Wirtualna Rejestratorka – co to jest i jak działa?

Publiczna oraz prywatna służba zdrowia zmieniają się z roku na rok. Osoby zarządzające placówkami medycznymi coraz chętniej sięgają po nowoczesne rozwiązania technologiczne, w tym po narzędzia oparte na sztucznej inteligencji (AI). Doskonale sprawdzają się one m.in. w procesie obsługi pacjentów. Przykładem takiego narzędzia dla przychodni lub indywidualnego gabinetu jest wirtualna rejestratorka. Dowiedz się, co to za narzędzie, jak ono działa i jakie korzyści daje.

Wirtualna rejestratorka w placówce medycznej – co to za narzędzie?

W dużym skrócie wirtualna rejestratorka to bot głosowy, który wykorzystywany jest do obsługi pacjentów w placówkach medycznych. Działanie narzędzia opiera się na sztucznej inteligencji oraz module rozpoznawania głosu. Słowa wypowiadane przez pacjenta są analizowane, a następnie w czasie rzeczywistym Voicebot medyczny prowadzi rozmowę w celu umówienia wizyty u lekarza oraz poprowadzenia pacjenta przez inne zapytania. System wykorzystywany jest jako program do rejestracji pacjentów w przychodni, dzięki któremu można umówić się na termin u wybranego specjalisty. W ten sposób odciąża się pracowników punktu rejestracji. Personel nawiązuje kontakt z dzwoniącym pacjentem dopiero wtedy, gdy narzędzie nie jest w stanie odpowiedzieć na jego zapytania. Tego typu automatyzacja przekłada się na znaczną oszczędność czasu.

Jak działa to narzędzie w obszarze rejestracji pacjentów?

Nie od dziś wiadomo, że rezerwacja wizyt u lekarza to obszar, w którym w placówkach medycznych często dochodzi do zastojów. Możliwości osób odpowiedzialnych za telefoniczną rejestrację są ograniczone. Po każdej rozmowie muszą wpisać dane pacjenta w kalendarzu lub w systemie komputerowym, co zajmuje dodatkowy czas. Przez to pacjenci skarżą się, że często przez kilka godzin próbują dodzwonić się do placówki a następnie okazuje się, że nie ma już wolnego terminu. Zastosowanie wirtualnej rejestratorki pozwala na automatyzację tego procesu i umożliwia pracownikom rejestracji medycznej obsługę trudniejszych przypadków oraz pacjentów, którzy przychodzą osobiście do przychodni.

Zasada działania wirtualnej rejestracji głosowej jest relatywnie prosta. Elektroniczna rejestracja pacjentów została przygotowana w ten sposób, aby działała w trybie 24/7. Oznacza to, że pacjenci zyskują obsługę o dowolnej porze. System jest zintegrowany z kalendarzem specjalistów, dzięki czemu pacjent w czasie rzeczywistym otrzymuje informacje o wolnych terminach i może umawiać się na te, które są dla niego dogodne. Jednocześnie minimalizowane jest ryzyko nałożenia się na siebie terminów.

Kolejną funkcjonalnością programu do rezerwacji terminów jest potwierdzanie wizyt i przypominanie o nich. W placówce można wdrożyć technologię komunikacji dwukierunkowej 2-way SMS. W dużym skrócie polega to na wymianie wiadomości tekstowych z pacjentem. Jeżeli ten nie może pojawić się u lekarza w wyznaczonym terminie i chce go zmienić, to może zrobić to za pomocą SMS-a. Jednocześnie uwalnia się termin dla innych pacjentów, którzy mogą się rejestrować. Ta funkcjonalność okazuje się kluczowa w kontekście minimalizowania zjawiska „no shows”, czyli sytuacji, gdy pacjent nie pojawia się na umówioną wizytę.

Inne funkcjonalności oferowane przez wirtualną rejestratorkę to m.in.:

• aktualizacja danych osobowych pacjentów;
• przeprowadzanie wywiadu z pacjentem (np.: wywiad wstępny, kwalifikujący do zabiegu itd.);
• przekazywanie informacji o wynikach badań po autoryzacji pacjenta;
• zamówienia recept;
• kontakt z lekarzem w sytuacjach awaryjnych.

Do tego oferowany przez nas Voicebot medyczny jest integrowany z systemem HIS, który wykorzystywany jest w Twojej placówce medycznej. Dzięki temu możliwa jest automatyzacja wielu procesów związanych z obsługą pacjenta.

Kluczowe korzyści stosowania wirtualnej rejestratorki w obsłudze pacjentów

Oczywiście wdrożenie wirtualnej rejestratorki w przychodni wiąże się z wieloma korzyściami. Integracja z systemem HIS pomaga w obsłudze większości zapytań w ramach obsługi pacjentów. Narzędzie w profesjonalny sposób prowadzi osobę dzwoniącą przez proces umówienia wizyty lub udziela odpowiedzi na inne zapytanie. Jednocześnie przez 24/7 wirtualna rejestratorka gwarantuje utrzymanie takiego samego wysokiego poziomu komunikacji. Oznacza to, że każdy pacjent będzie obsłużony jednakowo. W porównaniu z pracownikami rejestracji, narzędziu AI nie zdarzają się słabsze dni, co jest jego dużym atutem.

Wdrożenie wirtualnej rejestratorki to także znaczna oszczędność czasu. Automatyzacja obsługi pacjenta dzwoniącego sprawia, że pracownicy placówki mogą poświęcić czas na inne kluczowe zadania, co zwiększa ich wydajność oraz poprawia funkcjonowanie przychodni. Funkcja potwierdzania wizyt redukuje liczbę nieodbytych konsultacji medycznych i pozwala na obsługę większej liczby pacjentów. Oczywiście zainteresowane osoby jeszcze szybciej otrzymują odpowiedzi na swoje zapytania. Każdy z tych aspektów wpływa bezpośrednio na poprawę zadowolenia pacjentów, co przekłada się na lepszy wizerunek placówki medycznej. Dotyczy to zarówno przychodni publicznych, jak i gabinetów prywatnych.

Przykładowe wdrożenia EasyCall

Jako EasCall od lat współpracujemy z sektorem medycznym. Dzięki temu dobrze rozumiemy wyzwania, z jakimi mierzą się przychodnie. Wśród naszych klientów są zarówno placówki prywatne jak i państwowe. Obsługujemy rozbudowane przychodnie oraz gabinety specjalistyczne. Chcesz wiedzieć więcej? Zachęcamy do zapoznania się z naszymi wdrożeniami w Omega Medical Clinics i Centrum Medycznym Gizińscy w Bydgoszczy. Zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem, który przedstawi Ci potencjał wdrożenia wirtualnej rejestratorki w Twojej placówce, a także poprowadzi Cię przez cały proces.