Jak wdrożyć voicebota do obsługi klienta – krok po kroku

Kierownicy działów obsługi klienta poszukują sposobów na jednoczesne zwiększenie jakości świadczonych usług i optymalizację kosztów. Odpowiedzią na to wyzwanie okazuje się voicebot. To wirtualny konsultant, który pomaga w automatyzacji wielu obszarów działu contact center. W tym artykule przedstawimy krok po kroku, jak powinno wyglądać wdrożenie tego narzędzia.

Jakie są Twoje potrzeby biznesowe i oczekiwania klientów?

Punktem wyjścia do planowania implementacji voicebota w dziale obsługi klienta jest dokładne zrozumienie swoich potrzeb biznesowych oraz oczekiwań klientów. Specyfika działalności w dużej mierze determinuje proces obsługi klientów w dziale call center, co jest kluczowe podczas planowania wdrożenia. Dużym ułatwieniem we wdrożeniu jest prowadzenie wcześniejszej analityki dotyczącej rodzaju i liczby konkretnych zapytań klientów oraz tego, w jaki sposób przebiega z nimi komunikacja. Firma decydująca się na voicebota AI musi rozumieć także oczekiwania swoich klientów. W końcu to ich potrzeby trzeba zaspokoić w ramach kontaktu i jednocześnie zapewnić w tym procesie wysoką jakość obsługi. Jeżeli masz problem z klarownym rozpoznaniem i zdefiniowaniem tego obszaru, to nasi eksperci Ci w tym pomogą. Na podstawie wieloletniego doświadczenia zadamy Ci kluczowe pytania i wspólnie poszukamy na nie odpowiedzi. To punkt wyjścia do wyboru narzędzia oraz jego wdrożenia.

Wybór dedykowanego voicebota do obsługi klienta

Na rynku funkcjonują różne firmy technologiczne oferujące voiceboty. Co do zasady ich działanie jest podobne, jednak wybór bota głosowego powinien mieć charakter indywidualny. Oczywiście w tym zakresie proponujemy współpracę z naszą firmą. Jako EasyCall od lat wspieramy klientów w podnoszeniu standardów świadczonych usług. Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważna jest powtarzalność całego procesu. Wybierzemy dla Ciebie dedykowane rozwiązanie, które idealnie wpisze się w specyfikę Twojej firmy oraz potrzeby Twoich klientów.

Integracja z wykorzystywanymi przez Ciebie systemami

Niezwykle ważnym etapem wdrożenia bota do rozmowy z klientami jest integracja narzędzia z wykorzystywanymi już przez Ciebie systemami. Ważne, aby komunikacja pomiędzy narzędziami przebiegała sprawnie. Ułatwia to zachowanie porządku w danych oraz usprawnia codzienną pracę Twojego zespołu. Dokładnie sprawdzimy, z jakich rozwiązań korzystasz, a następnie przygotujemy proces integracji i przeprowadzimy go z zachowaniem najwyższych rynkowych standardów. Voiceboty z powodzeniem można integrować z narzędziem CRM. Dzięki temu to nowoczesne narzędzie korzysta z wcześniej przygotowanych danych oraz jest w stanie spersonalizować swoją komunikację z klientem w ramach kontaktu telefonicznego.

Automatyzacja obsługi klienta możliwa jest tylko dzięki kompletnej integracji. Jeżeli połączysz voicebota z systemem CRM, to narzędzie to będzie mogło odpowiadać m.in. za prowadzenie wstępnej kwalifikacji klientów, przeprowadzanie badan satysfakcji oraz obsługiwanie najczęściej zadawanych pytań (FAQ). Przekierowanie do pracownika nastąpi dopiero wtedy, gdy ścieżki rozmów przygotowane dla voicebota będą niewystarczające i niezbędna będzie ingerencja człowieka w poprowadzenie procesu do końca. Pozwoli Ci to usprawnić pracę działu obsługi, a zespół skupi się tylko na najważniejszych i najtrudniejszych zagadnieniach. Nie byłoby to możliwe bez integracji. Poza narzędziem CRM istnieje potencjał integracji voicebota z systemami zarządzania projektami oraz z platformami marketingowymi. Skontaktuj się z nami i sprawdzimy różne możliwości w tym obszarze.

Personalizacja i optymalizacja jakości obsługi klienta za pomocą voicebota

Obecnie nie jest łatwo zadbać o zadowolenie klienta. To cel, który stawiają sobie wszystkie firmy. W kontekście obsługi niezwykle ważne jest indywidualne podejście. Wówczas klient czuje się jeszcze lepiej zaopiekowany. Zadaniem firmy wdrażającej voicebota jest przygotowanie rozwiązania, które będzie personalnie podchodzić do każdego zgłoszenia klienta. To oznacza, że voicebot będzie przede wszystkim skoncentrowany na indywidualnych potrzebach każdego klienta. Dzięki wcześniejszej integracji w całym procesie voicebot może wykorzystywać wcześniej zgromadzone dane i się do nich odnosić, aby jeszcze lepiej obsłużyć zgłoszenie. Oferowane przez nas voiceboty opierają swoje działanie na sztucznej inteligencji i potrafią rozpoznawać ludzką mowę. Dzięki temu dostosowywany jest m.in. ton komunikacji i już na wstępie narzędzie jest w stanie z dużą trafnością rozpoznać, czy klient dzwoni w stanie gniewu, czy też ma neutralne nastawienie.

Dużym atutem wirtualnego konsultanta głosowego jest to, że zachowuje on powtarzalną jakość komunikacji przez 24 godziny na dobę. Jest to związane z tym, że w przeciwieństwie do ludzi, voicebot AI nie ma słabszych dni oraz gorszego nastroju. Za każdym razem komunikacja z klientem prowadzona jest według określonego standardu. W ten sposób przez całą dobę utrzymuje się wysoką jakość w trosce o satysfakcję i lojalność klientów. Wbrew pozorom ich obsługa ma tu duże znaczenie. Poza zachowaniem powtarzalnego procesu, wdrażając voicebota optymalizuje się również koszty obsługi klientów. Jest to związane z tym, że narzędzie to jest w stanie przejąć znaczną część pracy działu call center i obsługiwać wiele zgłoszeń w tym samym czasie. Nic więc dziwnego, że nasze rozwiązania są chętnie wdrażane przez podmioty z różnych sektorów. Ciekawym przykładem jest wdrożenie voicebota EasyCall w Omega Medical Clinics w Bydgoszczy.

Ostatnie testy przed włączeniem asystenta głosowego do pracy

Za nami już: wybór narzędzia, jego połączenie z systemami wykorzystywanymi w firmie, personalizacja komunikacji i optymalizacja standardu obsługi klienta. Co dalej? Znajdujemy się już na ostatnim etapie wdrożenia. Teraz niezbędne jest przetestowanie voicebota pod kątem jego poprawnego działania i funkcjonalności. Nasz zespół przeprowadzi kompleksowe testy. Zweryfikujemy schemat i poprawność procesu komunikacji w przyjętych scenariuszach oraz z zastosowaniem różnych danych i zapytań potencjalnych klientów. Na tym etapie jesteśmy w stanie wyłapać ewentualne błędy projektowe i nieścisłości. Pozwoli to nam wyeliminować je przed docelowym wdrożeniem voicebota do obsługi klienta.

Dokładne testy przeprowadzone w czasie rzeczywistym i na realnych zgłoszeniach to klucz do tego, aby zoptymalizować działanie wirtualnego doradcy głosowego w Twojej firmie. Gdy wszystko jest w porządku, a ewentualne poprawki zostaną wdrożone, to można uruchomić narzędzie w dziale call center. Dzięki temu znacznie zwiększysz wydajność i jakość obsługi klienta przy jednoczesnej redukcji kosztów. Zyskasz cenną przewagę konkurencyjną i wejdziesz ze swoim biznesem na wyższy poziom.

Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że zachowanie wysokiego standardu obsługi klienta jest wyzwaniem. Jako EasyCall Ci w tym pomożemy. Nasze usługi skierowane są do klientów z różnych sektorów. Skontaktuj się z nami i poznaj różne możliwości współpracy z naszą firmą.