Rejestracja medyczna – jak wdrożyć ją efektywnie?
Rejestracja medyczna – jak wdrożyć ją efektywnie?
W ostatnich latach elektroniczna medyczna rejestracja staje się już niemal standardem w nowoczesnych placówkach opieki zdrowotnej. Na jego wdrożenie decydują się zarówno osoby odpowiedzialne za zarządzanie przychodniami prywatnymi, jak i publicznymi. W tym artykule zebraliśmy dla Ciebie najważniejsze informacje na temat efektywnego i płynnego wdrożenia elektronicznej rejestracji pacjentów.
Po pierwsze dobra analiza potrzeb placówki medycznej
Oczywiście punktem wyjścia powinna być dokładana analiza realnych potrzeb placówki medycznej. Przede wszystkim należy jasno określić cel takiego wdrożenia. Zazwyczaj jest to ograniczenie kontaktu telefonicznego na rzecz zwiększonej liczby rejestracji wizyt w gabinetach medycznych poprzez voicebota medycznego. W ten sposób zmniejsza się liczbę kolejek na infolinii, a także skraca cały proces rejestracji. Wpływa to na poprawę zadowolenia pacjentów oraz podnosi jakość świadczonych przez placówkę usług medycznych, a także ich powszechną dostępność. Podczas wdrożenia pod uwagę bierze się wyzwania, z którymi wiąże się praca pracowników rejestracji telefonicznej oraz skalę świadczonych usług w sektorze ochrony zdrowia.
Powołanie zespołu projektowego
Po podjęciu decyzji o wdrożeniu systemu elektronicznej rejestracji pacjentów, należy wybrać zespół projektowy. Powinny znaleźć się w nim osoby, które będą odpowiadały za przeprowadzenie całego procesu oraz nadzorowanie wdrożenia. Dobrze, aby chociaż jedna z nich miała wiedzę techniczną. Standardowo w zespole powinni znaleźć się: specjalista IT, pracownik rejestracji medycznej, lekarz oraz członek zarządu placówki medycznej. W ten sposób zgromadzi się wiele różnych kompetencji. Ponadto zapewnia to spojrzenie na sam system z różnych miejsc w hierarchii funkcjonowania przychodni. Pozwala to na szersze pokrycie potrzeb oraz dobór funkcjonalności, które realnie przyniosą wymierne korzyści i nie będą generować dodatkowych kosztów po stronie. Każde wdrożenie powinno być szyte na miarę zarówno pod kątem technologicznym, jak i finansowym.
Dobór systemu do elektronicznej rejestracji pacjentów
Gdy ustalono już cele i założenia wdrożenia, należy przejść do doboru odpowiedniego systemu. Ten powinien pokrywać najważniejsze potrzeby danej placówki. Właśnie dlatego bardzo ważne jest to, aby dane narzędzie było szyte na miarę. Jednocześnie system powinien charakteryzować się intuicyjną i prostą obsługą, a także niezawodnością nawet przy znacznych obciążeniach. Pod uwagę bierze się też bezpieczeństwo gromadzonych danych, funkcjonalność narzędzia oraz stosunek ceny do jakości pracy. W obszarze dopasowywania systemu do potrzeb placówki medycznej, weryfikuje się m.in. ustawienia kalendarzy lekarzy specjalistów, określenie typów wizyt, konfigurację różnego typu powiadomień oraz opcję potwierdzania wizyt, reguły odwoływania itd. Im więcej weźmie się pod uwagę, tym lepiej. Właśnie dlatego dobrym wyborem jest kontakt z naszym ekspertem, który pomoże Ci w dopasowaniu parametrów voicebota AI w ramach elektronicznej rejestracji pacjentów w Twojej przychodni.
Integracja rejestracji medycznej z systemem IT użytkowanym w placówce
Pod względem użytkowym ważne jest to, aby system zewnętrznej rejestracji medycznej pozwalał na integrację z innymi narzędziami. Przed wdrożeniem należy zweryfikować, czy voicebot będzie integrowalny z systemami użytkowanymi w przychodni, w tym EDM, e-skierowaniami czy e-receptami. W tym obszarze nie miejsca na żadne niedociągnięcia, ponieważ te mogą w przyszłości utrudniać lub ograniczać pracę personelu placówki. Warto więc zapoznać się z kompetencjami twórców narzędzi z tej kategorii, którzy specjalizują się w świadczeniu usług dla branży medycznej. Z doświadczenia wiemy, jak istotne jest zweryfikowanie dotychczasowych case studies z podobnych wdrożeń, które można niemal 1:1 przyrównać do Twojej przychodni. Wszelkie wątpliwości w tym zakresie należy weryfikować w bezpośrednim kontakcie z przedstawicielem dostawcy usług.
Testowanie systemu w praktyce
Niezwykle ważnym etapem wdrożenia systemu elektronicznej rejestracji medycznej jest jego testowanie. Obejmuje to tworzenie scenariuszów testowych i prowadzenie rejestracji bez podpięcia jej do rzeczywistych kalendarzy. Testowe telefony pozwalają na określenie wydajności i skuteczności pracy systemu medycznej rejestracji. Ponadto sprawdza się działanie każdego modułu, w tym m.in. funkcji odwoływania czy powiadomień o wizycie. Do tego weryfikuje się testy integracji narzędzia z innymi systemami użytkowanymi w placówce medycznej. Wszystko musi być dopięte na ostatni guzik, zanim rejestracja zostanie udostępniona pacjentom. W ramach symulacji testuje się m.in. wytrzymałość voicebota na duże obciążenia, w tym kilka lub kilkanaście rozmów telefonicznych prowadzonych jednocześnie. To zjawisko, które jest powszechne w obsłudze rejestracji placówki medycznej. Standardowo jednak pacjenci czekają w długich kolejkach. Wdrożenie elektronicznej rejestracji sprawia, że wiele rozmów może być prowadzonych jednocześnie. To znaczna oszczędność czasu dla pacjentów oraz aspekt, który zwiększa ich zadowolenie z obsługi.
Kompleksowe szkolenie rejestratorek medycznych z obsługi pacjentów w nowym narzędziu
W kontekście efektywnego wdrożenia systemu rejestracji medycznej online bardzo ważne jest kompleksowe przeszkolenie personelu placówki. Pracownicy rejestracji, działu administracyjnego czy też lekarze powinni potrafić obsługiwać system. Wszystko po to, aby zredukować ryzyko ewentualnych błędów, które mogą skutkować wydłużeniem procesu rejestracji czy też nakładaniem się terminów pacjentów na wizyty u specjalisty. Szkolenie powinno być dostosowywane do poszczególnej grupy oraz tego, z jakich funkcji będzie ona głównie korzystała. Ponadto warto przygotować scenariusze awaryjne na wypadek ewentualnych problemów technicznych. W takiej sytuacji należy przejąć rejestrację i prowadzić ją w sposób tradycyjny, a także niezwłocznie skontaktować się z dostawcą usług. Im lepsze przygotowanie do tego typu sytuacji, tym lepiej. Wybierając sprawdzonego dostawcę i stabilne narzędzie, redukuje się ewentualne ryzyko.
Poinformowanie pacjentów o przeprowadzanym wdrożeniu
Wdrożenie elektronicznej rejestracji pacjentów to etap przejściowy zarówno dla pracowników placówki medycznej, jak i pacjentów. Dla tych ostatnich to szansa na usprawnienie całego procesu, wyeliminowanie zjawiska nieodebranych połączeń. Muszą jednak wykazać się cierpliwością, ponieważ ten czas może przysparzać wielu problemów konsultantom i pacjentom poznającym system. Zadaniem placówki medycznej jest przeprowadzenie kampanii informacyjnej. Powinna ona obejmować umieszczenie czytelnych plakatów w miejscach często uczęszczanych w przychodni, wysyłkę e-maili informacyjnych czy też informowanie o zmianach za pośrednictwem mediów społecznościowych. W ten sposób można dotrzeć do większej liczby pacjentów. Zmniejsza to ryzyko nieporozumień i zwiększa efektywność całego wdrożenia.
Monitorowanie pierwszych efektów oraz ich optymalizacja
W trakcie całego procesu wdrożeniowego należy monitorować jego efekty. Obejmuje to m.in. wydajność elektronicznej rejestracji medycznej oraz ilość popełnianych błędów. W ten sposób można zdiagnozować obszary, które wymagają optymalizacji czy też poświęcenia więcej czasu na szkolenie personelu. Na tym etapie warto przeprowadzić wywiady z personelem medycznym, aby poznać ich opinię oraz to, z czym mają ewentualne wyzwania. Jednocześnie losowo można zadzwonić do danych pacjentów i zapoznać się z ich opinią. Da to cenny feedback. Na tej podstawie warto przygotować rozwiązania optymalizacyjne, które zwiększają efektywność codziennej pracy.
W trakcie wdrożenia nie można się spieszyć
Wdrożenie elektronicznej rejestracji medycznej powinno być przeprowadzane etapami. Po zakończeniu każdego z nich weryfikuje się osiągnięte efekty i to, czy osiągnęło się założone cele. Jeżeli nie, to dny etap warto powtórzyć lub częściowo zmodyfikować. Ten sam standard zachowuje się dla każdego etapu. Przede wszystkim nie wolno się spieszyć. Pośpiech może sprawić, że nie dojdzie do przetestowania wszystkich niezbędnych funkcjonalności lub wyeliminowania ewentualnych błędów. Z doświadczenia wiemy, że lepiej nieco więcej czasu poświęcić na wdrożenie i zrobić to dobrze, niż implementować narzędzie szybko i niepoprawnie. Może to generować sytuacje kryzysowe oraz pogarszać jakość obsługi pacjentów. Zachowaj spokój i zdaj się na porady eksperta z firmy, które dostarcza dla Ciebie elektroniczną rejestrację pacjentów. Ten na bazie doświadczenia dostosuje tempo i zakres wdrożenia do bieżącej sytuacji przychodni.
Planujesz wdrożenie elektronicznej rejestracji? Skontaktuj się z naszym ekspertem
Zależy Ci na wdrożeniu wysokiej jakości systemu rejestracji pacjentów? Koniecznie skontaktuj się z naszym ekspertem. Ten zapozna się z Twoimi potrzebami oraz na tej podstawie przygotuje propozycję wdrożenia. System będzie szyty na miarę. Współpraca z naszą firmą obejmuje m.in. przygotowanie i uruchomienie pilotażu medycznej rejestracji, a także pomoc w kompleksowym wdrożeniu systemu w placówce medycznej. Od lat specjalizujemy się w tego typu projektach.
Wśród naszych klientów z branży medycznej znajdują się m.in.:
Ty też możesz do nich dołączyć. Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszym ekspertem.
