Telekonferencja

Jednym z najlepszych sposobów komunikacji dla większej ilości osób jest Telekonferencja. Takie narzędzie staje się bardzo przydatne w przypadku, gdy uczestnicy nie znajdują się w tym samym miejscu, a chcą omówić ważne kwestie dotyczące projektu lub zlecenia. Taka potrzeba może pojawić się również w przypadku wyjazdu służbowego lub konieczności synchronizacji pracy kilku oddziałów przedsiębiorstwa rozsianych po całym kraju. Zdarza się też, że nasi współpracownicy lub kontrahenci znajdują się w innych strefach czasowych – wtedy grupowe połączenie konferencji telefonicznej będzie najlepszym rozwiązaniem.

Przygotuj się.

Każdy z uczestników powinien odpowiednio się przygotować do udziału w konferencji telefonicznej.

Jeśli będziemy rozmawiać za pomocą naszego smartfona, warto go naładować. Doskonale wiemy jak zwykłe spotkania potrafią się przedłużyć. Telekonferencje również mogą wyjść poza ustalone ramy czasowe. Warto też zaopatrzyć się w zestaw słuchawkowy, który uwolni nasze ręce. Pozwoli to na swobodne robienie notatek i przeglądanie dokumentów.

Drugą istotną kwestią będzie organizacja odpowiedniego miejsca. Ruchliwa ulica, czy głośna kawiarnia nie będzie najlepszym pomysłem. Warto znaleźć (o ile to możliwe) wydzielone pomieszczenie, czy pokój hotelowy, gdzie komfort pozwoli nam rozmawiać w zaufanym gronie o wszystkich istotnych aspektach dotyczących firmy.

Ostatnia, ale równie ważna rzecz, to nawodnienie. Pamiętajmy, aby mieć coś przy sobie chociażby kubek z wodą. Przy dłuższych rozmowach możemy poczuć suchość w gardle i warto je wtedy zwilżyć.

Pobierz darmowy e-book od easyCALL "Poznaj narzędzia do pracy zdalnej"

Organizacja telekonferencji w easyCALL.pl

Aby utworzyć telekonferencje, należy wykonać połączenie na numer 221 221 221. Po usłyszeniu komunikatu, wybierz 3 i podaj dwukrotnie czterocyfrowy PIN. Pokój zostanie utworzony, zostanie podany jego numer, który warto zapisać. Gdy tworzymy telekonferencje z numeru komórkowego, otrzymamy też wiadomość SMS, w treści której będą wszystkie niezbędne informacje, aby móc dołączyć do utworzonego pokoju (numer 221221221, numer pokoju oraz numer PIN). SMS ma więc formę zaproszenia i możemy go rozesłać do pozostałych uczestników naszej grupowej rozmowy. Do wiadomości warto też dołączyć datę oraz godzinę rozpoczęcia telekonferencji, aby każdy dołączył do niej w odpowiednim czasie.

Aby dołączyć do pokoju również wybieramy numer 221 221 221 i wybieramy tonowo cyfrę 2. Wprowadzamy numer pokoju oraz numer PIN i czekamy na pozostałych uczestników. Będąc inicjatorem rozmowy grupowej, powinniśmy zadbać o przedstawienie wszystkich połączonych osób, nakreślenie tematu i planu telekonferencji. Warto określić czas przydzielony każdemu z uczestników i trzymać się wyznaczonej kolejności, aby cała rozmowa przebiegała sprawnie. Natomiast przy luźniejszych dyskusjach weryfikujemy, czy każdy miał możliwość wypowiedzenia się na dany temat.

Konferencja w easyCALL założona na wskazanym numerze jest całkowicie bezpłatna (poza kosztem połączenia na numer stacjonarny, zgodnie z taryfikacją naszego operatora).

Indywidualny numer do Telekonferencji

easyCALL.pl umożliwia korzystanie z indywidualnego numeru do rozmów grupowych. Dzięki personalizacji usługi możemy definiować wiele aspektów technicznych, dotyczących tworzenia i prowadzenia pokojów na naszym numerze.

Po pierwsze, sam numer. W ramach indywidualnej usługi możemy wybrać numer, na którym będą prowadzone nasze rozmowy. Jeśli mamy dużo kontrahentów lub współpracowników z danego kraju, możemy wykupić numer zagraniczny z ich strefy numeracyjnej, co ułatwi im kontakt i znacząco obniży koszty połączenia.

Po drugie, zapowiedzi. Możemy przygotować własny tekst zapowiedzi i komunikatów odtwarzanych przy tworzeniu i dołączaniu do pokoi. Jak w przykładzie powyżej, mogą to być komunikaty w obcym języku, co ułatwi obsługę osobom z zagranicy.

Po trzecie, nagrywanie. Dla każdego pokoju możliwe jest włączenie nagrywania rozmowy, co pozwoli nam ją zarchiwizować i odsłuchać w późniejszym czasie. Jest to bardzo przydatne, w przypadku gdy nie wszystkie zaproszone osoby miały możliwość wzięcia w niej udziału lub musieli zrezygnować w trakcie w wyniku nieprzewidzianych okoliczności. Dzięki nagraniu mogą dowiedzieć się jakie tematy były poruszane i co zostało ustalone. Bardzo ważne jest jednak, abyśmy poinformowali wszystkich uczestników przed dołączeniem do rozmowy, że będzie ona nagrywana. Jest to niezbędny wymóg prawny i nie możemy go pominąć, każdy z rozmówców musi być tego świadomy.

Serdecznie zapraszam do skorzystania z naszej bezpłatnej usługi Telekonferencji pod numerem 221 221 221 już dzisiaj i wypróbowania możliwości tworzenia i przeprowadzania telekonferencji!

Wypełnij poniższy formularz aby uzyskać więcej informacji o usługach easyCALL.pl

Twoje imię i nazwisko
Numer telefonu
This site is protected by reCAPTCHA and the Google
Privacy Policy and
Terms of Service apply.