Integracja chatbotów głosowych ze strategią cyfrową firmy: Praktyczny przewodnik

Od wielu lat chatboty głosowe, czyli popularne voiceboty, wspierają działanie przedsiębiorstw z wielu sektorów. Każde wdrożenie takiego narzędzia powinno być odpowiednio zaplanowane. Wszystko po to, aby implementacja płynnie wpisywała się w strategię cyfrową firmy. Obecnie jej przygotowanie jest niemal obowiązkiem w większości firm. Jeżeli jeszcze jej nie masz, to rozpocznij działania i uwzględnij w nich zastosowania dedykowanego voicebota. W tym artykule nasi eksperci przygotowali krótki poradnik, jak to powinno wyglądać krok po kroku.

Chatbot głosowy – co przemawia za jego wdrożeniem w Twojej firmie?

Na początku warto zastanowić się nad tym, jakie argumenty przemawiają za wdrożeniem voicebota AI w Twojej firmie. Narzędzia oparte na potencjale sztucznej inteligencji cieszą się rosnącym zainteresowaniem. Z powodzeniem są w stanie zastąpić pracowników w obsłudze klienta lub stanowią dla nich nieocenione wsparcie. Odpowiednia implementacja narzędzia w ramach strategii firmy pozwala na osiągnięcie wymiernych korzyści. To jeden ze sprawdzonych wyborów, jeżeli chcesz zautomatyzować komunikację z klientami czy też wybrane obszary marketingu i sprzedaży. Implementacja wirtualnego doradcy głosowego to krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstwa, która prowadzi bezpośrednio do oszczędności  pieniędzy oraz jeszcze lepszego wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich – oszczędza to mnóstwo czasu. Każde wdrożenie powinno być przeanalizowane pod wieloma względami. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto skonsultować się z naszym ekspertem, który oceni zasadność zastosowania asystenta głosowego w Twoim przedsiębiorstwie.

Jak powinna przebiegać implementacja voicebota w ramach strategii cyfrowej przedsiębiorstwa?

Punktem wyjścia jest oczywiście strategia cyfrowa przedsiębiorstwa. Obejmuje ona m.in. wykorzystywane kanały komunikacji online z klientami, działania reklamowe prowadzone w sieci oraz rozwiązania zwiększające potencjał automatyzacji wybranych procesów. Warto wiedzieć, że cyfryzacja obejmuje nie tylko to, co widoczne na zewnątrz firmy, ale również to, co wykorzystuje się wewnątrz organizacji. Z roku na rok postęp technologiczny w tym obszarze widoczny jest gołym okiem. Niezależnie od tego, czy jesteś na etapie tworzenia strategii cyfrowej i układania procesów biznesowych, czy już takową posiadasz, warto uwzględnić w niej rolę chatbota głosowego. Poniżej przedstawiono w kilku krokach skuteczne podejście do wdrożenia narzędzia i jego personalizacji pod swoje potrzeby.

Klarowne zdefiniowanie swoich celów

Każde wdrożenie powinno mieć swój cel. Zastosowanie bota głosowego dla zasady, bo inni tak robią, jest bezzasadne. Będzie wydatkiem pieniędzy bez generowania konkretnych korzyści. Właśnie dlatego planowanie wdrożenia narzędzia voicebot w strategii cyfrowej rozpocznij od zdefiniowania swoich celów. To bardzo ważne, ponieważ współcześnie chatboty głosowe z powodzeniem wykorzystywane są w wielu obszarach działalności przedsiębiorstw. Sprawdzają się m.in. w:

• obsłudze klienta;
• sprzedaży (np. kwalifikacja klienta);
• windykacji;
• przyjmowaniu reklamacji;
• infoliniach przychodzących;
• badaniu satysfakcji klientów;
• procesach wdrożeniowych itd.

Potencjał ich zastosowania jest szeroki, a z roku na rok pojawiają się nowe możliwości. Ponadto poprawie ulega jakość interakcji z klientami, na co wpływa m.in. uczenie maszynowe zastosowane w ramach technologii AI. Proces tworzenia chatbota głosowego dla swojej firmy rozpocznij od jasnego zdefiniowania swoich celów.

Ulokowanie voicebota w strukturze organizacji

Tak jak każdy pracownik, tak i każde narzędzie powinno mieć swoje miejsce w strukturze organizacyjnej firmy. To bardzo ważne. W ten sposób tworzy się spójną strategię. W związku z tym dokładnie określ, za co będzie odpowiadał voicebot w Twojej firmie oraz jakie są perspektywy rozszerzenia jego kompetencji. Zdiagnozuj również, w jakich obszarach niezbędne będzie zaangażowanie użytkownika, który poprowadzi dalej konwersację lub odpowie na kluczowe problemy klienta/ partnera biznesowego. Oczywiście z czasem te potrzeby mogą ewoluować, jednak na etapie wdrożenia niezwykle ważne jest podstawowe ulokowanie narzędzi w strukturze swojej firmy, a następnie konsekwentna edukacja pracowników w tym zakresie. Może okazać się, że zakres obowiązków niektórych pracowników ulegnie modyfikacji i muszą być na to przygotowani. Ułatwi to płynną integrację voicebota.

Ułożenie spójnych procesów z wykorzystaniem systemu voicebot

Wybrane procesy biznesowe mogą być wspomagane przez voicebota lub nawet ułożone głównie pod niego. Im lepiej znasz swoją firmę, tym łatwiej będzie Ci ułożyć procesy. Ważne jest zachowanie odpowiedniej struktury. Zarówno obsługa klienta, jak i sprzedaż powinny następować według określonych scenariuszy rozmów i schematów. W nich uwzględnia się role voicebota. Okazuje się bowiem, że wiele zgłoszeń przyjmie on od A do Z bez ingerencji pracownika. Dotyczy to zwłaszcza odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania czy też przyjmowania zgłoszeń reklamacyjnych. Integracja narzędzia z innymi systemami wykorzystywanymi przez firmę (np. CRM) sprawi, że dane będą automatycznie zapisywane i przesyłane. Ułatwia to dalsze prowadzenie sprawy czy też dokładną analitykę. Ułóż spójne procesy i uwzględnij je w strategii cyfrowej firmy, zwiększając potencjał automatyzacji i efektywność codziennej pracy specjalistów.

Jak sztuczna inteligencja może wpłynąć na automatyzację procesów w Twojej firmie?

Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje nasze podejście do technologii oraz poszerza potencjał jej zastosowania w sferze biznesu. Niedawno na popularności zyskał ChatGPT tworzony w ramach OpenAI. Jeżeli korzystasz z voicebota, możliwa jest integracja z ChatGPT. Dzięki temu Twoje narzędzie jeszcze lepiej będzie rozumiało potrzeby odbiorców i trafniej na nie odpowie. Dzięki integracji z ChatGPT przygotowanie skryptów voicebota będzie również szybsze, zwłaszcza scenariusze FAQ oraz typowe rozwiązywanie problemów związanych z obsługą klienta. O tym jak wygląda Voicebot – ChatGPT integracja dowiesz się od naszego eksperta. Na bazie wieloletniego doświadczenia tworzymy zaawansowane konfiguracje i z powodzeniem implementujemy nowoczesne technologie w firmach. Pomagamy w automatyzacji procesów wewnątrz organizacji oraz na poziomie kontaktu z klientami. W ten sposób zwiększa się skuteczność Twojej firmy przy jednoczesnej poprawie zadowolenia klientów i redukcji kosztów. Inteligentny chatbot konwersacyjny przejmie część obowiązków od Twoich pracowników i zapewni zachowanie najwyższych standardów komunikacji niezależnie od typu zgłoszenia i nastroju klienta. Działanie chatbotów głosowych opiera się na przygotowanym scenariuszu, a narzędzie to nie miewa słabych dni. Przez 24/7 zachowuje docelową jakość i wydajność. Rozwiązanie to wpływa również na zmianę środowiska pracy w wielu sektorach.

Chatbot głosowy – rozwiązanie nie tylko do marketingu i infolinii

Na początku chatboty głosowe wykorzystywane były przede wszystkim w działaniach marketingowych oraz w ramach infolinii (pisaliśmy już o tym, jak wdrażać voicebota w obsłudze klienta). Potencjał tego narzędzia ewoluował wraz z rosnącą świadomością przedsiębiorców i konsumentów. Obecnie jest to rozwiązanie, które z powodzeniem przejmuje wiele obszarów działalności Twojej firmy. Może odpowiadać m.in. za: przyjmowanie zgłoszeń reklamacyjnych, informowanie o wystawionych dokumentach, weryfikację danych i ich aktualizację, prowadzenie badań rynku i wiele więcej. W wielu obszarach odciąża specjalistów, którzy mogą skupić się na kluczowych aspektach. Dobrze zastosowany chatbot głosowy redukuję liczbę połączeń przekazywanych do agentów. Wszystko dlatego, że wiele zgłoszeń rozwiązuje we własnym zakresie, co wpływa na poziom zadowolenia klientów. Im lepiej umiejscowisz narzędzie w strategii działań swojej firmy, tym lepsze efekty osiągniesz.

Dowiedz się więcej

Chcesz poznać bliżej potencjał zastosowania voicebotów w swojej firmie? Koniecznie skontaktuj się z naszym ekspertem. Od lat specjalizujemy się we wdrażaniu nowinek technologicznych w przedsiębiorstwach. EasyCall tworzy zespół profesjonalistów, którzy do każdego klienta podchodzą indywidualnie. Zapraszamy do kontaktu.