Automatyzacja przypomnień o płatnościach

Automatyzacja przypomnień o zbliżających się płatnościach zwiększa ściągalność pieniędzy, zmniejsza ryzyko ewentualnych opóźnień oraz jednocześnie poprawia doświadczenie klienta. W tym celu stosuje się różnego typu narzędzia w ramach prostej i skutecznej komunikacji. Zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje na temat automatyzacji przypomnień o płatnościach oraz zasadach, którymi warto się kierować.

Korzyści związane z automatyzacją przypomnień o płatnościach

Automatyczne przypomnienia o fakturze przekładają się na szereg korzyści z perspektywy przedsiębiorcy oraz kontrahenta czy klienta, w tym zwiększa skuteczność terminowych płatności oraz redukuje koszty operacyjne. W praktyce oznacza to lepszą ściągalność należności. Z drugiej strony klient nie zapomina o płatnościach, a stonowane przypomnienia korzystnie wpływają na jego doświadczenia związane z marką. Aspekt ten warto rozpatrywać na wielu płaszczyznach oraz z różnych perspektyw.

Podstawowe korzyści automatyzacji obsługi należności to:

• oszczędność czasu poprzez eliminację ręcznego wysyłania przypomnień,
• poprawa płynności finansowej na skutek szybszego otrzymywania płatności,
• redukcja kosztów operacyjnych i pracy manualnej przy obsłudze należności,
• zmniejszenie liczby zaległości i otwieranych procedur windykacyjnych,
• budowanie wizerunku profesjonalnego i godnego zaufania podmiotu,
• poprawa doświadczeń klienta i budowanie z nim trwałej relacji.

Koniecznie sprawdź, jak monitorować płatności i przeprowadzić skuteczną windykację przy pomocy narzędzi udostępnionych przez EasyCall.

3 typy komunikatów w automatyzacji płatności

Automatyzacja przypomnień o płatności dzieli się na trzy podstawowe typy komunikatów, w tym:

1. Pre-dunning – tzw. przypomnienie przedterminowe wysyłane informacyjnie na kilka dni przed zbliżającym się terminem płatności.
2. Przypomnienie w dniu terminu płatności w postaci informacji o mijającym terminie.
3. Post-dunning – wszystkie wiadomości wysyłane po upływie terminu płatności w określonej sekwencji, np. dzień po, 7 dni po, 14 dni po itd., przy czym ton jest bardziej ostry i stanowczy, a nie już tylko informacyjny.

Sprawdzone praktyki w ramach automatyzacji obsługi należności

W ramach automatyzacji wysyłki przypomnień o zbliżających się płatnościach, w tym upływającym terminie faktury, warto stosować się do kilku sprawdzonych praktyk. Wskazują one na potrzebę personalizacji komunikacji, zachowania wysokiej dokładności w zakresie kwot i dat czy też ułatwiania procesu płatności poprzez wysyłkę dedykowanych linków. Poniżej opisano je w kilku zdaniach.

Personalizacja komunikatu

Komunikaty wysyłane w ramach automatyzacji przypomnień powinny być spersonalizowane. Sprawdzoną praktyką jest umieszczanie w nich: danych klienta, numeru faktury, kwoty czy też terminu płatności. Styl i poziom komunikacji dostosowuje się do dotychczasowej historii kontaktów klienta z marką, w czym pomaga pogłębiona analiza gromadzonych danych.

Dobór harmonogramu wysyłki

Każda firma powinna określić najskuteczniejszy dla siebie harmonogram wysyłki komunikatów windykacyjnych. Standardowo po jednym komunikacie wysyła się przed upływem terminu płatności oraz w dniu jego upływu. Później wysyła się cykliczne wiadomości w ramach windykacji polubownej.

Wielokanałowa komunikacja

Zalecanym rozwiązaniem w automatyzacji przypomnień o płatnościach jest wielokanałowa komunikacja. W praktyce oznacza to, że narzędzia warto zintegrować oraz próbować dotrzeć z komunikatem do klienta za pomocą m.in.: wiadomości e-mail, wiadomości SMS, połączenia telefonicznego itd. Co do zasady kanał komunikacji dobiera się do preferencji klienta oraz dotychczasowych doświadczeń, przy czym od zasady tej odstępuje się w przypadku występowania przeterminowanych zaległości.

Skrócenie procesu płatności

W ramach skracania procesu płatności i poprawy doświadczeń klienta, warto przesyłać od razu dedykowany link kierujący do bezpiecznych metod płatności. Zadbaj o to, aby proces ten był dostosowany do potrzeb urządzeń mobilnych. To z nich najczęściej korzystamy. Im mniej korków musi wykonać klient, w tym większa szansa na to, że zrealizuje płatność od ręki po otrzymaniu stosownej informacji.

Strategia dobrana do specyfiki klienta

Każdy klient ma inną specyfikę, dlatego warto postawić na segmentację. Zapisywane dane są niezwykle ważnym zasobem przedsiębiorstwa. Postaraj się podzielić klientów na kilka grup, w tym m.in.: regularnie płacących na czas, okazyjnie spóźniających się z płatnością czy też notorycznie zalegających ze spłatą zobowiązań. Dla każdej z tych grup przygotuj inną strategię działania, uwzględniającą ton komunikacji czy też harmonogram wysyłki wiadomości.

Weryfikacja wyników i udoskonalanie procesu

Zadaniem menedżera jest bieżące monitorowanie całego procesu i śledzenie wyników jego efektywności. Warto też zbierać opinie od klientów oraz konsultantów działu obsługi klienta. W tym procesie również można skorzystać z voicebota. Gromadzone dane pozwalają na regularną analizę skuteczności procesu, a także wskazywanie na obszary wymagające optymalizacji. Regularne udoskonalanie procedury przypominania o płatnościach oraz prowadzenia windykacji przekłada się na wyższą skuteczność firmy w tym obszarze. Warto być na bieżąco z nowinkami technologicznymi i świadomie z nich korzystać.

Inteligentna windykacja – na czym polega?

Inteligentna windykacja to proces polegający na odzyskiwaniu przeterminowanych należności z tytułu faktur czy umów z jednoczesnym wykorzystaniem narzędzi online. Świetnym tego przykładem jest nasz voicebot do windykacji miękkiej. Dzięki niemu można wdrożyć automatyczną windykację wraz z bieżącym monitorowaniem płatności. Podstawowym założeniem jest automatyzacja komunikacji, która ukierunkowana jest na przypominanie o zbliżających się terminach płatności oraz przekroczeniu tych terminów w ramach tzw. windykacji miękkiej. Wszystko po to, aby zmniejszyć ryzyko opóźnień lub konieczności wejścia na drogą sądową i jednocześnie odciążyć pracowników firmy. Wiele z podstawowych i powtarzalnych działań przejmowanych jest przez narzędzia, a zadania pracownika ograniczają się głównie do monitorowania całego procesu.

Proces ten wykorzystuje także szereg innych narzędzi, w tym m.in.:

• SIPP – System Inteligentnej Prezentacji Połączeń,
• Kampanie masowe interaktywnych wiadomości głosowych VMS z IVR,
• Kampanie masowe łączone VMS z SMS,
• Wirtualny agent call center,
• Numeracja zagraniczna,
• Zapowiedzi telefoniczne IVR,
• Callback – widżet do bezpłatnych oddzwonień ze strony WWW.

Tym samym uwzględnia się wiele kanałów kontaktu z dłużnikiem, co zwiększa szansę wierzyciela na odzyskanie pieniędzy. Jednocześnie nie wiąże się to z koniecznością zatrudniania dodatkowych specjalistów od windykacji czy oddelegowania innych zasobów do tych działań, co negatywnie wpływałoby na podstawową działalność operacyjną przedsiębiorstwa. Dowiedz się więcej, jak działa automatyczna windykacja.

Zautomatyzuj przypomnienia o płatnościach z EasyCall

Koniecznie zapoznaj się z naszą ofertą i zautomatyzuj przypomnienia o płatnościach z EasyCall. Od lat wspieramy przedsiębiorców w tym procesie. Na bazie analizy Twoich potrzeb i specyfiki firmy przygotujemy propozycję dedykowanego wdrożenia w ramach systemów automatycznej windykacji. Zwiększy to skuteczność Twojej firmy w odzyskiwaniu pieniędzy, a także zmniejszy skalę zjawiska przeterminowanych płatności. To doskonały wybór zarówno dla firm sprzedających produkty w modelu jednostkowym, jak i subskrypcyjnym.

Świetnym tego przykładem jest nasze wdrożenie dla szkoły EduGO, która borykała się z wysokimi kosztami i zaangażowaniem procesu w windykację. Poznaj historię tego klienta i sprawdź, jak możemy Ci pomóc.