Wdrożenie Voicebota do potwierdzania wizyt placówce medycznej

Co osiagneliśmy?

Aby sprostać rosnącym wymaganiom i usprawnić proces potwierdzania wizyt, Centrum Medyczne zintegrowało usługę Voicebot z ich obecnym systemem zarządzania

Opis klienta

Omega Medical Clinics to ceniona placówka medyczna, znana z dostarczania najwyższej jakości usług medycznych. Znajdując się w sercu dużego miasta, codziennie obsługuje setki pacjentów, co czyni ją jednym z najbardziej ruchliwych centrów medycznych w regionie. Zespół składający się z doświadczonych lekarzy i profesjonalnego personelu jest dedykowany, aby zapewnić najlepszą opiekę i wsparcie dla każdego pacjenta. Z uwagi na rosnący popyt i ciągłe dążenie do doskonałości, placówka stawia na innowacje, które pomogą w dalszym ulepszaniu procesów oraz podniesieniu jakości obsługi pacjentów.

Wyzwanie biznesowe

W odpowiedzi na dynamiczny rozwój i rosnący popyt na usługi, Omega Medical Clinics znacząco zwiększyło liczbę obsługiwanych pacjentów. Jednak wraz z tym wzrostem, placówka napotkała wyzwania związane z procesem potwierdzania wizyt. Tradycyjne, ręczne potwierdzania realizowane przez personel medyczny stawały się źródłem błędów w komunikacji. Częste nieporozumienia prowadziły do sytuacji, kiedy pacjenci nie pojawiali się na umówionych wizytach, (tzw. “no-shows”.). Takie sytuacje generowały nie tylko straty finansowe dla kliniki, ale również komplikowały proces umawiania kolejnych pacjentów. By odpowiedzieć na te wyzwania i zwiększyć efektywność potwierdzania wizyt, Omega Medical Clinics postanowiło zastosować innowacyjne rozwiązanie w postaci usługi Voicebot, która miała automatycznie potwierdzać wizyty oraz przypominać pacjentom o zbliżających się terminach.

Proces rozwoju i nasze rozwiązania

Aby sprostać rosnącym wymaganiom i usprawnić proces potwierdzania wizyt, Centrum Medyczne zintegrowało usługę Voicebot z ich obecnym systemem zarządzania wizytami. Kluczową funkcją była zdolność systemu do automatycznego generowania powiadomień potwierdzających termin wizyty tuż po pierwszym kontakcie z pacjentem. Dzięki temu, zarówno pacjenci, jak i personel medyczny otrzymali narzędzie, które znacznie upraszczało i usprawniało cały proces komunikacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Wartości, które dodaliśmy

Automatyzacja – zmniejszenie ręcznej pracy i błędów z nią związanych, dzięki zastosowaniu Voicebota w procesie potwierdzania wizyt.
Efektywna komunikacja – dzięki zintegrowanym technologiom, komunikacja między placówką a pacjentami stała się bardziej przejrzysta, szybka i skuteczna.
Dbałość o pacjenta – wdrożenie systemu 2-way SMS pozwoliło pacjentom na wygodniejsze zarządzanie swoimi wizytami, podnosząc ich zadowolenie z usług placówki.

Rezultaty po uruchomieniu projektu

Wdrożenie usługi Voicebot do potwierdzania wizyt przyniosło znaczące korzyści dla Omega Medical Clinics:

Optymalizacja procesu potwierdzania wizyt – voicebot, zintegrowany z systemem zarządzania wizytami, pozwolił na automatyzację procesu potwierdzania, co znacząco zmniejszyło liczbę błędów i przeoczeń ze strony personelu. proces osiągnął skuteczność na poziomie 95%.
Zredukowana ilość no-shows – skuteczne powiadomienia i przypomnienia wysyłane przez system znacząco zmniejszyły liczbę pacjentów, którzy nie pojawiali się na wizytach, co miało bezpośredni wpływ na rentowność placówki.
Poprawa komunikacji z pacjentami: Automatyczne przypomnienia o nadchodzących wizytach, a także możliwość dwukierunkowej komunikacji przez SMS, zwiększyły zadowolenie pacjentów i ułatwiły im zarządzanie swoimi wizytami
Zwiększenie przychodów: Dzięki zmniejszeniu liczby no-shows i bardziej efektywnemu zarządzaniu harmonogramem wizyt, Centrum Medyczne zanotowało wzrost liczby zrealizowanych wizyt, co przekładało się na większe przychody.
Zadowolenie pacjentów: Zwiększenie poziomu satysfakcji wśród pacjentów dzięki bardziej efektywnej i nowoczesnej komunikacji.