Kiedy automatyzacja przynosi straty: 7 błędów firm

Niewłaściwie wdrożona lub wykorzystywana automatyzacja może przynosić firmie straty finansowe, zamiast oczekiwanych korzyści. Właśnie dlatego bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie całego procesu, w tym dokładana analiza potrzeb w tym obszarze. Nasi eksperci zebrali dla Ciebie 7 błędów firm, przez które automatyzacja prowadzi do strat. Sprawdź, jak ich uniknąć.

1. Brak jasno określonego celu automatyzacji

Najczęściej popełnianym przed firmy błędem jest brak określenia celu automatyzacji. Proces ten wdrażany jest zgodnie z trendami rynkowymi, jednak brakuje mu solidnych podstaw. Co do zasady każda automatyzacja powinna być odpowiedzią na konkretne wyzwanie biznesowe. Określ więc, z czym się zmagasz i jaki wynik chcesz osiągnąć. Przykładowe cele to m.in.: redukcja kosztów procesu, poprawa wydajności zespołu, przyspieszenie obsługi klienta czy też sprawniejsze pozyskiwanie danych. Na podstawie tego celu przygotowuje się schemat automatyzacji. Działanie bez wcześniejszego planu powoduje chaos i sprawia, że trudniej osiągnąć pożądany rezultat, a zamiast tego prowadzi się do strat finansowych oraz chaosu wewnątrz organizacji. Dobrze przygotowana automatyzacja obsługi klienta korzystnie wpływa na zadowolenie konsumentów i rentowność firmy, dlatego warto robić to z głową.

2. Brak wcześniejszej optymalizacji procesów

Częstym błędem popełnianym przez przedsiębiorców jest brak optymalizacji procesów przed ich automatyzacją. W efekcie modyfikuje się obszary, które działają nieefektywnie lub wręcz wadliwie. Automatyzacja, zamiast przynosić wymierne korzyści w postaci oszczędności czasu i pieniędzy, będzie generować niepotrzebne straty. Aby tego uniknąć, należy wcześniej udokumentować wybrane procesy w firmie, a następnie jest poprawić, podnosząc ich wydajność oraz efektywność. Gdy osiągnie się zadowalający poziom, to można przejść do dalszej pracy. Przykładowo automatyzacja obsługi klienta nastawiona na zmianę sprzedaży, nie przyniesie zakładanych rezultatów, jeżeli wcześniej nie zostaną opracowane procedury, skrypty sprzedażowe i ujednolicone standardy.

3. Źle dobrane narzędzia i systemy do automatyzacji

Dobór odpowiedniego narzędzia czy systemu do automatyzacji wymaga doświadczenia i zrozumienia specyfiki tego sektora. Niestety błędy na tym etapie mogą skutkować brakiem efektywności procesu automatyzacji i generowaniem dodatkowych strat finansowych oraz nerwów. W związku z tym warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby oraz zapoznać się z produktami oferowanymi przed dostawców technologii. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości rekomendujemy kontakt z ekspertem EasyCall. Narzędzia takie jak m.in.: Voicebot, Chatbot, ERP, CRM i inne pomagają w skutecznej automatyzacji obsługi klienta czy zarządzania danymi. Kluczem jest ich właściwy dobór, a następnie fachowa implementacja.

4. Zbyt szeroki zakres wdrożeń zamiast metody krok po kroku

Przy automatyzacji procesów rekrutacyjnych, obsługi klienta czy też innych obszarów działalności firmy rekomenduje się postępowanie krok po kroku. Stopniowe wdrażanie kolejnych systemów zmniejsza ryzyko błędów, a także pozwala na zachowanie ładu organizacyjnego i dokładne mierzenie osiąganych rezultatów. Niestety wielu przedsiębiorców decyduje się na szeroki zakres wdrożeń i w efekcie przestaje nad nimi panować. Powoduje to realne zagrożenie: stratami finansowymi, przekroczeniem budżetu, wydłużeniem procesu czy też spadkiem zaangażowania i wiary zespołu w automatyzację.

5. Nieprzygotowanie lub brak zaangażowania zespołu

Nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie automatyzacji w firmie zda się na nic, jeżeli zespół nie będzie do niego przygotowany lub odpowiednio zaangażowany w cały proces. W związku z tym ważne jest, aby wcześniej przeprowadzić serię szkoleń oraz jasno informować pracowników o nadchodzących zmianach. Bazuj przede wszystkim na korzyściach, które ma przynieść automatyzacja na poszczególnych stanowiskach oraz w skali całego przedsiębiorstwa. Następnie angażuj zespół w testy i konsultacje, a także utrzymuj jego motywację na wysokim poziomie. Dzięki temu wdrożenie przebiegnie sprawniej, a automatyzacja od pierwszych dni będzie wykorzystywana efektywnie, co zmniejszy ryzyko ewentualnych strat finansowych.

6. Przesadny pośpiech i brak dokładności

W biznesie pośpiech często jest złym doradcą. Skutkuje brakiem dokładności przy wykonywanej pracy czy też podejmowaniem złych decyzji. Dotyczy to również automatyzacji. Cały proces należy zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem i dać sobie czas, na spokojne wdrażanie kolejnych komponentów, a także weryfikowanie ich skuteczności. Niestety wiele osób działa pod presją czasu i chce zautomatyzować wybrane procesu na już. Skutkuje to wieloma błędami, brakiem skutecznych integracji pomiędzy narzędziami czy też niezrozumieniem potencjału systemów i ich nieefektywną eksploatacją. Zamiast pośpiechu postaw na spokój. W przypadku automatyzacji czasem warto, aby całe wdrożenie trwało tydzień dłużej, niż dwa dni za krótko. Przełoży się to na wymierne korzyści.

7. Brak mierzenia efektów i optymalizacji procesów

Automatyzacja procesów w firmie to proces ciągły, dlatego należy regularnie monitorować jej poziom oraz mierzyć efektywność. W tym celu określa się wybrane KPI, które dostosowuje się do danego przypadku. Przykładowo w obsłudze klienta są to:

• czas obsługi pojedynczego zgłoszenia,
• ilość rozmów przeprowadzonych jednego dnia,
• czas oczekiwania klienta na połączenie,
• poziom satysfakcji klientów ze świadczonych usług.

Mierzenie efektywności automatyzacji pozwala na eliminowanie ewentualnych błędów oraz stałe udoskonalanie procesów. Wszystko po to, aby optymalizować koszty operacyjne i poprawiać wydajność zespołu, co bezpośrednio wpływa na rentowność firmy, jej reputację oraz poziom zadowolenia klientów. Bagatelizowanie znaczenia mierzenia efektów w ramach strategii „zrób i zapomnij” sprawia, że firma, zamiast się rozwijać, cofa się w rozwoju, a automatyzacja z czasem traci na swojej efektywności.

Jak zadbać o skuteczną automatyzację w firmie?

Wdrożenie skutecznej automatyzacji w firmie wymaga odpowiedniego doświadczenia, zrozumienia procesów i znajomości dostępnych narzędzi. W tym celu warto posiłkować się wiedzą ekspercką. Jako EasyCall od lat wspieramy przedsiębiorców w cyfryzacji i automatyzacji obsługi klienta, rekrutacji i innych obszarów działalności. Z powodzeniem realizujemy usługi dla wielu sektorów. Poznaj historie klientów EasyCall i dołącz do firm, które skutecznie korzystają z potencjału automatyzacji. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszym specjalistą, który przygotuje dla Ciebie dedykowane rozwiązanie szyte na miarę Twoich potrzeb i specyfiki firmy.