejszono liczbę „no-shows” oraz zwiększono przychody kliniki. To przykład efektywnego wdrożenia voicebota w telemedycynie, który prowadzony jest według przygotowanego schematu i wytycznych.

Case Study – wdrożenie w Centrum Medycznym Gizińscy

Kolejnym przykładem udanego wdrożenia jest współpraca z Centrum Medycznym Gizińscy z Bydgoszczy. Tu udało nam się osiągnąć skuteczność potwierdzania wizyt na poziomie 90% oraz zmniejszyć zjawisko „no-shows” do zaledwie 5%. Centrum Medyczne Gizińscy oferuje usługi podstawowej opieki zdrowotnej oraz specjalistów. To już ponad 30 dziedzin medycyny (w tym m.in.: stomatolog, kardiolog, neurolog itd.). Wyzwaniem tej placówki było usprawnienie komunikacji z pacjentami oraz zmniejszenie liczby wizyt, na których się oni nie pojawiają.

Zaprojektowaliśmy rozwiązanie, które zautomatyzowało obsługę pacjenta w placówce medycznej. Jest ono oparte o AI. Obejmuje ono m.in. graficzne narzędzie kreatora z panelem dostępne z poziomu dowolnej przeglądarki internetowej, co ułatwia obsługę przedstawicielom przychodni. Umożliwia m.in. ustawianie różnych scenariuszów rozmowy. W ramach tego wdrożenia wykorzystaliśmy m.in.: interfejs głosowy ASR (Automatic Speech Recognition), syntezator mowy TTS (Text To Speach), warstwę NLU, warstwę logiki biznesowej, warstwę konwersacji i warstwę integracji z systemami zewnętrznymi.

Wdrożenie usługi EasyBot w Centrum Medycznym Gizińscy pozwoliło poprawić jego wyniki finansowe. Liczba wizyt umawianych przez infolinię wzrosła o 24%. Skuteczność potwierdzania wizyt to 90%, a zjawisko „no-shows” wynosi już tylko 5%. To wymierne efekty naszej współpracy z tą przychodnią. 

Zastanawiasz się, jak usprawnić działanie swojej placówki medycznej? Zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem. Przygotujemy dla Ciebie indywidualną ofertę współpracy i poprowadzimy Cię przez cały proces.