TOP 12 systemów wirtualnej recepcji

Systemy wirtualnej recepcji to narzędzia, które znacznie upraszczają proces rejestracji w różnego typu organizacjach. Dotyczy to m.in. placówek medycznych czy też hoteli i innych obiektów noclegowych. Jak jednak wybrać najlepszego dostawcę usług? Poznaj nasz subiektywny ranking najlepszych 12. systemów wirtualnej recepcji i sprawdź, który z nich najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Systemy wirtualnej recepcji – co to jest?

W dużym skrócie są to narzędzia działające w oparciu o sztuczną inteligencję, które biorą udział w procesie obsługi klienta czy pacjenta. W przypadku placówek medycznych najczęściej to voiceboty, które przejmują na siebie ciężar elektronicznej rejestracji pacjentów. Hotele również korzystają z voicebotów, jednak są one skonfigurowane pod konkretne potrzeby związane z obsługą zapytań gości, w tym przyjmowaniem rezerwacji. Kategoria tego typu narzędzi jest szeroka, jednak postaraliśmy się wybrać te, które naszym zdaniem zasługują na nieco więcej uwagi.

Kryteria doboru najlepszej wirtualnej recepcji

Na potrzeby naszego zestawienia przyjęliśmy kilka podstawowych kryteriów. Pod uwagę braliśmy przede wszystkim skuteczność narzędzia w codziennej pracy, w tym jakość prowadzonych rozmów, rozumienie języka i rozpoznawanie słów. Ponadto uwzględniliśmy parametry i właściwości technologii oraz oferowane przed dostawcę wsparcie na etapie implementacji, oraz już po sprzedaży. Duży nacisk kładliśmy na:

• moduł rozpoznawania mowy (ASR),
• moduł rozumienia języka (NLU),
• zgodność narzędzia z polskim prawem, w tym z przepisami RODO,
• trafność prowadzenia rozmów i rozumienia intencji w języku polskim,
• potencjał integracji voicebota z zewnętrznymi systemami,
• wsparcie techniczne gwarantowane przez dostawcę,
• działanie machine learningu,
• stosunek jakości do ceny i model rozliczeń,
• i inne.

Na tej podstawie wybraliśmy 12 narzędzi i każdemu z nich poświęciliśmy kilka słów. Zapraszamy do analizy naszych propozycji.

1. EasyCall

Firma EasyCall to jeden z liderów rynku w zakresie dostarczania szytych na miarę voicebotów, które doskonale sprawdzają się jako systemy wirtualnej recepcji. Dotyczy to przede wszystkim narzędzi dla sektora opieki zdrowotnej, które przejmują obsługę pacjenta, w tym proces jego rejestracji na wizytę do specjalisty. Ponadto voiceboty EasyCall z dużą trafnością odpowiadają na zapytania pacjentów i są w stanie udzielać im podstawowych informacji. To wygodne rozwiązanie zarówno dla pacjenta, jak i osoby odpowiadającej za prowadzenie różnego typu placówki medycznej.

Zalety:

• dobre zrozumienie języka polskiego,
• trafne i szybkie kierowanie pacjentów po procesie rejestracji,
• pogłębiona analityka i opcje raportowania,
• łatwość integracji z innymi systemami i narzędziami,
• elastyczność i skalowalność technologii.

Wady:

• trudności z obsługą zagranicznych pacjentów ze względu na ograniczenia językowe,
• zaawansowane wdrożenie, które wymaga posiadania wiedzy,
• wysokie koszty zakupu w przypadku mniejszych placówek medycznych.

2. Apifonica

W kontekście obsługi wirtualnej recepcji w placówce medycznej warto zwrócić również uwagę na narzędzie Apifonica Medical Voicebot. To voicebot dla tego sektora, który obsługuje nawet do 150 języków. W ofercie firmy Apifonica znajdują się także inne voiceboty, które mogą prowadzić proces rejestracji w innych branżach. Model wielojęzycznej obsługi w modelu 24/7 przypadnie do gustu nawet najbardziej wymagających klientów.

Zalety:

• wielojęzyczność (obsługa do 150 języków),
• naturalne prowadzenie rozmów telefonicznych,
• zaplecze w postaci globalnego dostawcy usług i narzędzi.

Wady:

• złożone wdrożenie, które trwa do kilku tygodni,
• wysoki koszt zakupu technologii zwłaszcza dla mniejszych podmiotów,
• mniejsza skuteczność odpowiedzi w przypadku trudnych zgłoszeń.

3. Asseco

Asseco to krajowy potentat w zakresie produkcji specjalistycznych systemów i narzędzi, w tym wirtualnej recepcji AI. Z myślą o sektorze opieki zdrowotnej przygotował on narzędzie Asseco Medical Voicebot. Ten voicebot medyczny dobrze radzi sobie z obsługą rejestracji pacjentów w przychodniach zdrowia. Użytkownicy zwracają uwagę również na intuicyjną obsługę voicebota oraz wysoką skuteczność rozpoznawania mowy.

Zalety:

• wsparcie wielojęzyczne dla przychodni obsługujących zagranicznych pacjentów,
• zaawansowane scenariusze rozmów,
• skalowanie współpracy w oparciu o model chmurowy.

Wady:

• wysokie koszty wdrożenia narzędzia,
• złożona i czasochłonna konfiguracja,
• spadek skuteczności przy niestandardowych zapytaniach.

4. Sovva

Sovva S.A. to polska firma, która z powodzeniem dostarcza na rynek voiceboty do obsługi różnego rodzaju zapytań czy prowadzenia rejestracji. Dotyczy to zwłaszcza sektora medycznego. Narzędzie to wspiera rejestrację pacjenta w placówkach medycznych, w tym aspekt związany z ich odwoływaniem przez pacjentów. Narzędzie od Sovva S.A. jest proste w obsłudze i czytelne, dzięki czemu radzą sobie z nim nawet osoby mniej zaawansowane technologicznie. W kontekście placówki medycznej warto zwrócić na nie uwagę.

Zalety:

• rozwinięta i skuteczna technologia NLP,
• personalizacja obsługi pacjentów placówki medycznej,
• proste wdrożenie i elastyczna rozbudowa możliwości narzędzia.

Wady:

• brak empatii wobec pacjentów i poczucie sztuczności w rozmowie,
• dodatkowe opłaty związane z uruchamianiem zaawansowanych funkcji,
• scenariusze wymagają precyzyjnego dopracowania, co przekłada się na wydłużenie czasu wdrożenia.

5. Infermedica

Infermedica to polska platforma AI, która przeznaczona jest do podstawowej obsługi pacjentów. Sprawdza się nie tylko w procesie rejestracji, ale również w ramach wywiadu medycznego. Usprawnia to pracę medyków. Ponadto narzędzie jest w stanie odpowiadać na podstawowe zapytania i kierować pacjenta.

Zalety:

• wysoka skuteczność obsługi pacjentów,
• odciążenie w codziennej pracy pracowników rejestracji medycznej,
• wielojęzyczność narzędzia.

Wady:

• zaawansowane i trudne wdrożenie pod względem technicznym,
• wysoki koszt licencji do obsługi narzędzi,
• trudności w rozpoznawaniu złożonych zapytań pacjentów.

6. Proassist

Narzędzie Proassist to chmurowy system medyczny, który przeznaczony jest do obsługi pacjentów. Dobrze sprawdza się m.in. w procesie rejestracji pacjentów na wizyty lekarskie. Może działać w modelu 24/7. Ponadto Proassist oferuje funkcję chatSMS, dostęp do dokumentacji medycznej oraz modułu raportów i statystyk. Za pomocą jednego kliknięcia pacjent może sprawdzić 100 najbliższych wolnych terminów i wybrać ten dla siebie odpowiedni.

Zalety:

• szeroki zakres usług oferowanych przez Proassist,
• pomoc techniczna w procesie wdrożenia, migracji danych itd.,
• dostępność do rejestracji pacjentów w modelu 24/7.

Wady:

• brak pełnej automatyzacji AI, ponieważ system opiera się na mniejszych modelach językowych,
• trudności z obsługą zaawansowanych zapytań i nietypowych przypadków,
• złożoność poszczególnych funkcji, których przyswojenie wymaga czasu i dodatkowego zaangażowania.

7. Feebi

Feebi AI Chatbot to bot pisany, który wspiera codzienną pracę recepcji w hotelach i innych obiektach noclegowych, a także w restauracjach. Swoje działanie opiera na sztucznej inteligencji. Z powodzeniem może przejąć obszar rezerwacji noclegów czy też stolików. Do tego odpowiada na podstawowe pytania klientów. Działa w modelu 24/7, co zwiększa jego skuteczność i ogranicza koszty po stronie właściciela obiektu. Ten może zredukować ilość osób zatrudnionych w godzinach nocnych, a także obsługuje potencjalnych klientów restauracji poza godzinami jej pracy.

Zalety:

• szybkie i łatwe wdrożenie,
• obsługa wielu kanałów komunikacji,
• automatyzacja podstawowych procesów na recepcji.

Wady:

• brak pełnej personalizacji,
• trudności z zaawansowanymi integracjami z innymi narzędziami,
• ograniczone zrozumienie języka polskiego (lepiej radzi sobie z angielskim).

8. Ironteam

Firma Ironteam przygotowała narzędzie dedykowane sektorowi medycznemu. Ten voicebot umiejętnie wspiera rejestrację telefoniczną pacjentów. Jednocześnie zachowuje skuteczność oraz minimalizuje zaangażowanie człowieka w cały proces. Wykorzystywany jest w obsłudze pacjenta, odwoływaniu wizyt oraz odpowiadaniu na FAQ, czyli najczęściej zadawane pytania.

Zalety:

• zmniejszenie kosztów obsługi pacjentów w placówce medycznej,
• szeroki wybór funkcjonalności narzędzia,
• kompleksowe wsparcie techniczne ekspertów Ironteam.

Wady:

• pracochłonna konfiguracja wymagająca posiadania specjalistycznej wiedzy,
• brak wypracowanej renomy na rynku, co zniechęca potencjalnych klientów,
• trudności z odpowiadaniem na zaawansowane zapytania.

9. Welyo

Wśród rekomendowanych systemów do wirtualnej recepcji znajduje się również voicebot Welyo. To narzędzie, które doskonale sprawdza się w przychodniach. Wdrażane jest w celu automatyzacji rejestracji pacjentów. Oprócz tego narzędzie jest w stanie przejąć na siebie znaczną część obsługi związanej z weryfikacją danych pacjentów czy też odpowiadaniem na podstawowe pytania.

Zalety:

• możliwość personalizacji komunikacji z pacjentem,
• prosta integracja z kalendarzami lekarzy,
• automatyczne przypomnienia o wizytach i szereg dodatkowych funkcji.

Wady:

• narzędzie znajduje się w fazie rozbudowy, więc mogą pojawiać się w nim błędy,
• moduł NLP pozostawiający wiele do życzenia,
• potrzeba specjalistycznej wiedzy przy integracji z zewnętrznymi narzędziami.

10. HiJiffy

HiJiffy to narzędzie dedykowane hotelom i innym obiektom noclegowym. Dostępne jest w postaci voicebota AI oraz chatbota. Podstawowe jego funkcje to: rezerwacja noclegu poprzez chat lub rozmowę telefoniczną, a także odpowiadanie na podstawowe pytania związane z dostępnością miejsc czy polecanymi atrakcjami w okolicy. System działa a modelu 24/7 i obsługuje wiele języków. Do tego integruje się z narzędziami typu CRM i PMS.

Zalety:

• rozbudowane funkcje dostosowane do branży hotelarskiej,
• obsługa wielu języków pod kątem obiektów o międzynarodowej klienteli,
• możliwość integracji z narzędziami typu PMS czy CRM.

Wady:

• wysokie koszty zakupu i wdrożenia narzędzia,
• potrzeba specjalistycznego przeszkolenia personelu,
• ograniczenia związane ze zrozumieniem języka polskiego.

11. Convious

Convious to narzędzie AI dedykowane obiektom turystycznym, w tym hotelom i parkom rozrywki. Dobrze sprawdza się jako system wirtualnej recepcji. Jest w stanie obsługiwać zapytania klientów, a także personalizować dla nich oferty. Do dyspozycji gości jest chatbot AI. Narzędzie Convious skupia się przede wszystkim na zwiększaniu przychodów firmy oraz poprawie doświadczenia klienta w kontakcie z nią.

Zalety:

• automatyzacja dostosowania cen biletów i pakietów do popytu,
• sprzedaż usług turystycznych bez kosztów pośredników,
• obsługa wielu zapytań w tym samym czasie i wielu kanałów.

Wady:

• ograniczenia w kontekście wirtualnej recepcji w hotelach,
• dobudowanie dodatkowych funkcji hotelowych wymaga integracji z zewnętrznymi systemami,
• wysoka cena wdrożenia i obsługi narzędzia.

12. Asksuite

Asksuite to wielojęzyczny chatbot AI przeznaczony dla branży hotelarskiej. Jego podstawowe funkcje to m.in.: sprzedaż pokoi hotelowych, obsługa rezerwacji oraz odpowiadanie na najczęściej zadawane pytania. Narzędzie z powodzeniem obsłuży wiele kanałów komunikacji, w tym różne media społecznościowe, co dobrze sprawdza się w formie systemu wirtualnej recepcji.

Zalety:

• wielokanałowa obsługa gości (model omnichannel),
• wielojęzyczność narzędzia, w tym dobre tłumaczenie języka polskiego,
• automatyzacja rezerwacji oraz odpowiedzi na zapytania gości hotelowych.

Wady:

• wysoka cena wdrożenia narzędzia, zwłaszcza dla mniejszych obiektów,
• brak możliwości kompletnej obsługi procesu check-in/out,
• ograniczenia związane z personalizacją interfejsu pod potrzeby pracowników recepcji.

Na jaki system wirtualnej recepcji postawić?

Tak naprawdę nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, jaka jest najlepsza wirtualna recepcja. W tym zestawieniu w kilku słowach opisaliśmy 12 wybranych narzędzi przeznaczonych dla różnych sektorów i spełniających różne zadania. Za każdym razem technologię tego typu dobiera się pod konkretną specyfiką branży i potrzeby, jakie ma firma. W przypadku wątpliwości warto skontaktować się z ekspertem. Voiceboty i chatboty dobrze wspierają pracę recepcji w hotelu czy w przychodni, jednak na ten moment nie są w stanie w stu procentach zastąpić człowieka. W związku z tym wymagany jest nadzór nad tymi narzędziami. Zależy Ci na dobrej jakości i skutecznym rozwiązaniu AI? Kieruj się sugestiami z naszego rankingu.