PBX co to jest i jak działa?

Szukasz rozwiązania, które pozwoli Ci na zoptymalizowanie kosztów prowadzenia firmy przy jednoczesnej poprawie efektywności komunikacji? Od lat stosuje się tu centrale telefoniczne PBX. Ostatnio jednak rozwiązania analogowe wypierane są przez chmurowe, ze względu na ich funkcjonalność i lepsze dopasowanie do współczesnych realiów biznesowych. Czym dokładnie jest system PBX, jak ewoluował na przestrzeni lat i jak działa? Sprawdźmy.

Centrala PBX – co to za system?

PBX co to jest? W dużym skrócie PBX (ang. Private Branch Exchange) to system telekomunikacyjny w postaci centrali telefonicznej. Przeznaczony jest do zarządzania wewnętrznymi połączeniami w danej firmie lub organizacji. Centrala PBX to prywatna centrala, która umożliwia jednoczesne odbieranie oraz wykonywanie połączeń telefonicznych z wielu numerów w ramach jednej sieci. Sieć ta projektowana jest i wdrażana specjalnie pod potrzeby danej firmy. W przypadku standardowej centrali jej podstawą jest stacjonarna serwerownia lub szafa serwerowa. Wymaga to wygospodarowania dodatkowej przestrzeni w organizacji, aby umieścić w niej specjalistyczne urządzenia. Tego typu system oparty na przewodach telekomunikacyjnych poprowadzonych od lokalnego dostawcy usług to POTS (ang. Plain Old Telephone System)

Na przestrzeni kilku dekad centrale tego typu znacznie się rozwinęły. Pierwsze projekty wymagały zaangażowania w cały proces operatora. Polegało to na to, że interesant dzwonił do firmy, a tam był przekierowywany przez operatora do konkretnego działu lub specjalisty. Kolejnym krokiem było zastąpienie ręcznych rozdzielnic systemami elektromagnetycznymi i elektronicznymi. Obecnie standardem w rozwiniętych przedsiębiorstwach jest korzystanie z centrali PBX obsługujących protokół IP, czyli VoIP dla firm, która działa w oparciu o rozwiązania chmurowe. To ewolucja tradycyjnej centrali PBX.

VoIP – nowoczesny system telefoniczny w chmurze jako ewolucja centrali PBX

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na nowoczesną centralę telefoniczną opartą na rozwiązaniach chmurowych. To telefonia VoIP. W jej działaniu wykorzystuje się protokół IP, czyli szerokopasmowy internet. Jednocześnie dane gromadzone są w chmurze, dzięki czemu redukuje się koszty związane z zakupem sprzętu i utrzymaniem w firmie serwerowni. Odpowiada za to dostawca usługi typu IP PBX. Jednocześnie ten typ centrali charakteryzuje się wysoką elastycznością oraz potencjałem dostosowania jego parametrów do bieżących potrzeb przedsiębiorstwa.

Wirtualną centralę telefoniczną projektuje się w ten sposób, aby korzystała ona z łączy SIP Trunk do połączeń IP. Dzięki temu pracownicy mogą w jednym czasie obsługiwać wiele połączeń i łatwiej zarządzać całym procesem obsługi klienta. Właśnie dlatego centrale typu IP PBX powszechnie wykorzystywane są w działach call center, w tym w infolinii przychodzącej. Połączenia głosowe kierowane są przez internet w oparciu o sieć, która już wykorzystywana jest przez przedsiębiorstwo (np. do wewnętrznego przesyłania plików). To rozwiązanie bezpieczne oraz umożliwiające optymalizację kosztów utrzymania całej infrastruktury. Tak działa to w przypadku hostowania PBX, czyli korzystania z usług zewnętrznego dostawcy (np. nasza firma EasyCall). Nic dziwnego, że ten typ współpracy cieszy się rosnącą popularnością, kosztem tzw. „on-premise”, czyli utrzymywaniem pełnej infrastruktury wewnątrz własnej organizacji.

Jak działa system IP PBX?

Na czym polega mechanizm działania centrali PBX w chmurze? Oczywiście podstawą komunikacji pracownika z klientem jest urządzenie telefoniczne. W ramach wirtualnej centrali telefonicznej można korzystać m.in. z: telefonów VoIP czy też dedykowanych aplikacji na komputery i smartfony. Sprzęty te łączą się z centralą za pomocą protokołu SIP (ang. Session Initiation Protocol). Po połączeniu każde urządzenie otrzymuje własny numer wewnętrzny, służący następnie m.in. do przekierowań.

Zadaniem centrali jest odbieranie połączeń przychodzących od interesantów, a następnie kierowanie ich do odpowiedniego działu lub specjalisty znanego z imienia i nazwiska. Tu właśnie wykorzystuje się wcześniej nadane numery wewnętrzne. Po konfiguracji wirtualna centrala telefoniczna VoIP może też obsługiwać połączenia wychodzące. Zależy to od realnych potrzeb przedsiębiorstwa.

Połączenia głosowe i wideo prowadzone są w oparciu i protokół IP. Polega to na tym, że dźwięk w czasie rzeczywistym jest konwertowany i przesyłany przez internet. U odbiorcy natomiast ma m.in. dekodowanie tych danych i ich ponowna konwersja na dźwięk. Tak w dużym skrócie wygląda realizacja rozmów telefonicznych w tym systemie.

Korzyści systemu PBX w firmie?

Co przemawia za wykorzystywaniem nowoczesnego systemu w postaci centrali IP PBX w swojej firmie? To dobry wybór dla podmiotów, które chcą zoptymalizować ponoszone koszty oraz odzyskać cenną przestrzeń. Jednocześnie daje to szansę na modernizacje posiadanego systemu. Podstawowe korzyści związane ze wdrożeniem wirtualnej centrali telefonicznej w organizacji to:

• poprawa zarządzania obsługą połączeń wychodzących i przychodzących (np. możliwe jest ustawienie precyzyjnych ścieżek przekazywania kontaktu czy też zablokowanie numerów międzynarodowych w celu redukcji ponoszonych kosztów);
• możliwość obsługiwania wielu połączeń przychodzących i wychodzących w jednym czasie;
• precyzyjniejsze i szybsze przekierowywanie połączeń między użytkownikami i działami, a także ich kolejkowanie;
• możliwość ustawiania wcześniej przygotowanych komunikatów, które kierują klienta;
• możliwość łączenia się z centralą z dowolnego miejsca z dostępem do wysokiej jakości połączenia internetowego;
• optymalizacja kosztów związanych z utrzymaniem centrali telefonicznej w organizacji;
• poprawa wygody codziennej pracy konsultantów i innych specjalistów;
• poprawa doświadczeń konsumentów, co wpływa na wizerunek firmy.

Elastyczność i uniwersalność wirtualnej centrali telefonicznej VoIP sprawia, że jest to wybór numer jeden wielu świadomych klientów, którym zależy na niezawodnej sieci telefonicznej oraz poprawie wydajności pracy. To także świetny wybór dla podmiotów, które działają w ramach rozproszonej struktury i w modelu pracy zdalnej. Wystarczy połączyć się z siecią w chmurze, aby móc realizować swoje obowiązki służbowe. Służą do tego m.in. aplikacje wgrywane na smartfony oraz inne rozwiązania technologiczne.

Co wziąć pod  uwagę przy wyborze centrali telefonicznej do swojej firmy?

W jaki sposób wybrać dostawcę usługi do swojej firmy? Przede wszystkim warto zapewnić sobie dopasowanie parametrów i funkcjonalności wirtualnej centrali telefonicznej do swojej firmy. Wśród przydatnych funkcjonalności znajdują się m.in.: kolejkowanie połączeń, nagrywanie rozmów, przekierowywanie rozmów, odbieranie faksów czy też zapowiedzi głosowe IVR. Ponadto pod uwagę koniecznie weź takie aspekty jak:

• opinie o dostawcy i niezawodność dostarczanych przez niego usług;
• koszty współpracy;
• bezpieczeństwo centrali telefonicznej i jego gwarancje;
• zakres wsparcia technicznego gwarantowanego umową;
• dodatkowe możliwości oferowane w ramach współpracy.

Dostosuj centralę PBX do swojej firmy i zapewnij sobie bezpieczną i wydajną pracę, a także jeszcze lepsze zarządzanie połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi. To wszystko przy zmniejszeniu kosztów utrzymania infrastruktury i obsługi centrali telefonicznej. Skontaktuj się z nami, a pokażemy Ci, jak wykorzystać to w Twoim biznesie.