Praca zdalna w biznesie – narzędzia nowoczesnej telekomunikacji
Wdrożenie w firmie narzędzi zdalnej pracy i komunikacji umożliwia bezproblemowe jej funkcjonowanie bez przychodzenia pracowników do biura także w okresach klęsk żywiołowych i epidemii. Możliwa będzie zdalna realizacja wszelkich procesów biznesowych bez odbywania osobistych spotkań z klientami czy w pracy zespołowej. Zespoły będą efektywnie współdziałać pozostając w domu (tzw. home office).
Nadchodzi era pracy zdalnej. Coraz częściej siedzibę firmy zastępuje dom, ulubiona kawiarnia czy biuro coworkingowe. Wyraźna granica między przestrzenią zawodową a prywatną zaciera się, a zespoły rozproszone stają się nowym standardem. Obecnie blisko 70% specjalistów na świecie pracuje zdalnie co najmniej raz w tygodniu.
Jak dowodzi eksperyment przeprowadzony przez Uniwersytet ze Stanford oraz firmę Ctrip wprowadzenie zdalnych pracowników do działu obsługi klienta zwiększa wydajność. Pracownicy zdalni przeprowadzają średnio o 13,5% rozmów z klientami więcej niż ci, którzy pracują z biura. Konsultanci pracujący w trybie tzw. home office odczuwali też znacznie większą satysfakcję z pracy.
Jak pracować zdalnie z dowolnej lokalizacji?
Praca zdalna w obsłudze klienta, sprzedaży czy windykacji nie będzie możliwa, jeśli konsultant jest przywiązany do tradycyjnej centrali telefonicznej i komputera w biurze firmy. Dlatego system komunikacji telefonicznej należy uniezależnić od fizycznego nośnika i urządzeń zlokalizowanych w siedzibie firmy.
Firma nie instaluje urządzenia w swoim biurze, bo korzysta z zasobów serwera operatora. Telefony IP są podłączone bezpośrednio do internetu, a ich numery umieszczone w schemacie drzewa IVR wirtualnej centrali telefonicznej, do której użytkownik ma dostęp poprzez przeglądarkę internetową.
W jaki sposób wirtualna centrala vPBX wspiera pracę zdalną?
Telefon stacjonarny VoIP działa wszędzie tam, gdzie dostępny jest internet.
Konsultant dzięki wirtualnemu numerowi może bez problemu obsłużyć klienta, pracując z domu, lub z hotelu podczas służbowej delegacji.
Dane firmowe są dostępne w dowolnym miejscu i czasie.
Dane i pliki przechowywane na serwerach poza firmową siecią umożliwiają pracę w zespole rozporoszonym, a także wzmacniają bezpieczeństwo przechowywania informacji. Możliwy jest zdalny dostęp do nagrań i billingów z dowolnej lokalizacji.
Dedykowane aplikacje VoIP pozwalają na odbieranie połączeń na każdym urządzeniu mobilnym. Pracownicy mogą korzystać z laptopa, tabletu czy smartfona i zawsze pracować tak samo komfortowo dzięki intuicyjnej aplikacji mobilnej. Aplikacja dostosowana jest zarówno do systemu Android jak i iOS.
Funkcjonalności platformy komunikacyjnej można konfigurować zdalnie. Kierowanie połączeń, kolejkowanie czy zapowiedzi głosowe można modyfikować w dowolnym momencie spoza siedziby firmy dzięki intuicyjnemu panelowi metodą „drag&drop”. Połączenia trafiające na firmową infolinię, przekierować można na dowolne numery stacjonarne lub komórkowe, można też skonfigurować automatyczną obsługę za pomocą VoiceBota.
Jak organizować zdalne spotkania z wieloma osobami?
Telekonferencje bez zakłóceń i limitów dostępne są bezpłatnie pod numerem 221 221 221
Oprogramowanie do telekonferencji to trzon zdalnej komunikacji w firmie. Jednak pracodawcy obawiają się, że pracownicy nie będą w nich uczestniczyć tak aktywnie, jak robią to podczas bezpośrednich spotkań z powodu niskiej jakości połączenia. Powstaje też problem sprawnego przesyłania dokumentacji, a także bezpieczeństwa i poufności przekazywanych informacji. Narzędzia do bezpłatnych telekonferencji EasyCall umożliwiają zdalne spotkania z wieloma rozmówcami jednocześnie.
Jakie funkcjonalności ułatwiają komunikację online?
- Dedykowane pokoje konferencyjne z własną numeracją, dzięki którym uczestnicy szybko i pewnie połączą się ze sobą.
- Zabezpieczenie sali kodem PIN, co umożliwia wejście jedynie osobom upoważnionym.
- Numeracja zagraniczna, która obniża koszty połączeń dla uczestników z zagranicy (koszt jak dla połączeń lokalnych).
- Tworzenie telekonferencji z numeru komórkowego i zaproszenie w formie SMS-a, co ułatwia komunikację na urządzeniach mobilnych.
- Indywidualne płatne numery polskie i zagraniczne, dzięki którym rozszerzysz funkcje telekonferencji (personalizowane zapowiedzi głosowe, nagrywanie, głosowanie).
Jak obsługiwać zdalnie klientów?
Dla klienta nie ma znaczenia, czy konsultant odbierze jego połączenie w biurze czy w domu. Ważne jest, aby nastąpiło to szybko, a problem został skutecznie rozwiązany. System telekomunikacji EasyCall pozwala obsługiwać firmową infolinię przez konsultantów pracujących zdalnie, zachowując bardzo wysoki standard obsługi.
Które z funkcji wspierają infolinię obsługiwaną zdalnie?
- Przekierowanie połączeń.
Każdy z Twoich pracowników otrzymuje swój indywidulany numer wewnętrzny, z którego odbiera połączenia. W dowolnej chwili możesz przekierować połączenie na telefon komórkowy konsultanta, który znajduje się poza biurem. - Przekierowanie klienta na pocztę głosową.
Można odebrać widomość od klienta nawet, gdy wszyscy konsultanci są zajęci lub biuro jest nieczynne. Po odebraniu pozostawionej wiadomości konsultant od razu może skontaktować się z klientem i zareagować na jego zgłoszenie. - Kolejkowanie połączeń z funkcją automatycznej sekretarki
Kolejkowanie połączeń porządkuje napływające zgłoszenia telefoniczne. Pozwala nadać im priorytet i skierować do odpowiedniego konsultanta według przyjętej strategii. Automatyczna sekretarka utrzyma kontakt z klientem oraz poinformuje go, kiedy nastąpi połączenie z konsultantem.
Ta funkcja jest szczególnie ważna w momencie, gdy pracownicy infolinii pracują w zespole rozproszonym i nie mogą ustalić bezpośrednio między sobą, kto odbiera połączenie.
- Widget CallBack – easyKONTAKT.
Widget CallBack połączy z infolinią klientów, którzy odwiedzają firmową stronę WWW. Klient zostanie odesłany bezpośrednio do konsultanta pracującego z domu. Osoba odwiedzająca może też pozostawić swój numer telefonu, a system zainicjuje kontakt zwrotny ze strony konsultanta.
Więcej na temat pracy zdalnej w naszym e-booku pt. „Narzędzia zdalnej komunikacji w biznesie”