Automatyzacja procesów rekrutacyjnych – nowoczesne HR i AI

Na przestrzeni ostatnich lat procesy rekrutacyjne ewoluowały. Wszystko za sprawą nowoczesnych narzędzi działających w oparciu o sztuczną inteligencję. Z powodzeniem mogą pomagać w skracaniu całego procesu rekrutacji, a także w wyłapywaniu wartościowych kandydatów. Pod tym względem stanowią nieocenione wsparcie dla menedżera HR. Zobacz, w jaki sposób przeprowadzić automatyzację procesów rekrutacyjnych.

Potencjał narzędzi AI w automatyzacji rekrutacji i pracy specjalistów ds. HR

Potencjał zastosowania sztucznej inteligencji w obszarach HR już teraz jest ogromny. Z roku na rok jeszcze się zwiększa. Przede wszystkim narzędzia AI są w stanie w czasie rzeczywistym analizować duże paczki danych. Pod tym względem znacznie przewyższają zdolności człowieka. Jest to szczególnie przydatne przy procesach, w których wpływa duża liczba dokumentów. Efektywne zarządzanie ich analizą, a także samą rekrutacją wymaga odpowiedniego podejścia, wiedzy, doświadczenia i czasu. Tu z pomocą przychodzi AI. Sztuczna inteligencja już teraz rewolucjonizuje rynek pracy, a wydaje się, że to dopiero początek. Poniżej w kilku zdaniach opisano, jak AI sprawdza się w wybranych obszarach automatyzacji pracy pracowników działów HR.

Automatyzacja procesów HR za pomocą AI

W procesie rekrutacyjnym do analizy pozostaje wiele aplikacji. Przejrzenie wszystkich otrzymanych CV wymaga ogromnego zaangażowania posiadanych zasobów ludzkich. Często wręcz niewykonalne jest sprawdzenie wszystkich dokumentów. Całą sytuację utrudnia fakt, że zazwyczaj wiele CV nie spełnia podstawowych kryteriów z ogłoszenia i odrzucane są już na etapie wstępnej selekcji. Zamiast tego można skorzystać z narzędzi AI, które weryfikują zgodność otrzymanych dokumentów z wytycznymi. W czasie ich selekcji odrzuca te, które nie powinny trafić do rekrutera. To znaczna oszczędność czasu i pieniędzy.

Eksperci ds. rekrutacji nie tylko nie muszą wertować stosu dokumentów. Narzędzia AI są w stanie dokładnie je przeanalizować oraz spisać z nich podstawowe informacje dotyczące kandydatów, w tym ich:

• doświadczenia,
• umiejętności,
• posiadanego wykształcenia,
• danych demograficznych.

Na tej podstawie przygotowuje raport, który jest łatwy do analizy. Zmniejsza to ryzyko nietrafionych rekrutacji i związanych z tym kosztów. Ponadto wybrane rozwiązania technologiczne oparte o sztuczną inteligencję są w stanie dopasowywać kandydatów na podstawie wskazanych słów kluczowych czy danych semantycznych. Tu warto zwrócić uwagę na takie narzędzie jak Applicant Tracking System (ATS). Przeznaczone jest ono do analizowania i porównywania słów kluczowych w CV nadsyłanych przez kandydatów.

Chatboty rekrutacyjne jako asystenci HR

Kolejnym przykładem jest chatbot rekrutacyjny. To narzędzie, które jest w stanie poprowadzić wstępny etap całego procesu w zastępstwie człowieka. Obejmuje to m.in. przeprowadzanie wstępnych rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami, dokonywanie oceny motywacji danego człowieka do podjęcia zatrudnienia oraz udzielanie odpowiedzi na podstawowe pytania. To nie wszystko. Na podstawie zebranych danych ten asystent rekrutacji może dopasowywać kandydatów do danego stanowiska, a następnie porównywać stopień zgodności z innymi osobami. W ten sposób system pomaga w codziennej pracy specjalistę i skraca czas potrzebny do podjęcia decyzji o zatrudnieniu danego kandydata lub wyłączenia go z selekcji.

Co przemawia za wdrożeniem chatbota jako asystenta HR? Przede wszystkim narzędzie to jest w stanie prowadzić wiele procesów rekrutacyjnych w tym samym czasie. Do tego pracuje w modelu 24/7, dzięki czemu w trybie ciągłym może zbierać i oceniać aplikacje, a także prowadzić rozmowy w imieniu rekruterów. Do dyspozycji tych ostatnich jest też szczegółowe raportowanie.

Selekcja kandydatów z wykorzystaniem voicebota

Warto zwrócić uwagę również na voiceboty rekrutacyjne. To bot głosowy, który w czasie rzeczywistym jest w stanie prowadzić rozmowy z wieloma kandydatami. Narzędzie to wykorzystuje się w procesie analizy kwalifikacji kandydata oraz jego dopasowania na wskazane stanowisko pracy. Obecnie wykorzystuje się je w takich obszarach jak m.in.:

• selekcja aplikacji kandydatów,
• badanie candidate experience.

Narzędzie swoje działanie opiera na module rozpoznawania mocy oraz języka naturalnego. Nie bez znaczenia jest algorytm uczenia maszynowego, dzięki czemu z każdą kolejną rozmową voicebot wie więcej i jeszcze skuteczniej wpisuje się w cały proces. Przyjmuje się, że wdrożenie tego narzędzia do rekrutacji pozwoli na zaoszczędzenie nawet 80% czasu pracy rekrutera oraz przyspieszyć zatrudnienie odpowiednio dopasowanego kandydata o około 30%. Warto więc wiedzieć, jak umiejętnie wykorzystać voicebota AI w rozmowach rekrutacyjnych.

Platformy do analizy mowy ciała i tonu głosu w trakcie rozmowy wideo

Sztuczna inteligencja przydaje się również w przypadku rozmów wideo. Coraz większą popularność zyskują platformy, które w czasie rzeczywistym analizują takie aspekty kandydata jak:

• mowa ciała,
• słowa,
• ton głosu.

W ten sposób weryfikuje się napięcie w trakcie rozmowy, odporność na stres oraz szczerość intencji kandydata. Oczywiście trzeba mieć na uwadze, że narzędzia AI nie gwarantują 100% skuteczności i powinny być wykorzystywane jako wsparcie, a nie wyrocznia w procesie rekrutacyjnym. Przykładem platformy z tej kategorii jest m.in.: HireVue.

Narzędzia AI w optymalizacji pracy rekruterów

Z punktu widzenia pracodawcy czy właściciela firmy, narzędzia AI mogą być też wykorzystywane do optymalizacji kosztów związanych z rekrutacją. Są one w stanie zbierać szczegółowe dane, w tym m.in.:

• koszty pozyskania kandydata,
• czas zatrudnienia kandydata,
• skuteczność rekrutacji.

Automatyzacja rekrutacji firmy – realne wdrożenie

EasyCall dla międzynarodowej korporacji (nazwa ukryta z względu na NDA) wdrożyło voicebota na infolinii pracowniczej, który obsługuje informowanie o programach socjalnych i dofinansowaniach. To przykład case study pokazujący, jak szeroki jest potencjał zastosowania technologii głosowych w obszarze HR – nie tylko w rekrutacji, ale także w bieżącej obsłudze pracowników.

Wyzwania przed wdrożeniem

Przed implementacją rozwiązania EasyCall korporacja borykała się z typowymi problemami charakterystycznymi dla dużych organizacji. Dział HR otrzymywał dziesiątki codziennych zapytań dotyczących pakietu socjalnego, benefitów pracowniczych oraz procedur aplikacyjnych. Pracownicy regularnie dzwonili z pytaniami o:

• dostępne programy dofinansowań (sport, kultura, edukacja),
• terminy składania wniosków o dofinansowania,
• wymagane dokumenty do poszczególnych programów,
• procedury odwoławcze i reklamacyjne,
• status rozpatrzenia złożonych wniosków.

Obsługa tych zapytań angażowała znaczną część czasu pracy specjalistów HR, którzy mogli ten czas przeznaczyć na bardziej strategiczne zadania.

Proces wdrożenia voicebota

Implementacja voicebota przebiegała w kilku etapach. Pierwszym krokiem była szczegółowa analiza najczęstszych zapytań pracowników oraz przygotowanie bazy wiedzy obejmującej wszystkie programy socjalne i benefity oferowane przez korporację. Następnie zespół EasyCall zaprojektował scenariusze rozmów, uwzględniając różnorodność pytań oraz potrzebę personalizacji odpowiedzi w zależności od profilu pracownika.

Voicebot został wyposażony w zaawansowane funkcjonalności rozpoznawania mowy w języku polskim oraz możliwość integracji z wewnętrznymi systemami HR korporacji. Dzięki temu może w czasie rzeczywistym weryfikować status pracownika oraz jego uprawnienia do poszczególnych programów beneficyjnych.

Rezultaty wdrożenia

Po kilkumiesięcznym okresie testowym voicebot EasyCall przyniósł wymierne korzyści:

• Oszczędność czasu: Automatyzacja odpowiedzi na rutynowe zapytania pozwoliła zaoszczędzić około 60% czasu pracy specjalistów HR wcześniej przeznaczanego na obsługę telefoniczną.
• Dostępność 24/7: Pracownicy mogą uzyskać informacje o programach socjalnych i benefitach o każdej porze dnia, co szczególnie doceniają pracownicy zmianowi oraz ci pracujący w różnych strefach czasowych.
• Redukcja błędów: Automatyczne udzielanie odpowiedzi na podstawie aktualnej bazy wiedzy znacząco zmniejszyło ryzyko przekazania nieprecyzyjnych lub nieaktualnych informacji.
• Zwiększenie satysfakcji pracowników: Natychmiastowy dostęp do informacji przełożył się na wyższą ocenę jakości obsługi wewnętrznej oraz większe wykorzystanie dostępnych benefitów.
• Analityka i raportowanie: System automatycznie generuje raporty pokazujące najczęstsze zapytania, co pozwala działowi HR lepiej dostosowywać ofertę benefitową do rzeczywistych potrzeb załogi.

Perspektywy rozwoju

Sukces wdrożenia voicebota na infolinii pracowniczej otworzył możliwości jego zastosowania w innych obszarach HR korporacji. Planowane jest rozszerzenie funkcjonalności o obsługę procesów rekrutacyjnych, w tym przeprowadzanie wstępnych rozmów kwalifikacyjnych oraz screening kandydatów. Voicebot ma także wspierać procesy onboardingowe nowych pracowników, automatycznie przekazując im kluczowe informacje o firmie, procedurach oraz dostępnych narzędziach pracy.

Jesteśmy świadkami rewolucji w obszarze HR

Kierunek wyznaczyła im m.in. firma L’Oréal, która w 2017 roku wdrożyła pierwszego chatbota rekrutacyjnego o nazwie Mya w ramach strategicznego programu „Disrupt HR”. Eva Azoulay, wiceprezydent ds. HR w L’Oréal Group, podkreśla, że ich filozofia zakładała cztery konkretne cele: efektywność operacyjną, jakość procesu, zwiększenie różnorodności oraz poprawę doświadczenia kandydatów. Kluczowe było założenie, że narzędzia AI nie mają zastępować rekruterów, lecz uczynić z nich „wzmocnionych rekruterów” zdolnych do pracy w lepszych warunkach.

L’Oréal: Wdrażanie AI w procesach rekrutacyjnych

L’Oréal jako globalny koncern obsługuje rocznie milion aplikacji na całym świecie, a ich strona kariery odwiedza ponad 5 milionów użytkowników. Sieć 170 rekruterów zatrudnia 14 000 osób rocznie, z czego jedna trzecia to menedżerowie. Wdrożenie dwóch kluczowych rozwiązań – chatbota Mya do automatyzacji preselekcji oraz algorytmu Seedlink do oceny kompatybilności kulturowej – przyniosło wymierne korzyści. Chatbot przejął rutynowe zadania weryfikacyjne, pracując w trybie 24/7 i eliminując frustrujący kandydatów syndrom „czarnej dziury” po złożeniu aplikacji. Seedlink z kolei analizuje odpowiedzi na pytania otwarte, oceniając kandydatów w kontekście pięciu kluczowych kompetencji L’Oréal: przedsiębiorczości, innowacyjności, myślenia strategicznego, rozwoju ludzi oraz zdolności integracyjnych.

Skala operacyjna i wyzwania

Liczby obrazujące skalę wyzwania L’Oréal są imponujące:

• 1 milion aplikacji rocznie na poziomie globalnym
• Ponad 5 milionów odwiedzin strony kariery
• 170 rekruterów rozproszonych po całym świecie
• 14 000 nowych zatrudnień rocznie, z czego 1/3 to menedżerowie
• Wskaźnik rotacji 15,5%, będący normą dla tego typu organizacji

Szczególnie interesujące są rezultaty w kontekście różnorodności. W Wielkiej Brytanii, gdzie zespół 10 rekruterów otrzymywał ponad 20 000 aplikacji na staże rocznie, wcześniejsze selektywne kampanie w wybranych uczelniach paradoksalnie ograniczały różnorodność kandydatów. Po wdrożeniu rozwiązań AI zaobserwowano znaczną poprawę w tym zakresie. Podobne doświadczenia w Chinach pokazały, że system umożliwia rekrutację osób z nietypowymi ścieżkami kariery, które zostałyby odrzucone na podstawie samego CV. Kluczowym elementem sukcesu okazało się zachowanie ludzkiego osądu w finalnych decyzjach – rekruterzy otrzymują wsparcie informacyjne od AI, ale to oni podejmują ostateczne decyzje o zatrudnieniu, co zapewnia równowagę między efektywnością technologii a humanistycznym podejściem do zarządzania talentami.

Konkretne korzyści z wdrożenia rozwiązań AI

Doświadczenia L’Oréal pokazują wymierne korzyści płynące z automatyzacji procesów rekrutacyjnych. Chatbot Mya przejął zadania związane z wstępną selekcją kandydatów – zadaje pytania faktograficzne dotyczące wymagań stanowiska, lokalizacji geograficznej, dostępności kandydata czy umów o pracę. Dzięki temu rekruterzy zostali zwolnieni z monotonnych, czasochłonnych czynności i mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak pogłębione rozmowy z kandydatami.

Drugim narzędziem wdrożonym przez L’Oréal jest algorytm Seedlink, który ocenia kompatybilność kulturową kandydatów z firmą. System analizuje odpowiedzi na pytania otwarte i porównuje je z wzorcem opartym na odpowiedziach doświadczonych pracowników już zatrudnionych w organizacji. Pozwala to na identyfikację kandydatów, którzy najlepiej wpasują się w kulturę organizacyjną firmy.

Wpływ na różnorodność w rekrutacji

Szczególnie interesujący jest wpływ technologii AI na różnorodność w procesach rekrutacyjnych. L’Oréal w Wielkiej Brytanii wykorzystywało wcześniej celowane kampanie w wybranych szkołach i uczelniach, co paradoksalnie ograniczało różnorodność kandydatów. Po wdrożeniu rozwiązań AI firma zauważyła znaczną poprawę w tym zakresie – system pozwala na objektywną ocenę kandydatów z różnych środowisk akademickich i zawodowych, nie ograniczając się do tradycyjnych profili.

Wyzwania i przyszłość AI w HR

Od tego czasu wiele się zmieniło. Nie minęła dekada, a AI jest powszechnie stosowane w obszarze HR i chętnie korzystają z tego również agencje zatrudnienia. Wspomniano już o chatbotach, voicebotach czy platformach do oceny mowy ciała, czy tonu głosu kandydata. W kontekście HR warto zwrócić uwagę też na wykorzystanie AI w marketingu rekrutacyjnym, w tym w kreowaniu strategii i kampanii reklamowych.

Doświadczenia L’Oréal pokazują jednak, że wdrażanie AI w HR wymaga ostrożności i ciągłego monitorowania. Firma regularnie przeprowadza audyty etyczne swoich rozwiązań AI, aby zapewnić zgodność z zasadami przejrzystości, szacunku i integralności. Kluczowe jest także zapewnienie, że technologia wspiera, a nie zastępuje ludzkie decyzje – w L’Oréal to nadal rekruterzy podejmują ostateczne decyzje o zatrudnieniu, a AI dostarcza jedynie informacji wspierających.

Wydaje się, że potencjał sztucznej inteligencji w rekrutacji nie został jeszcze w pełni odkryty i w najbliższych latach powinniśmy obserwować kolejne nowinki. Jednak doświadczenia pionierów, takich jak L’Oréal, pokazują, że sukces zależy od przemyślanego podejścia, które stawia na pierwszym miejscu wsparcie dla zespołów HR, a nie ich zastępowanie technologią.

W EasyCall oferujemy voiceboty rekrutacyjne dostosowane do potrzeb klienta. Projektowane są pod konkretny proces rekrutacyjny. Nasi eksperci pomogą Ci w ich implementacji, aby przenosiły Ci wymierne efekty. Chcesz dowiedzieć się, jak voicebot EasyCall może wspierać procesy HR w Twojej firmie?

Skontaktuj się z nami i poznaj technologię dostosowaną do potrzeb Twojej korporacji: binzes@easycall.pl