Integracja SIP Trunking z wirtualną centralą: korzyści i wyzwania

Od wielu lat w biznesie coraz chętniej stosuje się usługę SIP Trunk. Stanowi ona atrakcyjną alternatywę dla tradycyjnej analogowej i cyfrowej. Pozwala to na zoptymalizowanie kosztów prowadzenia połączeń telefonicznych oraz ułatwia skalowanie działów obsługi klienta czy też sprzedaży. Możliwa jest integracja SIP Trunk z wirtualną centralą. W tym artykule nasi eksperci skupią się na tym, z jakimi korzyściami i wyzwaniami się to wiąże.

Czym są SIP Trunking i wirtualna centrala?

Na początku w kilku zdaniach odpowiedzmy co to jest SIP Trunk oraz wirtualna centrala. Usługa SIP Trunk to rozwiązanie, które wykorzystywane jest w celu zwiększenia funkcjonalności oferowanej przez operatora sieci VoIP lub cyfrowych łączy ISDN. W tym przypadku podczas połączeń wykorzystuje się protokół SIP (Session Initiation Protocol). Technologia ta ma zastosowanie u przedsiębiorców, którzy na co dzień korzystają z własnej centrali telekomunikacyjnej lub systemu PBX. W dużym skrócie SIP Trunk polega na wielokanałowej transmisji głosu za pomocą Internetu. Dzięki temu możliwe jest jednoczesne prowadzenie większej liczby połączeń. Sprawdza się to m.in. w przypadku działów call  i contact center lub sprzedaży telefonicznej. 

Wirtualna centrala to z kolei narzędzie, dzięki którym możliwe jest m.in.:

• przekierowywanie połączeń;
• kolejkowanie połączeń;
• przygotowywanie zapowiedzi głosowych IVR;
• odbieranie faksów bez konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt.

Wpływa to korzystnie na skalowalność biznesu oraz zwiększa jego potencjał ekonomiczny. W dużym skrócie wirtualna centrala telefoniczna to rozwiązanie, dzięki którym można obsługiwać większą liczbę numerów i połączeń telefonicznych bez konieczności rozbudowywania infrastruktury komunikacyjnej, w tym zakupu dodatkowych pakietów u operatora czy też telefonów i urządzeń pomocniczych.

Podstawowe korzyści i wyzwania związane z integracją SIP Trunk z wirtualną centralą telefoniczną 

Bez dwóch zdań wdrożenie SIP Trunk może przynieść wiele korzyści firmie. Integracja systemu z wirtualną centralą telefoniczną jest kolejnym krokiem, który wykonuje się w celu skalowania i zwiększenia efektywności procesów biznesowych ukierunkowanych na obsługę klientów czy też pozyskiwanie nowych odbiorców. Poniżej w kilku zdaniach opisaliśmy kluczowe korzyści i wyzwania wiązane z tego typu integracją. 

Optymalizacja kosztów 

Jednym z głównych determinantów przedsiębiorców jest optymalizacja kosztów związanych z prowadzeniem firmy. Konfiguracja usług SIP Trunk oraz wirtualnej centrali w tym pomaga. Można bowiem zredukować koszty związane z zakupem i utrzymaniem sprzętu, w tym tradycyjnego PBX. W ramach takiej integracji można wybrać elastyczny model rozliczeń u operatora, a także zoptymalizować koszty prowadzenia połączeń telefonicznych i utrzymania telefonii. Doskonale sprawdza się to w przypadku działów call center, sprzedaży oraz innych jednostek wewnątrz organizacji, w których wykonuje się dużą liczbę połączeń każdego dnia. W skali roku daje to spore oszczędności, co poprawia efektywność biznesowa przedsiębiorstwa i zwiększa jego rentowność. 

Zwiększona mobilność pracowników 

Połączenie funkcjonalności SIP Trunk i wirtualnej centrali pomaga także w zwiększeniu mobilności pracowników. Narzędzia te umożliwiają wykonywanie obowiązków służbowych, w tym prowadzenie połączeń telefonicznych, z dowolnego miejsca z dostępem do dobrego łącza internetowego. Przydaje się to w przypadku firm umożliwiających swoim pracownikom pracę zdalną, w tym poza granicami naszego kraju. Pod tym względem integracja SIP Trunking z wirtualną centralą dobrze sprawdza się w przypadku pracy zdalnej i tzw. zespołów rozproszonych. Wiąże się z tym jednak pewne wyzwanie. Dotyczy ono wdrożenia środków kontroli efektywności pracowników wykonujących obowiązki poza stacjonarnym biurem (np. w domu, na wyjeździe, podczas workation). 

Skalowalność

Połączenie tych dwóch usług ułatwia skalowanie biznesu. Jest on bardziej elastyczny w zakresie zwiększania liczby konsultantów czy też ich redukcji. Jednocześnie nie wiąże się to każdorazowo z potrzebą zakupu dodatkowego sprzętu, a następnie jego utrzymywania. Dodawanie i redukowanie liczby kanałów jest wygodne i można na bieżąco dostosowywać je do realnych potrzeb przedsiębiorstwa. Przydaje się to m.in. w przypadku spowolnienia gospodarczego czy też biznesów o wyraźnej sezonowości.

Nasi klienci zwracają jeszcze uwagę na takie korzyści, jak m.in.: uproszczona i scentralizowana administracja, zwiększona elastyczność pod względem narzędzi i funkcji komunikacyjnych czy też możliwość połączenia konfiguracji z systemem CRM i innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie.

Stabilne łącze internetowe i inne wyzwania

Decydujesz się na taką integrację? Jedną z kwestii do zabezpieczenia będzie dla Ciebie zapewnienie wysokiej jakości i stabilnego połączenia internetowego. To od niego w dużej mierze zależy niezawodność połączeń. Ponadto Twoja infrastruktura będzie narażona na potencjalne ataki, nagrywanie rozmów czy też podsłuchiwanie. W związku z tym konieczne jest zadbanie o zwiększenie środków bezpieczeństwa. Pewnym wyzwaniem może być dostosowanie prowadzonej działalności do obowiązujących przepisów, w tym przede wszystkim tych dotyczących RODO i przechowywania danych. Wyzwanie to dotyczy jednak każdego modelu prowadzenia połączeń telefonicznych w ramach obsługi klienta.

Chcesz wiedzieć więcej o możliwej integracji SIP Trunking z wirtualną centralą? Skontaktuj się z naszym ekspertem. Ten wskaże Ci na korzyści z tym związane oraz oceni potencjał zastosowania tej konfiguracji w Twoim biznesie. Zapraszamy do kontaktu.