Automatyzacja rozmów telefonicznych

Wiele obszarów obsługi klienta można zautomatyzować. Dodatkowe możliwości w tym zakresie daje nam rozwój technologii. Przedsiębiorcy szukają sposobu na to, aby ich firmy były bardziej efektywne i jeszcze lepiej odpowiadać na potrzeby klientów. Odpowiedzią na to jest automatyzacja rozmów telefonicznych z wykorzystaniem dedykowanego Voicebota. Dowiedz się, na czym to polega i jakie korzyści może dać Twojej firmie.

Na czym polega automatyzacja rozmów telefonicznych?

Wiele procesów w przedsiębiorstwie da się zautomatyzować. Dotyczy to również komunikacji telefonicznej prowadzonej przez dział contact center. Taka automatyzacja polega na tym, że znaczną część rozmów przejmuje narzędzie Voicebot. Obecnie wykorzystywane rozwiązania technologiczne są w stanie obsługiwać sporą część powtarzalnych zapytań klientów w sposób automatyczny. Voicebot postępuje zgodnie z przygotowanym wcześniej scenariuszem. Narzędzie oparte na sztucznej inteligencji może skutecznie rozwiązywać sprawy związane m.in. z: przyjmowaniem wniosków reklamacyjnych, odpowiadaniem na FAQ czy też z kwalifikacją klienta do dalszej rozmowy z konsultantem. Odpowiednio przygotowane i wykorzystywane oprogramowanie jest w stanie usprawnić pracę działu call center.
Automatyzacja to nie tylko prowadzenie interakcji z klientem przez platformę Voicebot. To również automatyczne łączenie konsultantów z klientami, dzięki systemowi call center. W praktyce przekłada się to na zmniejszenie czasu bezczynności konsultantów. Nie wyszukują oni ręcznie kontaktów telefonicznych, tylko obsługują wpadające połączenia telefoniczne. W tym obszarze wdraża się dedykowany system call center od EasyCall.

Automatyzacja obsługi klienta z Voicebotem

Kluczowym narzędziem wykorzystywanym przy automatyzacji rozmów telefonicznych jest Voicebot. To wirtualny konsultant, który prowadzi głosową rozmowę z klientem w czasie rzeczywistym. Tego typu bot do rozmowy z powodzeniem przejmie powtarzalne i rutynowe rozmowy z konsumentami, w tym m.in. obsługę powtarzalnych zapytań, przyjmowanie wniosków reklamacyjnych, prekwalifikację sprzedażową itd. Tym samym konsultanci zajmują się tylko najtrudniejszymi sprawami, w których Voicebot AI nie jest w stanie poprowadzić klienta od A do Z. Tego rodzaj automatyzacji przynosi korzyści zarówno przedsiębiorstwu, jak i klientowi. Warto dowiedzieć się więcej, czym jest i jak działa Voicebot AI.

Korzyści dla klienta

Jakie są kluczowe korzyści automatyzacji obsługi dla klienta? Przede wszystkim skraca się czas oczekiwania na odpowiedź oraz można uzyskać wsparcie w modelu 24/7. Lepiej obsłużony, to bardziej zadowolony klient. Zwiększa się prawdopodobieństwo tego, że ponownie skorzysta z Twoich usług lub podzieli się z innymi pozytywną opinią, co ułatwi Ci odniesienie sukcesu biznesowego. To bardzo ważne. Obecnie wiele podmiotów oferuje podobne usługi lub produkty i muszą szukać przewag konkurencyjnych. Jedną z nich może być wyższa jakość obsługi klienta, którą uzyskasz, automatyzując wybrane procesy.

 

Korzyści dla przedsiębiorstwa

Oczywiście automatyzacja rozmów z klientami to również wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa. To przede wszystkim możliwość obsłużenia większej liczby konsumentów w tym samym czasie, dzięki wyraźnie poprawionej wydajności pracy działu obsługi klienta. W ten sposób redukuje się zjawisko dużej liczby tzw. utraconych połączeń, gdy klienci dzwonią po godzinach pracy biura lub zrywają połączenie, ponieważ zbyt długo muszą czekać na konsultanta. Z doświadczenia wiemy, że wiele spraw dotyczy tych samych tematów i z powodzeniem mogą być przejęte przez narzędzie Voicebot w ramach optymalizacji pracy przedsiębiorstwa.

Ponadto automatyzacja procesów przekłada się na wzrost dochodowości biznesu. Jest to związane z tym, że można jeszcze lepiej zarządzać zasobami ludzkimi i kierować je w kluczowe obszary funkcjonowania firmy. Tam, gdzie to możliwe, obsługę poprowadzi Voicebot, który zagwarantuje klientom spersonalizowaną komunikacją, utrzymanie jednakowego i wysokiego standardu oraz pełne skupienie na potrzebach danego konsumenta. Dodatkowo możliwa jest integracja narzędzi AI z innymi systemami (np. CRM), dzięki czemu Voicebot korzysta z już wcześniej zebranych danych na temat klienta oraz zapisuje te nowo pozyskane. To ważne w kontekście planowania strategii sprzedaży i marketingu.

Nie bez znaczenia jest również fakt, że inteligentne narzędzia AI są w stanie prowadzić komunikację z klientami w modelu 24/7. Oznacza to, że z powodzeniem przyjmą lub od A do Z obsłużą zgłoszenia nawet po zamknięciu stacjonarnego biura. Tematy trudniejsze zostaną zarejestrowane i przekazane konsultantom w kolejny dzień roboczy po to, aby nic im nie umknęło. To bardzo ważne w kontekście budowania wizerunku marki skupiającej się na potrzebach klientów i odpowiadającej na nie. To tylko kilka wybranych korzyści związanych z automatyzacją rozmów telefonicznych w XXI wieku.

Automatyczne przekierowywanie klientów za pomocą IVR

W ramach automatyzacji i usprawnienia pracy działu obsługi klienta, wdraża się również menu głosowe IVR. Polega ono na przygotowaniu dedykowanych komunikatów głosowych, które kierują konsumenta w trakcie rozmowy przez menu wyboru. Obejmuje to możliwość przekierowywania rozmów do odpowiedniego działu, dzięki czemu klient szybciej otrzymuje odpowiedź na swoje pytanie i jest jeszcze lepiej obsłużony. Wpływa to korzystnie na jakość obsługi i zadowolenie konsumentów. Narzędzie IVR wykorzystywane jest również do kolejkowania połączeń, dzięki czemu dzwoniący wiedzą, którzy są w kolejce i kiedy zostaną obsłużeni. Ponadto narzędzie to pozwala na hierarchizację konsumentów. To ważne w sektorach, gdzie dzieli się ich na tych premium i standardowych. IVR jako element wirtualnej centrali telefonicznej ułatwi Ci obsługiwanie najważniejszych klientów w pierwszej kolejności.

Automatyzacja rozmów telefonicznych z EasyCall

Jako EasyCall od lat wspieramy przedsiębiorców we wdrażaniu nowoczesnych technologii. Specjalizujemy się m.in. w automatyzacji rozmów telefonicznych. Dokładnie zapoznamy się z Twoimi potrzebami i specyfiką rynku. Na tej podstawie zaproponujemy indywidualne wdrożenie szyte na miarę. Dbamy o to, aby oferowane przez nas rozwiązania spełniały najwyższe standardy rynkowe i przyczyniały się do poprawy efektywności biznesowej naszych partnerów. Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z naszym specjalistą!