Przykłady zastosowania wirtualnej centrali VoIP

Wirtualna centrala VoIP (z ang. Voice over Internet Protocol) umożliwia realizację połączeń głosowych za pośrednictwem Internetu (z tego powodu jest często nazywana telefonią internetową). Wdrożenie VoIP zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i niewielkich firmach jest szybkie i bezproblemowe, ponieważ wykorzystuje istniejącą infrastrukturę internetową. Do czego stosuje się wirtualną centralę? W jakich przypadkach to rozwiązanie okazuje się szczególnie przydatne?

Wirtualna centrala VoIP – podstawowe informacje

Rozbudowane funkcjonalności VoIP umożliwiają dokładne dopasowanie sposobu działania wirtualnej centrali do konkretnej firmy. Najczęściej wykorzystywane możliwości to zapowiedzi głosowe, przekierowania, a także kolejkowanie połączeń. Ponadto za pośrednictwem wirtualnej centrali można wysyłać powiadomienia w formie wiadomości SMS lub e-mail nie tylko do pracowników, ale również do klientów. Kolejną zaletą jest niezwykle prosta, szybka i przede wszystkim intuicyjna konfiguracja. W codziennym użytkowaniu oznacza to możliwość precyzyjnego ustalenia schematu połączeń. W jaki sposób się to odbywa? Oczywiście przy wykorzystaniu prostego w obsłudze panelu zarządzania, który pozwala na praktycznie dowolną modyfikację ścieżek. Wszystkie zmiany są wdrażane natychmiastowo dzięki czemu edycja schematu wynikająca np. ze zwiększania obciążenia infrastruktury telefonicznej może być dokonana o każdej porze dnia i nocy.

Wirtualna centrala VoIP – przykłady wykorzystania

Osoby dzwoniące na infolinię firmową oczekują, że ich sprawa zostanie szybko, profesjonalnie i kompleksowo załatwiona. W tym celu stworzenie prostej i jednocześnie skutecznej ścieżki jest kluczowym elementem do wzrostu satysfakcji z obsługi. Wirtualna centrala umożliwia dodanie zapowiedzi głosowej, której celem może być wybranie tematu rozmowy. Osoba dzwoniąca za pośrednictwem klawiatury numerycznej decyduje np. z jakim specjalistą chce się połączyć. Takie rozwiązanie ogranicza do minimum liczbę przekierowań połączeń do innej osoby z infolinii. Z jednej strony dzwoniący nie traci czasu na czekanie na rozmowę z odpowiednim specjalistą, natomiast z drugiej infrastruktura telefoniczna nie jest dodatkowo obciążana. Jak widać, wirtualna centrala zapewnia korzyści dla obu stron.

W jakich jeszcze sytuacjach sprawdzi się centrala telefoniczna VoIP?

Warto również wiedzieć, że panel zarządzający wirtualną centralą umożliwia stworzenie tak zwanego drzewa. Oznacza to, że wszystkie połączenia telefoniczne (z numeru podstawowego) będą kierowane do zapowiedzi głosowej. Następnie przekierowanie połączenia następuje do dostępnego agenta. Takie rozwiązanie eliminuje konieczność wybrania tematu rozmowy poprzez wybranie konkretnej cyfry z klawiatury numerycznej. Przykładowe zastosowanie takiego sposobu zarządzania połączeniami przychodzącymi jest polecane m.in. dla infolinii sprzedażowych. Ponadto stosuje się je w przypadku infolinii, których pracownicy przyjmują różnego rodzaju zgłoszenia.

Wirtualna centrala VoIP w placówce medycznej

Kolejnymi zastosowaniami wirtualnych central telefonicznych są placówki medyczne. Obiekty tego typu często zmagają się z dużym obciążeniem infrastruktury telefonicznej. Taki stan rzeczy może mieć różne przyczyny. Najczęstszą z nich jest kierowanie wszystkich połączeń przychodzących na jeden numer telefonu. Wirtualna centrala telefoniczna umożliwia podział dzwoniących np. na osoby, które chcą się zarejestrować, odebrać wyniki, odwołać wizytę lub połączyć się ze specjalistą. Odpowiednia konfiguracja wirtualnej centrali telefonicznej umożliwia rozproszenie nawet dużej liczby połączeń przychodzących dzięki czemu czas oczekiwania na połączenie np. z osobą rejestrującą jest znacząco skrócony.

Co jeszcze warto wiedzieć o wirtualnej centrali?

Centra VoIP umożliwia również kolejkowanie połączeń. W praktyce oznacza to, że osoby dzwoniące na zajęty numer telefonu nie słyszą nieprzyjemnego sygnału zajętości. W zamian za to są np. witane i proszone o cierpliwe oczekiwanie na połączenie z konsultantem. Kolejną funkcjonalnością jest automatyczne oddzwanianie. Ta opcja sprawia, że każdy klient może liczyć na kontakt z firmą. Dodatkowo możliwość integracji z systemami CRM (z ang. customer relationship management) zapewnia, że wybrane procesy mogą zostać częściowo, a nawet w całości zautomatyzowane. W codziennej pracy oznacza to zmniejszenie obciążenia infrastruktury telefonicznej poprzez zautomatyzowanie nie tylko prostych, ale również bardziej złożonych problemów, z którymi najczęściej dzwonią klienci. Z punktu widzenia osoby dzwoniącej, całodobowy dostęp do infolinii jest niezwykle wygodny. 

Wirtualna centrala VoIP pozwala również na dodanie zagranicznego numeru telefonu. Takie rozwiązanie jest szczególnie polecane firmom, które są w trakcie lub planują ekspansję rynków zagranicznych. Zagraniczny numer telefonu w wirtualnej centrali VoIP to znaczne oszczędności, a także możliwość centralizacji przedsiębiorstw z oddziałami rozsianymi po całym globie. Wszystkie połączenia przychodzące mogą być kierowane wyłącznie do centrali, co w praktyce przekłada się większą wydajność i efektywność pracy.