Jak przejść na elektroniczną rejestrację pacjentów? Plan działania dla przychodni

Z roku na rok rośnie w Polsce liczba placówek medycznych, które decydują się na wdrożenie elektronicznej rejestracji pacjentów. Ten automatyczny system pozwala na usprawnienie funkcjonowania przychodni lekarskiej. Wpływa to nie tylko na zadowolenie pacjentów z oferowanej obsługi, ale również na optymalizację kosztów prowadzenia gabinetu. Z tego artykułu dowiesz się, na czym to polega oraz jak przychodnia może przygotować się na wdrożenie rejestracji pacjentów online. 

Jak rozwój technologii wpływa na sektor medyczny w Polsce?

Sektor medyczny w Polsce chętnie korzysta z potencjału nowoczesnych technologii. Polskie prawo nie obliguje placówek medycznych do korzystania z elektronicznej dokumentacji medycznej oraz systemu rezerwacji wizyt online, jednak wiele podmiotów decyduje się na to we własnym zakresie. Odpowiednio dobrane i funkcjonalne oprogramowanie korzystnie wpływa na wygodę i efektywność pracy personelu. Z drugiej strony pacjenci są w stanie łatwiej umówić się na wizytę do specjalisty, oszczędzając jednocześnie czas i nerwy. Oczywiście nowoczesne technologie w medycynie to już nie tylko program do rejestracji pacjentów w przychodni. To także rozwiązania wykorzystywane w telemedycynie w ramach zdalnych konsultacji. Każde wdrożenie tego typu powinno być dokładnie przeanalizowane, a użytkowane programy muszą spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa w zakresie niezawodności i ochrony danych pacjentów.  

Elektroniczna rejestracja pacjentów w placówkach medycznych – kluczowe korzyści

W ramach elektronicznej obsługi rejestracji pacjentów wykorzystuje się Voiceboty medyczne. To specjalistyczne programy, które swoje działanie opierają na sztucznej inteligencji i warstwie rozpoznawania ludzkiej mowy. Obecnie program dla przychodni może pokrywać kilka obszarów obsługi pacjenta. Kluczowe funkcjonalności to m.in.:

• umawianie wizyt w gabinecie;
• potwierdzanie wizyt;
• automatyczne przypomnienia o nadchodzącej wizycie;
• zmiana terminu wizyty lekarskiej;
• aktualizacja danych osobowych;
• i więcej. 

Szczegółowy zakres funkcjonalności ustala się bezpośrednio z osobą prowadzącą placówkę medyczną. Odpowiednia integracja oprogramowania z kalendarzem specjalistów sprawi, że zminimalizuje się ryzyko nałożenia się na siebie terminów. Powiadomienia o nadchodzącym terminie u lekarza sprawiają, że maleje liczba tzw. „no-shows”, czyli sytuacji, w której pacjent nie pojawia się w gabinecie i blokuje termin. 

Automatyzacja procesu komunikacji

Automatyzacja procesu rejestracji sprawia, że pracownicy przychodni mogą skupić się na obsłudze pacjentów pojawiających się w rejestracji stacjonarnie oraz na innych zadaniach służbowych. Zwiększa to ich codzienną efektywność oraz redukuje ewentualne błędy. Ponadto pracownik w każdym momencie może sprawdzić kalendarz specjalisty i będzie on zaktualizowany o ostatnie zapisy pacjentów w formie online. Program do umawiania wizyt może wysyłać potwierdzenie umówionej wizyty, dzięki czemu pacjentowi nic nie umknie. Przekłada się to na jeszcze wyższy standard świadczonych usług medycznych. 

Funkcjonalna infolinia medyczna

Oczywiście bot do rozmowy może pełnić także rolę infolinii medycznej, za pomocą której otrzymuje się wyniki badań, prowadzi weryfikację pacjenta czy też aktualizuje jego dane w bazie. Aby zwiększyć skuteczność i rentowność placówki opieki zdrowotnej, dodatkowo można zaimplementować powiadomienia 2-way SMS o charakterze dwustronnym. Tego typu wdrożenie przeprowadziliśmy w Omega Medical Clinics w Bydgoszczy.

Szeroki potencjał zastosowania

Program umożliwiający potwierdzanie wizyt i umawianie wizyt można wdrożyć w różnego rodzaju gabinetach medycznych. Dotyczy to zarówno opieki podstawowej, jak i specjalistycznej opieki medycznej. Odpowiednio zaimplementowany wpływa korzystnie na wygodę personelu i pacjentów. Obecnie wirtualny doradca z powodzeniem wykorzystywany jest m.in.: w stomatologii, ortopedii, psychiatrii, dermatologii czy też w gabinetach rehabilitacyjnych. Voicebot AI gwarantuje bieżącą obsługę pacjentów z zachowaniem najwyższych standardów komunikacji. Nie miewa słabszych dni, co korzystnie wpływa na renomę danej placówki oraz na poziom satysfakcji pacjentów. 

Jak przygotować się do implementacji do implementacji oprogramowania w przychodni?

Myślisz o wdrożeniu elektronicznego systemu rejestracji pacjentów w swojej placówce medycznej? Warto wiedzieć, jak się do tego przygotować. Aby nie popełnić błędu, warto skorzystać ze wsparcia specjalistów i wybrać program od renomowanego dostawcy.

Określenie swoich potrzeb i integracja z wykorzystywanym systemem

Kluczowe jest dokładne określenie swoich potrzeb. W tym pomoże Ci nasz ekspert. Jako EasyCall najpierw zapoznamy się ze specyfiką Twojej placówki medycznej oraz zaproponujemy indywidualne wdrożenie. Dokładnie zweryfikujemy, jakie funkcjonalności okażą się dla Ciebie kluczowe i pomogą Ci w zwiększeniu opłacalności biznesu. W kontekście implementacji ważne jest to, jaki system zarządzania firmą stosujesz. Eksperci EasyCall przygotują jego integrację z naszym Voicebotem medycznym. 

Zapewnienie dobrego łącza internetowego

Jako osoba zarządzająca przychodnią musisz dokładnie sprawdzić, jaki Internet posiadasz w firmie. Ważne jest, aby łącze było dobrej przepustowości. Dzięki temu umożliwi sprawną obsługę oprogramowania oraz zapewni niezbędny komfort pacjentom. Jakość łącza internetowego przekłada się także na zmniejszenie ryzyka ewentualnych błędów oprogramowania.

Ustawienie ścieżek komunikacji

Jednym z ważnych etapów w ramach implementacji oprogramowania jest ustawienie ścieżek komunikacji, na bazie których wirtualny asystent głosowy będzie prowadził pacjentów przez proces rejestracji, zmiany terminu wizyty czy też aktualizacji danych. Otrzymasz od nas dedykowany formularz, który ułatwi Ci przygotowanie tych ścieżek. Specjalizujemy się we wdrożeniach oprogramowania – dostosowujemy je do danej specjalizacji medycznej i typu gabinetu.

W ostatnich miesiącach z wysoką skutecznością zaimplementowaliśmy systemy rejestracji pacjentów w klinice Omega Medical Clinics w Bydgoszczy oraz w Centrum Medycznym Gizińscy. Szukasz rozwiązania, które większy rentowność Twojej placówki medycznej i usprawni jej działanie? Zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem. Dokładnie zapoznamy się z Twoimi potrzebami i przygotujemy dla Ciebie indywidualny plan wdrożenia.