Nagrywanie rozmów telefonicznych – to się opłaca

Nagrywanie rozmów telefonicznych to jedna z tych funkcjonalności, którą zdecydowanie warto wykorzystać w firmie. Telefonia internetowa VoIP pozwala w prosty sposób nagrać i zarchiwizować każdą rozmowę z klientem. Taki materiał można wykorzystać, aby usprawnić działanie nie tylko samego BOK, ale także innych działów w firmie.

Niestety klientom rejestrowanie rozmów telefonicznych nie kojarzy się najlepiej. Postrzegają ją często jako uciążliwą konieczność, a nawet pewien rodzaj inwigilacji. Jednak odpowiednio wykorzystane nagranie nie tylko zadba o interesy firmy, ale także o dobro klienta.

Oto 3 najważniejsze korzyści z nagrywania rozmów telefonicznych zarówno z perspektywy firmy, jak i jej klienta.

1. Większe bezpieczeństwo rozmów

Nagrywanie rozmów telefonicznych to przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa komunikacji zgodnie z wymaganiami RODO. Jeśli firma prezentuje warunki umowy przez telefon, uzyskanie zgody na przetwarzanie danych osobowych i jej utrwalenie na nagraniu jest bardzo ważne. Daje obu stronom pewność, że wszelkie procedury wykonywane są zgodnie z przepisami, a dane klienta podlegają należytej ochronie.

Utrwalenie przebiegu rozmowy chroni zarówno konsultanta, jak i klienta także wtedy, gdy dojdzie do sytuacji spornej. W razie zastrzeżeń klienta, zawsze można odwołać się do treści rozmowy, aby rozwiązać problem.

Najczęściej okazuje się, że klient nie zapamiętał lub źle zrozumiał daną informację i wystarczy ją doprecyzować. Czasami jednak to konsultant wykazał się brakiem kompetencji. Jednoznaczne rozstrzygnięcie sytuacji nie byłoby możliwe bez nagrania rozmowy.

W EasyCall pliki z nagranymi rozmowami przechowywane są w chmurze. Daje to klientom pewność, że ich dane są bezpieczne. Hostowanie w chmurze pozwala jednocześnie na swobodny dostęp do rozmów w dowolnym momencie.

2. Lepsza jakość obsługi klienta

Nagrywanie rozmowy telefonicznej pozwala także lepiej zadbać o wysoki poziom obsługi klienta.

Zarejestrowane rozmowy można wykorzystać, aby opracować skuteczne skrypty oraz scenariusze działań, jakie powinien podjąć konsultant w określonej sytuacji. Dzięki przesłuchaniu rozmów ustalisz, który moment rozmowy wymaga dopracowania, gdzie rozmowa traci płynność, a które komunikaty są szczególnie skuteczne.

Nagranie rozmowy to także świetny materiał szkoleniowy dla konsultantów. Dzięki analizie rzeczywistych dialogów konsultanci mogą łatwo zauważyć najczęstsze błędy popełniane w komunikacji z klientem i uniknąć ich we własnej pracy. Zapis autentycznych rozmów jest o wiele bardziej sugestywny od fikcyjnych dialogów czy odgrywanych scenek.

3. Lepszy marketing i wyższa sprzedaż

Po nagrywanie rozmów telefonicznych sięgają chętnie także pracownicy działów marketingu i sprzedaży. Rozmowy z klientami to bogate źródło wiedzy o klientach, ich zachowaniach, sposobie myślenia czy priorytetach. Dzięki temu można zaprojektować skuteczną komunikację sprzedażową.

Jaka usługa lub jaki produkt cieszy się szczególnym zainteresowaniem? O co pytają klienci w związku z ofertą? Czego się obawiają? Analiza rozmów z klientami pozwala odpowiedzieć na te pytania i lepiej zaplanować strategię działań sprzedażowych.

Rozmowy z klientami to często także źródło pomysłów na świeży content marketingowy. Pytania klientów można wykorzystać jako tematy w firmowej bazie wiedzy na stronie WWW lub tematy wpisów blogowych. Wystarczy przeanalizować pod tym kątem nagrane rozmowy.

Nagrywanie rozmów telefonicznych – wykorzystaj je dobrze

Nagrywanie rozmów telefonicznych daje wiele korzyści – zwiększa bezpieczeństwo danych, poprawia komunikację z klientem oraz zwiększa sprzedaż. Na dodatek realizacja nagrywania z telefonią VoIP jest niezwykle prosta i nie obciąży Twoich serwerów.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak nagrywanie rozmów sprawdzi się w Twojej firmie, czekamy na Twój sygnał. Skontaktuj się z nami i porozmawiaj o internetowej centrali telefonicznej EasyCall.