Automatyzacja pracy w placówkach medycznych

Nowoczesne oprogramowanie dla placówek medycznych to skuteczne rozwiązanie dla podmiotów, którym zależy na usprawnieniu procesów związanych m.in. z umawianiem wizyt oraz ich odwoływaniem. Dodatkowo dzięki sztucznej inteligencji i automatyzacji można w szybki sposób przeprowadzić badania dotyczące jakości świadczonych usług. Tego rodzaju oprogramowanie pełni szereg istotnych funkcji. Na czym polega jego działanie? Jak wygląda proces wdrożenia i na jakie korzyści związane z implementacją mogą liczyć pacjenci oraz placówki medyczne?

Oprogramowanie dla przychodni – dlaczego warto się na nie zdecydować?

Wiele placówek medycznych, nawet tych średniej wielkości, zmaga się z dużą liczbą połączeń przychodzących, co ma bezpośredni związek z dużą liczbą pacjentów. To z kolei skutkuje długimi zatorami. Wielu pacjentów próbuje skontaktować się z placówką drogą mailową lub poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie. Duża liczba wiadomości sprawia, że na odpowiedź trzeba czekać dość długo. Nawet wytężone wysiłki personelu medycznego oraz osób pracujących w recepcji to za mało, aby odpowiadać na wszystkie zapytania, zwłaszcza w szczytowym okresie.

Oprogramowanie medyczne, które zostało odpowiednio dobrane i skonfigurowane to skuteczne rozwiązanie. Dzięki niemu możliwe jest obsłużenie większej liczby zapytań, w porównaniu do tradycyjnych sposobów obsługi, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów.

W jaki sposób można wykorzystać oprogramowanie dla przychodni?

Wielu pacjentów kontaktuje się z placówką medyczną w celu umówienia wizyty do specjalisty. W niektórych miejscach pracuje kilku, kilkanaście, a czasami nawet kilkadziesiąt lekarzy. Taka sytuacja sprawia, że kanały komunikacyjne są nieustannie zajęte. Oprogramowanie medyczne dla przychodni to dobra opcja jeśli zależy nam na zautomatyzowaniu tego procesu.

Dzwoniąc do placówki, w której wdrożono tego typu rozwiązania, można spodziewać się powitania przez asystenta głosowego. Sposób prowadzenia rozmowy jest dopasowywany indywidualnie, w zależności od tego jakie są wymagania i potrzeby konkretnego pacjenta. Dzwoniący wymiera temat rozmowy za pomocą przycisków klawiatury lub poprzez wybór głosowy. W ten sposób można np. umówić się do konkretnego lekarza. Takie oprogramowanie dla przychodni sprawdza się także do odwoływania wizyt. W ten sposób można rozwiązać jeden z głównych problemów z jakim zmagają się placówki medyczne. Absencja pacjentów na wcześniej umówionych wizytach wynika m.in. z tego, iż zapisane osoby nie mogą połączyć się z pracownikiem recepcji, gdyż czas oczekiwania jest zbyt długi. Z tego względu nie odwołują oni wizyt. Wykorzystanie oprogramowania pozwala na znaczne zredukowanie problemu, bowiem zarówno umówienie wizyty, jak i jej odwołanie nie zajmują dużo czasu. Dodatkową możliwością jest opcja zmiany terminu wizyty.

Voiceboty są również w stanie samodzielnie skontaktować się z pacjentem w celu potwierdzenia wizyty. To kolejna funkcja obok przyjmowania połączeń i prowadzenia rejestracji terminów. Voicebot wykonuje połączenie wychodzące wykorzystując bazę numerów telefonu. Wszystko odbywa się na podstawie wcześniej stworzonego scenariusza. W trakcie połączenia voicebot medyczny przeprowadza z pacjentem krótką rozmowę, której celem jest uzyskanie potwierdzenia wizyty. Jeżeli osoba będzie chciała zmienić termin lub odwołać wizytę, sztuczna inteligencja jest w stanie zaproponować inny termin lub sprawdzić czy w wybranym przez klienta dniu jest możliwe spotkanie. Wszystko odbywa się na podstawie zadanych przez voicebota pytań oraz uzyskanych od rozmówcy odpowiedzi. Możliwość wykonywania połączeń wychodzących jest również przydatna w sytuacji nagłej nieobecności lekarza. Dzięki oprogramowaniu pacjenci zostaną o tym fakcie automatycznie poinformowani, z jednoczesną możliwością przełożenia wizyty na inny termin. W efekcie, nawet jeśli pojawi się konieczność odwołania większej liczby wizyt, każdy z pacjentów otrzyma informację. Ogromną zaletą takiego rozwiązania jest brak konieczności angażowania personelu i oszczędność czasu.

Badanie satysfakcji pacjentów – kolejny sposób wykorzystania oprogramowania

Oprogramowanie dla placówek medycznych znajduje zastosowanie również w badaniu satysfakcji pacjentów. Jest to proces w pełni zautomatyzowany, a zatem nie wymaga udziału pracowników recepcji czy personelu medycznego. Badanie może dotyczyć różnych kwestii zarówno jakości usług świadczonych przez placówkę (w tym np. podawanych w niej posiłków), zachowania personelu oraz jakości samej przychodni. Systematycznie przeprowadzane badania wpływają na poprawę konkurencyjności placówki, a oprócz tego, w dłuższej perspektywie czasu, na dobro pacjentów. Dążenie do poprawy jakości w różnych obszarach funkcjonowania obiektu jest kluczowym zadaniem kadry zarządzającej.

Oprogramowanie dla przychodni może zostać wykorzystane również do zgłaszania uwag, sugestii, a nawet nagrywania wypowiedzi. Opinie na temat jakości usług wyrażane przez samych pacjentów są najbardziej wiarygodne i przez to wartościowe. Co za tym idzie placówka powinna zapewnić klientom narzędzie, dzięki któremu będą w stanie podzielić się swoim zdaniem w prosty i przyjemny sposób.

Oprogramowanie medyczne – sposób na szybkie uzyskanie wyników badań

Kolejnym sposobem wykorzystania oprogramowania medycznego jest możliwość samodzielnego uzyskania przez pacjentów wyników przeprowadzonych badań. Jest to spore ułatwienie dla personelu, bowiem wszystkie informacje zostaną przekazane przez voicebota. Po zaimplementowaniu nowoczesnego oprogramowania, voicebot zweryfikuje pacjenta, a następnie przekaże mu wyniki. Jest to jednocześnie korzystne rozwiązanie dla klientów, którzy nie muszą odwiedzać przychodni osobiście, ani czekać na połączenie z pracownikiem recepcji.

Oprogramowanie medyczne dla przychodni jest wykorzystywane również do automatycznego przeprowadzania wywiadu z pacjentem. W tym przypadku voicebot po raz kolejny odciąża personel, który nie musi dzwonić do klienta przed zabiegiem w celu uzyskania potrzebnych informacji. Możliwe jest przeprowadzenie zarówno wstępnego wywiadu, jak i kwalifikującego. W obu przypadkach oprogramowanie jest w stanie zastąpić człowieka. Po raz kolejny można liczyć na znaczną oszczędność czasu, nawet jeśli konieczne jest przeprowadzenie dużej liczby wywiadów.

Najważniejsze zalety wynikające z wdrożenia oprogramowania medycznego

Zaimplementowanie odpowiedniego oprogramowania w placówkach medycznych to skuteczny sposób na odciążenie personelu. Pracownicy przychodni nie muszą już wykonywać powtarzalnych czynności, które zajmowały dużo czasu. Voiceboty mogą wykonywać zarówno proste, jak i bardziej skomplikowane zadania. Dzięki temu personel może skupić się na innych sprawach, które wymagają większego zaangażowania, a jednocześnie poprawiają wydajność i efektywność.

Oprogramowanie medyczne dla przychodni to sprawdzony sposób na zminimalizowanie liczby pomyłek, które niejednokrotnie są wynikiem niezrozumienia. To z kolei przekłada się na większe zadowolenie zarówno pacjentów, jak i personelu. Wdrażając nowoczesne rozwiązania poprawia się też transparentność obsługi, co wpływa na zwiększenie poziomu zadowolenia klientów. Customer experience to obecnie ważny element funkcjonowania wielu placówek, w tym medycznych.

Dodatkowe zalety implementacji oprogramowania dla przychodni

Wdrożenie oprogramowania to nieoceniona pomoc dla placówek prowadzących rejestrację pacjentów w celu uniknięcia kolejek. Voicebot bywa koniecznością w przychodniach, gdzie konieczne jest umawianie się na konkretną godzinę. Takie rozwiązanie przekłada się na większy komfort pacjentów, którzy nie muszą przebywać w zatłoczonym pomieszczeniu. Poprawę warunków pracy odczuje także personel. Wszystko to przekłada się na pozytywne doświadczenia. System rejestracji prowadzony przez voiceboty to oszczędność czasu dla klientów, którzy nie muszą już marnować go na siedzenie w poczekalni. 

Oprogramowanie dla placówek medycznych to również sposób na redukcję kosztów. Wynika to z faktu, iż większa liczba spraw jest obsługiwana w krótszym czasie przez mniejszą liczbę osób. To z kolei przekłada się na możliwość zwiększenia liczby pacjentów, bez jednoczesnej konieczności zatrudniania kolejnych osób. Oprogramowanie jest narzędziem łatwym w obsłudze i wyróżniającym się dużą skutecznością, nawet w okresach, gdy z przychodnią kontaktuje się większa niż zwykle liczba pacjentów. Wdrożenie sztucznej inteligencji pozwala na sprawne obsługiwanie wszystkich spraw. Co więcej możliwe jest monitorowanie wszystkich połączeń przychodzących. Uzyskane informacje można poddać analizie, a wyciągnięte wnioski wykorzystać w celu usprawnienia działania. Zebrane dane posłużą również do tworzenia nowych warstw i czynności obsługowych.

Nieustanne rozwijanie sztucznej inteligencji to szansa na poprawę konkurencyjności placówki medycznej oraz zwiększenie zadowolenia pacjentów. Procesy automatyzacji, w tym algorytmy, rozpoznawanie mody oraz inne elementy programów skierowanych do branży medycznej są nieustannie udoskonalane. Obecne trendy sprawiają, że voiceboty będą w przyszłości coraz lepiej funkcjonować, również dzięki mechanizmowi samodzielnego uczenia się. To z kolei przekłada się na wzrost popularności opisywanych rozwiązań oraz poszerzenia grona zwolenników.

Jak wdrożyć oprogramowanie medyczne?

Dobra informacja jest taka, że oprogramowanie medyczne dla przychodni nie wymaga dodatkowej infrastruktury informatycznej, bowiem całość działa w oparciu o chmurę. Wystarczy zatem stały i stabilny dostęp do szybkiego internetu, co obecnie jest już standardem w większości przychodni. Nowoczesne oprogramowanie jest w stanie działać w oparciu o instalację internetową, która funkcjonuje w danej placówce. Dzięki temu nie trzeba obawiać się dodatkowych kosztów związanych z wdrożeniem. Proces prawidłowej konfiguracji obejmuje połączenie z linią telefoniczną placówki oraz przede wszystkim z cyfrową wersją jej kalendarza. Tylko w ten sposób możliwe będzie zautomatyzowanie obsługi pacjentów.

Podczas rozmowy z voicebotem pacjent, który wyrazi chęć wizyty w danym terminie zostanie przypisany w sposób automatyczny do danego dnia. W ten sposób odbywa się rezerwacja. W efekcie kolejni pacjenci nie będą mogli zarezerwować tego samego terminu, chyba że wcześniej zostanie on zwolniony, o ile pacjent odwoła wizytę (w sposób automatyczny). Voicebot może także udzielić informacji o dostępnych wolnych terminach u danego specjalisty. Dzięki temu proces rezerwacji wizyt przebiega sprawnie, a ryzyko błędów związanych z niewłaściwym zapisaniem pacjenta jest wyeliminowane.

Dodatkowe informacje na temat integracji oprogramowania

Dobra informacja dla placówek, w którym funkcjonuje CRM, czyli zaawansowany system obsługi pacjentów jest taka, że również może on zostać zintegrowany z nowoczesnym oprogramowaniem medycznym. To z kolei pozwala na automatyczne identyfikowanie pacjentów, pogłębienie procesów automatyzacji oraz kontaktowanie się z klientami. W efekcie wszystkie osoby, które są zarejestrowane w przychodni mają możliwość np. wysłania pytania do lekarza. Oprócz CRM, integracja może też dotyczyć komunikacji SMS i emailowej. Oba kanały da się połączyć z oprogramowaniem dla przychodni. W efekcie pacjenci będą mogli potwierdzać i anulować wizyty poprzez wysłanie SMS-a lub wiadomości email. Kolejną opcją jest możliwość wysłania do klienta wiadomości SMS przypominającej o wizycie. Najwyższy poziom automatyzacji zapewnia integracja oprogramowania z informatycznym systemem dla szpitali, czyli HIS. Dotyczy ona wszystkich procesów związanych z obsługą pacjenta.

Gdzie najlepiej sprawdzi się oprogramowanie medyczne?

Na wdrożenie zaawansowanego oprogramowania medycznego najczęściej decydują się prywatne przychodnie, jednak coraz częściej można spotkać się z nim również w państwowych ośrodkach medycznych. Takie rozwiązanie stanowi dobry wybór niezależnie od specjalizacji danej placówki. Co za tym idzie sprawdzi się zarówno w prywatnych oraz państwowych ośrodkach zdrowia psychicznego, gabinetach stomatologicznych, placówkach weterynaryjnych i sanatoriach. To zatem uniwersalne narzędzie, które jest w stanie usprawnić wiele procesów.