Wdrażanie systemu rejestracji pacjentów: klucz do efektywnej obsługi placówki medycznej

Szukasz sposobu na zwiększenie efektywności obsługi pacjentów w placówce medycznej? Od wielu lat w tym obszarze skutecznie wykorzystuje się nowoczesne technologie. W wielu obszarach są w stanie zastąpić człowieka, stanowiąc dla niego nieocenione wsparcia. Świetnym tego przykładem jest program do rejestracji pacjentów w przychodni. Nasi eksperci zebrali dla Ciebie paczkę przydatnych informacji na temat tego typu systemu oraz zasad jego wdrażania. Zapraszamy do lektury.

Czym jest i jak działa system rejestracji pacjentów w placówce medycznej?

Z roku na rok rosną możliwości zastosowania nowoczesnych technologii w celu uprawnienia codziennej pracy placówek medycznych. Korzystają z tego zarówno podmioty publiczne, jak i prywatne. Sprawny system rejestracji pacjentów w przychodni pozwala na zaoszczędzenie czasu oraz na zmniejszenie ryzyka ewentualnych wpadek w postaci nakładania się na siebie terminów. Ponadto ważne jest to, aby zmniejszyć zjawisko „no shows”, czyli sytuacji, w których pacjent nie pojawia się na umówionej wizycie. W ten sposób blokuje miejsce innym osobom.

Nowoczesny program do umawiania wizyt proponowany przez naszych ekspertów posiada szereg przydatnych funkcjonalności. Odpowiednio zaprojektowany i wdrożony Voicebot medyczny umożliwia m.in.:

• umawianie i potwierdzanie wizyt;
• zmiana terminów wizyt w grafiku;
• prowadzenie podstawowego wywiadu medycznego;
• przekazywanie pacjentom informacji o wynikach badań;
• usprawnienie procesu wystawiania e-recept;
• usprawnianie procesu wystawiania e-skierowania i e-zwolnienia;
• szybki kontakt z lekarzem w nagłych sytuacjach;
• aktualizacja danych osobowych pacjentów (np.: adres zamieszkania, zmiana nazwiska itd.).

To tylko kluczowe obszary, które pokrywa narzędzie oferowane przez nasz zespół. Do każdego klienta podchodzimy indywidualnie, przygotowując rozwiązanie szyte na miarę. Ponadto nasze technologie umożliwiają integrację z używanymi już w placówce programami i systemami informatycznymi. Ułatwia to wdrożenie oraz pozwala na stworzenie funkcjonalnego i kompleksowego rozwiązania.

Program do rejestracji wizyt online – jakie korzyści się z nim wiążą?

Elektroniczna rejestracja pacjentów daje wiele korzyści. Z powodzeniem można wdrożyć ją w różnego rodzaju placówkach medycznych, bez względu na ich specjalizację. Sprawdzi się zarówno w placówkach monospecjalistycznych (np. gabinet stomatologiczny, gabinet ortopedyczny, fizjoterapia), jak i w placówkach oferujących usługi różnych specjalistów z zakresu medycyny.

Przede wszystkim elektroniczny system rejestracji pacjentów to realna oszczędność czasu. Zadaniem systemu jest rejestrować pacjentów na konkretne terminy do lekarza. W ten sposób odciąża się personel przychodni, który może skupić się na realizacji innych zadań. To nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy. Już po kilku tygodniach użytkowania systemu optymalizacja w tym obszarze będzie widoczna gołym okiem. Personel nie musi zapisywać wszystkich wizyt ręcznie, ponieważ dzieje się to automatycznie w systemie w trakcie rozmowy z pacjentem.

Na potrzeby placówki można ustawić odpowiadanie na podstawowe zapytania (tzw. FAQ). Jeżeli wybrane zapytania pojawiają się w rozmowach z dużą częstotliwością i odpowiedź na nie nie wymaga zaawansowanej wiedzy i indywidualnej oceny przy każdym pacjencie, to z powodzeniem może odpowiadać za to program. To kolejne ułatwienie dla personelu oraz dla właściciela przychodni. Poprawia to zarządzanie zasobami ludzkimi, a w wybranych sytuacjach może okazać się, że można ograniczyć zatrudnienie bez szkody dla jakości świadczonych usług medycznych.

Warto zwrócić również uwagę na to, jakie korzyści daje to pacjentom. Ci obsługiwani są jeszcze szybciej. Unikasz sytuacji, w której na połączenie z pracownikiem rejestracji czeka się kilkadziesiąt minut lub więcej. Po tym czasie może okazać się, że brak wolnych miejsc w najbliższych terminach. Program do rezerwacji terminów automatyzuje ten proces i sprawia, że rejestracja trwa zdecydowanie krócej. Ponadto system może w jednym czasie obsługiwać więcej niż jednego pacjenta, co przekłada się na poprawę wydajności placówki. Łatwiej zachować porządek w dokumentacji i utrzymać wysoką jakość komunikacji. Z pomocą przychodzi tu Voicebot, czyli dedykowany wirtualny konsultant wdrażany w przychodniach i gabinetach medycznych.

Wdrożenie programu do rejestracji pacjentów w przychodni – jak przebiega ten proces?

Wdrożenie Voicebota do potwierdzania wizyt w placówce medycznej powinno być odpowiednio zaplanowane i przygotowane. Przede wszystkim wdrożenie musi być zgodne z przepisami polskiego prawa. Właśnie dlatego ważne jest to, aby korzystać z usług renomowanych dostawców technologii. W ten sposób można uniknąć wielu nieprzyjemności i nieporozumień. Każde wdrożenie powinno mieć indywidualny charakter. Na początku nasi specjaliści muszą dokładnie zapoznać się z Twoim systemem zarządzania przychodnią oraz ocenić potencjał integracji naszego wirtualnego doradcy medycznego.

Ponadto przychodnia musi dysponować dobrym łączem internetowym o wysokiej przepustowości. To ważne w kontekście płynnej i sprawnej obsługi oprogramowania. Moduły systemu dobierane są na podstawie realnych potrzeb przychodni oraz tego, jakich specjalistów ona zatrudnia. Na tej podstawie tworzone są także ścieżki komunikacyjne, które prowadzą pacjenta przez proces rejestracji oraz odpowiadają na FAQ. Na podstawie wieloletniego doświadczenia przygotujemy dla Ciebie formularz i wytyczne, na podstawie których stworzysz dla nas dane podstawowe. To klucz do tego, aby przygotować indywidualny i funkcjonalny program do rejestracji pacjentów, a następnie sprawnie przeprowadzić jego wdrożenie w Twojej placówce.

Case study – wdrożenie systemu w Omega Medical Clinics

Wśród naszych klientów znajduje się placówka Omega Medical Clinics. Znana jest z wysokiej jakości świadczonych usług medycznych. Na co dzień jej specjaliści pomagają setkom pacjentów. Ze względu na lokalizację i renomę Omega Medical Clinics każdego dnia musi obsługiwać setki zapytań oraz zaawansowany proces rejestracji medycznej. Wyzwanie biznesowe tej placówki było stworzenie intuicyjnego i niezawodnego systemu rejestracji online, który ułatwiłbym obsługę pacjentów w gabinecie medycznym. Ponadto właściciele kliniki chcieli zmniejszyć zjawisko tzw. „no-shows”, gdy pacjenci nie pojawiali się na umówionej w grafiku wizycie.

W przypadku tego klienta postawiliśmy na rozbudowanego Voicebota medycznego, którego działanie opiera się na module rozpoznawania mowy. Dzięki temu pacjenci w automatyczny sposób mogą zapisywać się na wizytę u lekarza, a w całym procesie redukowany jest udział ludzki. Ten ogranicza się przede wszystkim do zarządzania harmonogramem. Ponadto wdrożyliśmy oprogramowanie w postaci powiadomień 2-way SMS. To dwukierunkowa technologia komunikacji, dzięki której pacjenci za pomocą SMS mogą potwierdzać lub zmieniać termin wizyty. Wdrożenie okazało się sukcesem i pomogło Omega Medical Clinics w usprawnieniu obsługi rezerwacji wizyt lekarskich.

Chcesz usprawnić obsługę pacjentów w placówce medycznej? Zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem. Poprowadzimy Cie przez cały proces i przygotujemy dla Ciebie kompleksowe oprogramowanie.