Jak wybrać najlepszą wirtualną centralę telefoniczną dla Twojej firmy? Porównanie

Stajesz przed wyzwaniem, jakim jest wybór wirtualnej centrali telefonicznej do swojej firmy? Na rynku dostępne są różnego rodzaju rozwiązania technologiczne. Obecnie na skorzystanie z centrali VoIP decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. W tym artykule nasi eksperci zebrali dla Ciebie kluczowe informacje na temat wirtualnych centralek telefonicznych oraz tego, czym kierować się przy wyborze najlepszej z nich.

Wirtualna centrala telefoniczna – co to jest?

Na początku poszukajmy odpowiedzi na to, czym jest i jak działa wirtualna centrala telefoniczna. To rozwiązanie, które wykorzystuje zarówno sieć internetową, jak i technologię VoIP (Voice over Internet Protocol). Jedną z kluczowych możliwości telefonii tego typu jest opcja przekształcenia numeru stacjonarnego w telefoniczny system. Dzięki niemu za pomocą połączenia internetowego można prowadzić wiele rozmów telefonicznych w ramach obsługi klienta czy też sprzedaży. Jednocześnie nie ma konieczności inwestowania w standardową infrastrukturę obejmującą aparaty telefoniczne, ponieważ połączenia realizowane są poprzez centralę osadzoną w chmurze. To sposób na optymalizację kosztów, renegocjacje warunków oferty telekomunikacyjnej oraz dostosowanie organizacji do współczesnych trendów i wymagań rynku. Wirtualna centrala telefoniczna jest coraz popularniejsza wśród podmiotów oferujących model pracy zdalnej czy też stawiających na tzw. rozproszony zespół. 

Inne kluczowe funkcjonalności wirtualnej centrali telefonicznej to m.in.:

• przekierowanie połączeń;
• kolejkowanie połączeń;
• odbieranie faksów bez konieczności zakupu urządzenia;
• przygotowanie zapowiedzi głosowych IVR;
• wymiana danych;
• grupowanie numerów;
• ustawienie numerów wewnętrznych;
• darmowe połączenia wewnątrz organizacji;
• graficzny interfejs;
• wysyłka SMS;
• poczta głosowa.

Nic więc dziwnego, że obecnie telefonia VoIP jest chętnie wykorzystywana w działach contact center, do prowadzenia infolinii czy też wsparcia działań sprzedażowych. Na co dzień ułatwia pracę konsultanta, zarządzanie zespołem po stronie menedżera oraz korzystnie wpływa na zwiększenie przedsiębiorstwa w obszarze komunikacji telefonicznej. Obecnie wirtualna centrala doskonale sprawdza się jako narzędzie do zarządzania komunikacją zarówno w firmach B2C, jak i B2B. 

Podstawowa różnica pomiędzy wirtualną centralą a tradycyjnym systemem polega na tym, że w opisywanym przez nas modelu zmienia się lokalizacja serwera telefonicznego. Ten nie znajduje się w standardowej szafce lub serwerowni. Zamiast tego znaczna część elementów całego systemu ulokowana jest w chmurze. Ogranicza to koszty zakupu i utrzymania urządzeń, a także przystosowywania pomieszczeń do ich przechowywania. 

Co wziąć pod uwagę przy wyborze wirtualnej centralki telefonicznej?

Wybór technologii VoIP powinien być poprzedzony dobrą analizą. Na rynku dostępni są różni operatorzy, którzy oferują swoje usługi. Te różnią się nie tylko zakresem, ale również kosztami. Dobrze wszystko oblicz, jednak nie kieruj się tylko ceną. Aby odnieść sukces biznesowy, należy umiejętnie połączyć jakość z kosztem. Czasem lepiej nieco dopłacić, zapewniając sobie lepszej jakości usługi, w tym m.in. profesjonalne wsparcie techniczne. 

Niezawodność operatora i jakość świadczonych usług 

Usługi dostępne na rynku różnią się jakością. Co do tego nie mamy żadnych wątpliwości. Właśnie dlatego bardzo ważne jest wybranie zaufanego dostawcy, który gwarantuje niezawodność i utrzymanie wysokiego standardu. Jednym ze sprawdzonych sposobów jest przetestowanie kilku wybranych dostawców. Korzystanie z ich usług nawet przez kilka dni pozwoli na wyrobienie sobie wstępnej oceny. Niektórzy oferują nawet kilka tygodni testów. To klucz do tego, aby sprawdzić wirtualną centralę w rzeczywistych warunkach roboczych. Okres testowy to czas, w którym można zweryfikować niezawodność usługi czy też utrzymanie czasu pracy telefonów oraz ich gwarantowanej przepustowości. Należy to zestawić z parametrami wskazanymi w umowie. Jeżeli coś się nie zgadza, to należy dociec tego przyczyny. Zaufaj sprawdzonym rozwiązaniom! Klient z branży medycznej przetestował nasze usługi przez dwa tygodnie i odkrył, że wirtualna centrala poprawiła dostępność zespołu o 30%. Okres próbny to sposób na zweryfikowanie, czy usługa spełnia Twoje oczekiwania w prawdziwych warunkach biznesowych.”

Funkcje dostosowane do Twoich potrzeb 

Standardem jest, że dostawcy oferują usługi o różnej funkcjonalności. Wybrane opcje dostępne są w oferowanym pakiecie, a za inne trzeba dopłacić. Koniecznie sprawdź, czy dana oferta obejmuje funkcje, na których Ci głównie zależy i czy korzystanie z nich wiąże się z dodatkowymi kosztami współpracy. Jednocześnie unikaj sytuacji, w której będziesz płacić za niepotrzebne funkcje. Powoduje to generowanie dodatkowych kosztów i utrudnia optymalizację w tym obszarze. Zadbaj o to, aby plan był dostosowany do specyfiki Twojej firmy i tego, w jakim momencie się ona znajduje. Doskonale wiemy, że nie jest to łatwe. Tu warto posiłkować się wiedzą eksperta, który doradzi Ci w doborze pakietu. Możesz na nas liczyć w tym zakresie. Jako EasyCall od lat wspieramy naszych klientów w doborze najlepszej wirtualnej centrali telefonicznej. 

Stosunek ceny do jakości 

Każdy wydatek w firmie powinien być dobrze przeanalizowany. Dotyczy to również inwestycji w wirtualną centralę. Koszty związane z wdrożeniem nowej technologii w przedsiębiorstwie powinny mieścić się w planach budżetowych oraz być akceptowalne dla osób decyzyjnych. Dokładnie upewnij się, czy cena jest odpowiednia dla wartości i korzyści, które osiągnie Twoje przedsiębiorstwo. Właśnie dlatego unikaj płacenia za niepotrzebne funkcje czy też korzystania z pełnych pakietów usług, gdy nie są Ci one niezbędne lub nie wnoszą wystarczającej wartości. Najlepsza centrala to taka, której koszt utrzymania i obsługi jest dostosowany do otrzymywanej jakości. 

Poziom zabezpieczeń 

Korzystanie z rozwiązań opartych na chmurze wiąże się z określonymi ryzykami. Właśnie dlatego wirtualna centrala powinna posiadać szereg zabezpieczeń, które minimalizują ryzyko utraty cennych informacji czy też padnięcia ofiarą hakerów. Przed wyborem dostawcy sprawdź, jakie zabezpieczenia on gwarantuje. Powinny one być zgodne z obowiązującymi standardami rynkowymi. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto skonsultować się z dotychczasowymi klientami i poznać ich doświadczenia.

Potencjał integracji z innymi systemami

Pod względem technicznym wirtualna centrala powinna być integrowalna z innymi systemami użytkowanymi przez przedsiębiorstwo (np. integracja SIP Trunk z wirtualną centralą). Usługodawcy oferują różny potencjał integracji, dlatego ten obszar powinien zostać sprawdzony przez specjalistów ds. IT. W dobie pracy zdalnej bardzo ważne jest to, aby pracownicy mogli łatwo i sprawnie łączyć się urządzeniami mobilnymi z centralą, co pozwala dzwonić do klientów z dowolnego miejsca na świecie, o ile mają stabilne łącze internetowe. 

Jakoś obsługi klienta

Nie bez znaczenia jest też jakość obsługi klienta. Doświadczysz tego już w pierwszym kontakcie z potencjalnym dostawcą usług. Ten obszar przekłada się m.in. na komfort współpracy. Właśnie dlatego dostawcom wirtualnej centrali powinno zależeć na utrzymaniu najwyższych standardów jakości. Od tego zależy to, czy skorzystać z ich usług i na jak długo z nimi zostaniesz. Koniecznie zweryfikuj to w kontakcie oraz zapoznaj się z doświadczeniami wcześniejszych klientów. Jeżeli coś wzbudza Twoją wątpliwość lub czujesz, że nie nadajesz na jednej fali ze specjalistami ds. obsługi, to porozmawiaj z nimi o tym lub posłuchaj innego dostawcy. 

Oferowanie wsparcie techniczne

Technologia ma to do siebie, że może spłatać figla. Oczywiście sprawdzeni dostawcy centrali VoIP oferują wysoką niezawodność swoich usług. Jakiekolwiek usterki są rzadkością, co nie wpływa negatywnie na efektywność i płynność pracy firmy. Mimo tego zadbaj o to, aby zapewnić sobie dobrej jakości wsparcie techniczne. Specjalista od dostawcy powinien rozwiązać Twoje problemy, jeżeli je napotkasz. Mogą dotyczyć one m.in. usterek technicznych czy zapytań, jak skonfigurować wybrane funkcje w ramach usługi. Sprawdź, w jakich kanałach oferowane jest wsparcie. Dowiedz się też, jakie materiały szkoleniowe zostaną Ci udostępnione, aby jeszcze lepiej wdrożyć Cię w użytkowanie nowej technologii. 

Jaka wirtualna centrala telefoniczna będzie najlepsza?

Szukasz sprawdzonego wyboru? W EasyCall dbamy o to, aby utrzymać nasze usługi na najwyższym rynkowym poziomie. Jesteśmy na bieżąco z nowinkami technologicznymi i korzystamy z tych, które mogą przełożyć się na Twoje korzyści biznesowe. Bez względu na to, czy chcesz przekierowywać, kolejkować czy też nagrywać rozmowy, pomożemy Ci w tym i skonfigurujemy system w ten sposób, aby był automatyczny i niezawodny. Zadbamy o to, aby rozwiązać Twoje problemy i pokonać kolejne bariery w zakresie utrzymania telekomunikacji w firmie, jednocześnie dbając o Twoje oszczędności. Zrób pierwszy krok w stronę nowoczesnej komunikacji! EasyCall to nie tylko wirtualna centrala – to kompleksowe wsparcie, oszczędności i niezawodność. Skontaktuj się z nami i zobacz, jak możemy wspólnie rozwijać Twój biznes. Skorzystaj z naszej oferty EasyCall wraz z telefonią VoIP, która będzie elastyczna, skalowalna i stale dostępna. To doskonała alternatywa dla tradycyjnej analogowej lub cyfrowej telefonii, która sprawdzi się w każdej firmie. 

Wdrożenie wirtualnej centrali w France Auto Serwis

Śmiało możemy się posłużyć przykładem wdrożenia wirtualnej centrali telefonicznej w firmie France Auto Serwis, skutecznie usprawniającej komunikację wewnętrzną i zewnętrzną w organizacji. Dzięki centralce opartej na chmurze firma wyeliminowała potrzebę inwestowania w kosztowną fizyczną infrastrukturę telekomunikacyjną. Kluczowe funkcje, takie jak przekierowywanie połączeń, automatyczne zapowiedzi IVR i zarządzanie kolejkami, znacznie poprawiły efektywność obsługi klienta. Wdrożone rozwiązanie było również w pełni skalowalne, umożliwiając klientowi dostosowywanie liczby kanałów komunikacyjnych do bieżących potrzeb. Dodatkowo funkcje raportowania i rejestrowania połączeń pozwoliły na lepszą analizę i optymalizację procesów. Co ważne cała implementacja przebiegła szybko i bezproblemowa, co zapewniło minimalne zakłócenia w działaniu firmy. Zespół EasyCall zapewnił kompleksowe wsparcie techniczne na każdym etapie, co zostało wysoko ocenione przez klienta. W rezultacie firma znacząco usprawniła obsługę klienta, zyskując pozytywny feedback od swoich partnerów biznesowych. To wdrożenie pokazuje, jak wirtualna centrala może przyczynić się do transformacji cyfrowej i usprawnienia codziennych procesów komunikacyjnych.

Zapewniamy kompleksowe wsparcie

Zastanawiasz się nad tym, czy wirtualna centrala telefoniczna jest dla Ciebie? Koniecznie skontaktuj się z naszym ekspertem. Zapoznamy się z Twoją sytuacją biznesową oraz z wyzwaniami, z którymi się zmagasz. Na tej podstawie ocenimy potencjał wdrożenia wirtualnej centrali w Twojej firmie. Kompleksowo przeprowadzimy Cię przez cały proces. Pomagamy m.in. w ułożeniu podstawowej konfiguracji usługi. Przykłady to m.in.: grupa handlowców, księgowa w biurze, technik w terenie, pracownik poza biurem czy też faks. Nasz ekspert wytłumaczy Ci, na czym to polega. Za nami już wiele udanych wdrożeń. Chcesz rozwinąć swój biznes i dołączyć do grona naszych zadowolonych klientów? Zapraszamy do kontaktu.