Czy rejestracja lubi pracować z Voicebotem?

Poszukajmy odpowiedzi na to, czy pracownicy rejestracji medycznej lubią pracować z voicebotem AI, czy jednak się tego wystrzegają. Jak jest w praktyce? Nasz artykuł przygotowaliśmy na bazie wielu lat doświadczeń oraz opinii pracowników o voicebotach wdrażanych wśród naszych klientów z sektora medycznego. Jak to wygląda? Czy strach ma wielkie oczy? Spieszymy z odpowiedzią.

Początkowe obawy szybko zamieniają się w entuzjazm

Wdrożenie voicebota w placówce medycznej zawsze wiąże się z licznymi obawami personelu, które jednak dość szybko zmieniają się w entuzjazm i uczucie ulgi. Każda zmiana to swojego rodzaju niepewność. Rejestratorzy medyczni mają wypracowane nawyki i standardy pracy, które w jednej chwili trzeba przemodelować. Podstawowe obawy dotyczą:

• braku zrozumienia nowoczesnej technologii,
• popełniania błędów w rejestracji,
• nakładania się terminów wizyt lekarskich,
• strach przed utratą pracy.

Po czasie okazuje się, że obawy były nieuzasadnione. Nowoczesne voiceboty medyczne są proste w obsłudze i mają za zadanie wesprzeć rejestratora, a nie całkowicie go zastąpić. Zamiast redukcji etatów obserwuje się przekierowanie pracowników do innych zadań, w tym obsługi bardziej zaawansowanych zagadnień. Na ten moment AI nie zastąpi lekarzy czy innego personelu medycznego i w najbliższej przyszłości wydaje się to być niewykonalne. Sporadycznie może dojść do likwidacji stanowiska. Automatyzacja z perspektywy użytkownika, czyli rejestratora, nie jest jednak taka straszna.

 

Przed każdym wdrożeniem warto dokładnie poznać obawy personelu, a także czytelnie zaprezentować mu korzyści i sprawdzone praktyki. To klucz do przygotowania zespołu rejestracji do współpracy z voicebotem.

Opinie pracowników o voicebotach – dlaczego rejestratorzy je lubią?

Opinie pracowników o voicebotach medycznych są jednoznacznie pozytywne. Co do zasady rejestratorzy je lubią, ponieważ stanowią one nieocenione wsparcie w codziennej pracy. Narzędzia tego typu sprawiają, że praca jest mniej monotonna i łatwiej o utrzymanie motywacji. Ponadto rejestratorzy pracują pod mniejszą presją, co korzystnie przekłada się na ich psychikę. To tylko wybrane korzyści. Poniżej powody, dla których rejestracja medyczna lubi pracować z voicebotami.

Foto: Pavel Danilyuk / Pexels

Brak rutyny i wysokiej powtarzalności w pracy

Wykonywanie powtarzalnych i rutynowych zadań w pracy może prowadzić do wypalenia i wyraźnego spadku motywacji. Świetnie widać to na przykładzie pracowników tradycyjnej rejestracji medycznej. Każdego dnia odpowiadają oni na te same pytania dotyczące usług medycznych, terminów wizyty itd. Szybko doceniają jednak voicebota jako wsparcie recepcji. Narzędzie AI jest w stanie przejąć na swoje barki rutynowe zadania, w tym zwłaszcza: rejestrację pacjentów, potwierdzanie i zmienianie terminów wizyt, weryfikację danych osobowych czy też odpowiadanie na najczęściej zadawane przez pacjentów pytania (tzw. FAQ). W efekcie rejestrator medyczny skupia się na bardziej złożonych kwestiach, a każdy dzień w pracy jest mniej monotonny. To niewątpliwa korzyść.

Mniejsza presja w pracy

Dzwoniące przez kilka godzin z rzędu telefony, kolejki przed okienkiem i konieczność pilnowania terminów wizyt sprawiają, że na rejestratorze ciąży ogromna presja. Najmniejsza pomyłka może powodować nałożenie się terminów i komplikacje. Do tego długo oczekujący pacjenci są poddenerwowani, co przekłada się na ton komunikacji i może skutkować zarzutami wobec pracownika rejestracji w przychodni. To ogromne obciążenie dla psychiki, a presja jest wyniszczająca. Na szczęście z wykorzystaniem voicebotów ta spada. Ma to związek ze skróceniem czasu oczekiwania pacjentów na obsługę oraz automatyzacji znacznej części codziennych obowiązków rejestratora. W efekcie pracuje w bardziej komfortowych warunkach i z większą dokładnością może wykonywać inne obowiązki służbowe.

Poprawa wydajności pracy

Poczucie sensu pracy oraz widoczne efekty w postaci poprawy wydajności to kolejne aspekty, które wpływają na zadowolenie rejestratorów po wdrożeniu w placówce voicebota. Pracownicy czują, że są dedykowani ważniejszym kwestiom, w tym obsłudze pacjentów, gdy wymagana jest empatia i podejście, którego nie gwarantują narzędzia. To niezwykle ważne w sektorze medycznym, gdzie każdy przypadek jest inny i traktowanie wszystkich jedną miarą w ramach automatyzacji jest niewskazane. Poprawa efektywności pracy wpływa korzystnie na poziom satysfakcji pracowników, co przekłada się na atmosferę panującą w pracy.

Co ma wpływ na poziom zadowolenia rejestratorów z voicebota?

Pracodawca lub osoba zarządzająca placówką medyczną mogą mieć duży wpływ na poziom zadowolenia rejestratorów z voicebota. Warto więc unikać błędu, którym jest wdrożenie narzędzia bez odpowiedniej kampanii informacyjnej, a następnie przeszkolenia personelu. Koniecznie poznaj zasady, jak wdrożyć efektywnie rejestrację medyczną. Wymaga to wcześniejszego przygotowania personelu, a także zagwarantowania mu cyklicznych szkoleń. Im lepiej zrozumieją narzędzie, tym sprawniej i chętniej będą z niego korzystać, co przełoży się na ich zadowolenie. Ponadto warto regularnie wykonywać badanie satysfakcji rejestratorów, a także zbierać ich opinie dotyczące funkcjonalności voicebota czy też funkcji, których im brakuje. To niezwykle ważne w procesie udoskonalania tego obszaru prowadzenia placówki medycznej i podnoszenia jakości obsługi pacjenta.

 

Wybierając narzędzie do swojej placówki, możesz posiłkować się naszym rankingiem najlepszych voicebotów medycznych w Polsce w 2025 roku.

Czy rejestratorzy lubią pracować z voicebotami? Podsumowanie

Analiza doświadczeń pracowników placówek medycznych, z którymi współpracujemy, oraz wyników ekspertyz potwierdza, że rejestratorzy lubią pracować z voicebotami. Pierwszy sceptycyzm szybko został zastąpiony ciekawością. Wymierne efekty i jakościowy skok w warunkach pracy rejestratorów sprawił, że voiceboty szybko zyskały ich akceptację i obecnie stają się standardem w placówkach medycznych. To kolejny krok w cyfrowej transformacji sektora, która ukierunkowana jest na poprawę jakości świadczonych usług, zwiększenie zadowolenia pracowników i pacjentów, a także wzrost rentowności podmiotu.

 

Chcesz wiedzieć więcej? Skontaktuj się z naszym ekspertem. Ten przedstawi Ci propozycję współpracy oraz poprowadzi Cię przez cały proces. Jako EasyCall specjalizujemy się we wdrażaniu nowoczesnych voicebotów medycznych, a wśród naszych klientów są m.in.: Omega Medical Clinics, Centrum Medyczne Klara czy Promedica – Przychodnia Bajka. Sprawdź, jak pomogliśmy w nich w poprawie jakości świadczonych usług i poziomu zadowolenia rejestratorów medycznych z codziennej pracy.