Jak wykorzystać voicebota w placówkach medycznych?

Zastosowanie voicebotów w placówkach medycznych to sposób na automatyzację wielu procesów. Dzięki nowoczesnym technologiom możliwe jest m.in. usprawnienie działania przychodni w zakresie rejestracji pacjentów oraz odwoływania wizyt, a także badanie satysfakcji klientów i jakości świadczonych usług. Takie oprogramowanie medyczne jest niezwykle wszechstronne i co najważniejsze nie wymaga stałego nadzoru. Wykorzystuje się je do obsługiwania komunikacji, która najczęściej została zainicjowana przez konkretną osobę, chcącą skontaktować się z przychodnią. Voiceboty są w stanie wykonywać różne zadania, w tym obsługiwać połączenia przychodzące, inicjować połączenia wychodzące, rozpowszechniać informacje oraz odpowiadać na pytania. W efekcie opisywane narzędzie w ogromnym stopniu odciąża personel, który może poświęcić się bardziej twórczym i angażującym zadaniom. Czym jeszcze wyróżnia się takie oprogramowanie medyczne dla przychodni i w jaki sposób można je wykorzystać?

Voicebot medyczny – najważniejsze informacje

Należy zaznaczyć, że tego typu oprogramowanie dla przychodni jest bardziej elastyczne i wygodne w porównaniu do typowych systemów IVR, które wymagają od pacjenta wysłuchania długiej listy opcji do wyboru lub naciskania na przyciski, aby uzyskać określoną odpowiedź. Takie systemy zapewniają wyłącznie możliwość prostych interakcji, podczas gdy voicebot medyczny oferuje dużo więcej. Nowoczesne rozwiązania bazują na sieciach neuronowych przetwarzania języka naturalnego. Z tego względu voicebot potrzebuje “odpowiedniego szkolenia”, co przełoży się na lepsze funkcjonowanie i rozumienie mowy. W praktyce, jest w stanie zrozumieć nawet slang, a możliwości jego rozwoju są nieograniczone.

Oprogramowanie medyczne dla przychodni wyróżnia się autonomicznym działaniem. Oznacza to, że voicebot działa przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przy czym liczba połączeń nie ma znaczenia. Pod tym względem działanie technologii przekracza ludzkie możliwości. Przychodnie, w których zaimplementowano takie rozwiązania, nie muszą martwić się problemami kadrowymi. Sztuczna inteligencja dopasowuje się do wielu sytuacji, nieustannie się ucząc. Asystenci głosowi wykorzystują algorytmy uczenia maszynowego oraz AI, co pozwala na automatyczne rozpoznawanie mowy, intencji, słów kluczowych oraz na konwersację.

Oprogramowanie dla przychodni – w jaki sposób można je wykorzystać?

Jednym z problemów, z którym zmagają się przychodnie jest duża liczba połączeń przychodzących. W efekcie pracownicy recepcji nie są w stanie odebrać wszystkich telefonów. To z kolei przekłada się na spadek zadowolenia pacjentów, którzy muszą oczekiwać w długiej kolejce i nie są w stanie np. umówić wizyty do specjalisty lub odwołać spotkania. Voicebot medyczny to skuteczne rozwiązanie, dzięki któremu przychodnia może wyeliminować problem zatorów oraz konieczność długiego oczekiwania na odpowiedź. Jest to ogromne ułatwienie dla personelu, który niejednokrotnie nie jest w stanie odpowiadać na pytania, zwłaszcza w szczytowych okresach, związanych np. ze zwiększonym zachorowaniem. Po odpowiednim skonfigurowaniu voicebota, jest on w stanie obsługiwać bardzo dużą liczbę zapytań, zachowując wysokie standardy obsługi.

Oprogramowanie medyczne dla przychodni, czyli sposób na szybką rejestrację i odwoływanie wizyt

Chęć umówienia wizyty to najczęstszy powód dużej liczby zapytań zarówno telefonicznych, jak i mailowych. To zjawisko jest szczególnie widoczne w placówkach, w których pracuje duża liczba specjalistów. Pacjenci chcący zarejestrować się do kilku, kilkunastu, a czasami nawet kilkudziesięciu lekarzy są zmuszeni do czekania w długiej kolejce. Zajęte kanały komunikacyjne są poważnym problemem, który w negatywny sposób wpływa na zadowolenie klientów. Oprogramowanie medyczne to skuteczny sposób na automatyzację procesów.

Pacjenci dzwoniący do przychodni, w których wdrożono takie rozwiązania, są witani przez voicebota. Sposób prowadzenia rozmowy jest dopasowywany indywidualnie, w zależności od tego, jakie są potrzeby klienta. W efekcie może on wybrać temat rozmowy poprzez komendę głosową lub przyciski na klawiaturze. W ten sposób można np. umówić wizytę do konkretnego lekarza. Kolejną opcją jest odwołanie wizyty. Implementując oprogramowanie dla przychodni można poradzić sobie z kolejnym palącym problemem, jakim jest absencja pacjentów na wcześniej umówionych wizytach. Ma on bezpośredni związek z wyżej opisanym problemem, jakim są zajęte kanały komunikacyjne. W efekcie pacjenci nie są w stanie poinformować placówki o tym, że nie zjawią się na spotkaniu. Voicebot medyczny jest w stanie wyeliminować to zjawisko. Asystent głosowy pozwala także na samodzielną zmianę terminu wizyty. Cały proces jest prosty, szybki i komfortowy.

Łatwy dostęp do wyników badań – kolejne zastosowanie voicebota

Odbiór wyników badań zazwyczaj wymaga osobistej wizyty w przychodni lub kontaktu telefonicznego, który wiąże się z koniecznością długiego oczekiwania na linii. Oprogramowanie medyczne dla przychodni to sposób na uproszczenie całego procesu. Nowoczesne technologie pozwalają pacjentom na samodzielne uzyskanie dostępu do informacji o ich stanie zdrowia. Co najważniejsze, nie wymaga to zaangażowania personelu. Voicebot najpierw zweryfikuje pacjenta, a następnie przekaże mu informacje o wynikach badań.

Kolejną możliwością wykorzystania oprogramowania jest przeprowadzanie wywiadu z pacjentem. Cały proces jest zautomatyzowany. Do tej pory to zadanie należało do pracowników przychodni, którzy musieli osobiście kontaktować się z klientem. Obecnie voicebot może przeprowadzać zarówno wywiad wstępny, jak i kwalifikujący, konieczny np. do wykonania określonego zabiegu. W tej kwestii oprogramowanie może w 100% zastąpić człowieka. Jest to spore ułatwienie dla personelu, zwłaszcza gdy pojawia się konieczność przeprowadzenia dużej liczby wywiadów.

Badanie zadowolenia pacjentów

Badania satysfakcji klientów ma istotny wpływ na funkcjonowanie placówki medycznej. Uzyskane informacje są niezwykle wartościowe i przekładają się zarówno na dobro pacjentów, jak i konkurencyjność przychodni. W celu uzyskania feedback’u również warto wykorzystać oprogramowanie medyczne. Pozwala ono bowiem na w pełni automatyczne przeprowadzenie badania satysfakcji pacjentów. Może ono dotyczyć różnych kwestii zarówno podejścia personelu, jakości usług oraz funkcjonowania samej placówki. Dążenie do nieustannej poprawy jakości w każdym obszarze działania to jedno z kluczowych zadań kadry zarządzającej. Wykorzystując oprogramowanie dla przychodni możliwe jest także zgłaszanie uwag oraz sugestii. Ponadto pacjenci mogą nagrywać krótkie wypowiedzi. To szybki i wygodny sposób na podzielenie się swoją opinią. 

Połączenia wychodzące, czyli inicjowanie rozmów przez voicebota medycznego

Możliwość automatycznego wykonywania połączeń wychodzących to kolejna funkcja voicebota. Przydaje się ona w różnych sytuacjach, w tym zwłaszcza w przypadku nieplanowanej nieobecności lekarza. Do tej pory to pracownicy recepcji musieli kontaktować się z pacjentami osobiście. Zaimplementowanie nowoczesnego oprogramowania sprawia, że personel zostanie odciążony również w tym aspekcie. Voicebot jest w stanie poinformować każdego pacjenta o absencji specjalisty. Co najważniejsze, istnieje opcja przełożenia terminu lub jej odwołania. Dzięki wdrożeniu oprogramowania, o nieobecności lekarza dowie się każda osoba, która odbierze połączenie. Voicebot może skontaktować się nawet z dużą liczbą pacjentów. Opcja wykonywania połączeń wychodzących przez sztuczną inteligencję to ogromna oszczędność czasu dla pracowników.

Dlaczego warto zaimplementować oprogramowanie dla przychodni?

Oprogramowanie medyczne dla przychodni to rozwiązanie, dzięki któremu można w ogromnym stopniu odciążyć personel medyczny. Dzięki sztucznej inteligencji pracownicy nie muszą już wykonywać powtarzalnych czynności, które zajmowały dużo czasu. Odpowiednio skonfigurowany voicebot jest w stanie wykonywać nie tylko proste, ale również bardziej skomplikowane zadania. W efekcie personel może skupić się na ważnych sprawach, co podnosi wydajność placówki oraz jej efektywność. Kolejną korzyścią jest poprawa zadowolenia pacjentów. Wynika to nie tylko z mniejszej liczby pomyłek, ale również możliwości szybkiego skontaktowania się z przychodnią i załatwienia swojej sprawy.

Oprogramowanie dla przychodni to również sposób na rozwój placówki, która może jednocześnie obsługiwać większą liczbę pacjentów, bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób. Voicebot to proste w obsłudze narzędzie, dzięki któremu nawet w szczytowych okresach można liczyć na sprawną obsługę. Dodatkowo możliwy jest stały monitoring połączeń przychodzących, a tym samym przeprowadzenie analizy. Ta z kolei stanie się bazą do dalszych usprawnień funkcjonowania placówki. Na podstawie zebranych danych można także tworzyć nowe czynności obsługowe. Automatyzacja procesów to sposób na poprawę konkurencyjności oraz zwiększenie zadowolenia pacjentów.