Jakie są koszty wdrożenia wirtualnej centrali w firmie?

Wirtualna centrala telefoniczna jest narzędziem wykorzystywanym zarówno przez niewielkie, jak i duże firmy, a także międzynarodowe korporacje. Służy do rozbudowania infrastruktury komunikacyjnej i poprawy jej efektywności. Działa przy wykorzystaniu chmury, wyróżnia się skalowalnością oraz szybkim i bezproblemowym wdrożeniem. Jakie koszty są związane z uruchomieniem centrali VoIP? O czym należy pamiętać? Jakie są możliwości?

Wirtualna centrala telefoniczna – podstawowe informacje

Centrala telefoniczna w chmurze, w porównaniu do stacjonarnych central abonenckich, to narzędzie umożliwiające znaczną redukcję kosztów związanych z utrzymaniem infolinii. Główne funkcje centrali VoIP to:

• przekierowanie połączeń,
• kolejkowanie połączeń,
• możliwość przygotowania zapowiedzi głosowych (IVR),
• odbieranie faksów bez konieczności używania ( i zakupu) urządzenia.

Ponadto centrala VoIP wyróżnia się szeroką i przede wszystkim prostą konfiguracją. Dzięki intuicyjnej technice drag & drop, z poziomu panelu użytkownik może zarządzać wirtualną centralą telefoniczną z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Centralka VoiP została zaprojektowana w taki sposób, aby umożliwić proste i szybkie wdrożenie. Nie ma przy tym znaczenia liczba linii i rodzaj dodatkowych funkcjonalności. Co to oznacza w praktyce? Nieważne czy wirtualna infolinia jest wdrażana w mikroprzedsiębiorstwie, czy w dużej korporacji – cały proces przebiega sprawnie i bezproblemowo.

Centrala telefoniczna w chmurze – kluczowe korzyści

Centralka VoIP oferuje szereg praktycznych korzyści, które w codziennym użytkowaniu poprawiają nie tylko efektywność, ale również komfort pracy. Ze wszystkich funkcjonalności można korzystać natychmiast po wdrożeniu wirtualnej centrali telefonicznej.

• Oprócz wspomnianych wcześniej zapowiedzi głosowych, kolejkowania połączeń, odbierania i wysyłania faksów, pozostałe funkcjonalności to numery wewnętrzne dla każdego pracownika oraz darmowe połączenia w obrębie firmy.
• Kolejną korzyścią wynikającą ze wdrożenia centralki VoIP jest możliwość grupowania numerów, Jest ona szczególnie przydatna w przypadku średnich i dużych firm.
• Nie bez znaczenia jest również efektywna wymiana danych. Interesanci otrzymują szczegółowe informacje zwrotne dotyczące poruszanych kwestii (np. zamówienia lub reklamacji) dzięki integracji centrali z CRM.
• Zarządzanie wirtualną centralą i wprowadzanie zmian nie wymagają żadnych technicznych umiejętności. Graficzny interfejs zapewnia prostą i intuicyjną obsługę.
• Następną zaletą jest możliwość wysyłania SMSów do wszystkich osób, które chcą skontaktować się z firmą. To niezwykle praktyczne narzędzie doskonale sprawdza się m.in. podczas tymczasowego zamknięcia firmy.

Centrala VoIP – koszty wdrożenia

Wdrożenie wirtualnej centrali telefonicznej działającej przy wykorzystaniu chmury nie wiąże się z koniecznością ponoszenia kosztów związanych z tak zwaną „barierą wejścia”. Oznacza to wszystkim brak konieczności inwestowania w infrastrukturę (lub jej modyfikowanie), czyli specjalne telefony i okablowanie. Centrala telefoniczna online do prawidłowego działania wymaga jedynie stabilnego łącza internetowego. W większości przypadków w małych, średnich i dużych firmach funkcjonuje lokalna sieć, która jest w zupełności wystarczająca do uruchomienia centrali VoIP. Wybór konkretnego planu taryfowego należy każdorazowo indywidualnie dopasować do danego przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że jeżeli w przyszłości konieczna będzie jego zmiana, nic nie stoi na przeszkodzie, aby jej dokonać. Podstawowy plan taryfowy jest przeznaczony do m.in. dla mikroprzedsiębiorstw korzystających z tylko jednej linii. W pakiecie znajduje się także wirtualny faks i centrala. Cena najtańszych pakietów taryfowych zaczyna się od kilkunastu złotych netto miesięcznie.

Wirtualna infolinia – pozostałe plany taryfowe

Kolejne pakiety obejmują nie tylko większą liczbę linii, ale również dodatkowe elementy rozszerzające możliwości i wykorzystanie centrali VoIP. W planach zawierających 2 lub 4 linie telefoniczne, użytkownicy zyskują dodatkowo ponad 1000 bezpłatnych minut. Oprócz tego, czasowy lub stały dostęp do wirtualnego biura. Koszt takich pakietów wynosi do kilkudziesięciu złotych netto za każdy miesiąc użytkowania. Bardziej rozbudowane plany udostępniające m.in. 8 linii są wzbogacone o kolejkowanie połączeń, niezwykle przydatne statystyki IVR i kilka tysięcy bezpłatnych minut. Dodatkowo, wybrane plany oferują SIP Trunk. To nowoczesny zamiennik tradycyjnej linii (cyfrowej) umożliwiający realizację dużej liczby połączeń głosowych (w tym samym czasie), za pośrednictwem wirtualnego kanału. Za rozbudowane pakiety trzeba zapłacić kilkaset złotych netto miesięcznie (finalna kwota jest uzależniona przede wszystkim od liczby linii). W przypadku przedsiębiorstw posiadających więcej niż 25 linii telefonicznych, oferta jest każdorazowo przygotowywana pod indywidualne zamówienia. W praktyce oznacza to, że zawiera wyłącznie elementy faktycznie niezbędne w firmie. Bez względu na rodzaj wybranego planu taryfowego, poprawa efektywności infolinii jest odczuwalna już od pierwszego dnia wdrożenia.