Jak uruchomić wirtualne call center? Przewodnik dla firm

Szukasz sposobu na optymalizację kosztów obsługi klienta przy jednoczesnej poprawie jakości całego procesu? Dobrym wyborem może być system call center w chmurze. W tym artykule nasi eksperci przygotowali dla Ciebie krótki przewodnik na temat wdrożenia wirtualnego contact center w przedsiębiorstwie. Sprawdź, na czym to polega i postępuj zgodnie z naszymi poradami.

Rosnąca popularność systemu call center w chmurze

Rozwiązanie call center oparte na chmurze cieszy się rosnącą popularnością wśród przedsiębiorców. Jest to związane z tym, że umożliwia ono optymalizację kosztów utrzymania działu obsługi klienta. Wszystko za sprawą z tego, że nie ma potrzeby utrzymywania pełnej infrastruktury, w tym serwerów, w ramach własnej organizacji. Zamiast tego korzysta się z oprogramowania call center w chmurze, za którego otrzymanie odpowiada zewnętrzny podmiot. Firma korzystająca z wirtualnego contact center ponosi koszty w postaci opłaty subskrypcyjnej.

Jak wdrożyć wirtualne contact center w obsłudze klienta w swojej firmie? Oto praktyczne porady

Poniżej w kilku krokach opisano standardowe prawidłowe uruchomienie usługi wirtualnego call center w przedsiębiorstwie. Postępuj z naszymi wskazówkami, co ułatwi Ci przejście przez ten proces i szybką poprawę efektywności pracy konsultantów, jakości świadczonej przez nich obsługi klienta oraz efektywniejsze zarządzanie działem CC.

Odpowiednio dobrane oprogramowanie

Bardzo ważne jest starannie dobranie systemu call center do swojej firmy. Od lat specjalizujemy się w dostarczaniu na rynek oraz wdrażaniu naszego autorskiego oprogramowania Easy CC. Spełnia ono najwyższe standardy w zakresie wydajności oraz pozwala na sprawne obsługiwanie wielu zapytań jednocześnie. Do tego ważny jest wybór niezawodnego i sprawdzonego operatora VoIP. Za każdym razem charakterystykę narzędzia, jego funkcje oraz możliwości należy dobierać pod konkretne potrzeby przedsiębiorstwa. Weź pod uwagę m.in.:

• funkcjonalności narzędzia (np.: kolejkowanie połączeń, nagrywanie rozmów, IVR, raporty i pogłębiona analityka);
• potencjał automatyzacji contact center;
• potencjał integracji z innymi narzędziami (np. system CRM, helpdesk, voicebot);
• stosunek jakości do kosztów utrzymania infrastruktury.

Rekrutacja zespołu oraz zapewnienie mu kluczowych narzędzi do pracy

Oczywiście kluczem do utrzymania wysokiej jakości obsługi klienta jest staranna rekrutacja specjalistów. Osoby pracujące w tym dziale powinny charakteryzować się nienaganną kulturą osobistą, empatią oraz pełnym profesjonalizmem. Wszystko po to, aby prowadzić rozmowę telefoniczną ukierunkowaną na zaspokojenie potrzeb klienta i jednocześnie dopilnowanie interesu przedsiębiorstwa. Poza rekrutacją ważne jest zapewnienie zespołowi podstawowych narzędzi do pracy w tym:

• sprzętu elektronicznego;
• skryptów do prowadzenia rozmów;
• dostępu do systemu w chmurze;
• kanał do komunikacji wewnętrznej.

Nie bez znaczenia jest też prowadzenie cyklicznych szkoleń oraz analizowanie jakości prowadzonych rozmów i efektywności codziennej pracy konsultantów w ramach wirtualnego call center. Obecnie coraz częściej pracę fizycznych specjalistów wspiera się automatyzacją w postaci voicebotów i chatbotów, które są w stanie przejąć podstawowe zagadnienia i rozwiązywać wiele spraw bez angażowania czasu pracy konsultanta.

Poprowadź wdrożenie ze wsparciem naszego zespołu

Powyżej opisano podstawowe etapy uruchomienia wirtualnego call center w firmie. To przede wszystkim: określenie potrzeb firmy, dobranie oprogramowania, rekrutacja i przeszkolenie zespołu oraz zapewnienie mu niezbędnych narzędzi do pracy. Po wdrożeniu należy regularnie weryfikować jego efekty oraz efektywność działu (np. liczbę obsługiwanych zgłoszeń, czas obsługi pojedynczego zgłoszenia, poziom satysfakcji klienta), a następnie wprowadzać ewentualne korekty.

W procesie wdrożenia systemu contact center w chmurze pomoże Ci nasz zespół. Po zapoznaniu się ze specyfiką Twojej firmy i jej realnymi potrzebami przygotujemy harmonogram działań, a następnie zadbany o prawidłowe ich przeprowadzenie. Szukasz sprawdzonego systemu i zależy Ci ma pomocy prawdziwych profesjonalistów? Nie zwlekaj i skontaktuj się z naszym ekspertem. Razem z EasyCall zadbasz o poprawę jakości obsługi klienta, optymalizację kosztów utrzymania firmy oraz zwiększoną efektywność pracy działu call center. Sprawdź, jakie to proste.