Jak działa wirtualna centrala?

Pod pojęciem “wirtualna centrala telefoniczna “ kryje się w rzeczywistości technologiczny system służący do komunikowania się. Tego typu narzędzia są szeroko wykorzystywane na całym świecie, m.in. ze względu na ogromne korzyści jakie są w stanie zapewnić firmie oraz szerokie możliwości zastosowania. Dodatkowym atutem jest stosunkowo prosta i szybka implementacja. Centrala telefoniczna stanowi świetne rozwiązanie zarówno dla małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstw. Można się o tym przekonać już w pierwszych dniach jej funkcjonowania.

Centrala VoIP – najważniejsze informacje

Opisywane narzędzie pozwala na realizowanie wszystkich funkcji typowych dla klasycznych central. Różnica polega na tym, że wykorzystuje zarówno sieć internetową, jak i technologię VoIP, czyli Voice over IP. W efekcie można przekształcić dotychczasowy numer stacjonarny w telefoniczny system, pozwalający na obsługę klientów. Nie ma przy tym konieczności inwestowania np. w fizyczną centralę, której zakup wiąże się ze sporym kosztem. Z tego względu, wirtualna infolinia stanowi znakomitą opcję dla mniejszych organizacji, które nie chcą generować dużych wydatków. Podstawową zastosowaniem centralki jest rozbudowa infrastruktury komunikacyjnej. To zaś przekłada się w dużej mierze na wzrost efektywności działania firmy.

Wirtualna centrala telefoniczna – na czym polega jej działanie?

Chcąc wdrożyć w danym przedsiębiorstwie takie rozwiązanie jak centralka VoIP, konieczny jest telefon oraz komputer, który jest podłączony do sieci. W praktyce jest to zintegrowany system informatyczny pozwalający na skorzystanie z wielu różnych funkcjonalności. W przeciwieństwie do fizycznych central, wszystkie opcje komunikacji są realizowane przez Internet, a połączenia telefoniczne za pośrednictwem technologii VoIP. Sprzętem w jaki trzeba się zaopatrzyć jest aparat telefoniczny IP, na stałe podłączony do sieci. Co istotne, tego typu aparaty mogą być bez problemu przenoszone do różnych pomieszczeń i lokalizacji. Dzięki temu, w firmie może funkcjonować centrala telefoniczna w chmurze lub w poszczególnych oddziałach organizacji, w różnych miejscach. Co za tym idzie, nawet jeśli organizacja pracy ma mocno zróżnicowany charakter, system komunikacji będzie nadal działał niezawodnie. Zgodnie z założeniami i konfiguracją. Jedynym wymogiem jest stały dostęp do Internetu.

Wirtualna infolinia – dlaczego warto się na nią zdecydować?

Utworzony system może być bez problemu zintegrowany z aplikacjami bazodanowymi, które funkcjonują w danej firmie. Centrala VoIP stanowi bardzo praktyczne narzędzie, umożliwiające m.in. przekierowywanie połączeń, kolejkowanie, przygotowywanie specjalnych zapowiedzi głosowych (IVR) oraz odbieranie faksów. Jest to możliwe nawet jeśli nie posiadamy urządzenia. W efekcie, takie rozwiązanie jest w stanie usprawnić funkcjonowanie organizacji na wielu polach.

• Ogromne korzyści dotyczą zwłaszcza komunikacji. Decydując się na takie narzędzie jak centrala telefoniczna online, dysponujemy wyłącznie jednym numerem, który pozwala skontaktować się z firmą. Rozbudowana infolinia zapewnia możliwość obsługiwania wielu klientów i udzielenia odpowiedzi na każde pytanie, przyjęcie zamówienia i zgłoszenia, niezależnie od pory.
• Centralka VoIP jest korzystnym rozwiązaniem również ze względów ekonomicznych. Generuje mniejsze koszty w porównaniu do usług świadczonych przez tradycyjnych operatorów. Co za tym idzie, nie trzeba osobno inwestować w stacjonarną centralę abonencką PBX. Firmy nie ponoszą też dodatkowych kosztów, które byłyby związane z rozwojem infrastruktury komunikacyjnej.
• Sporym atutem jest łatwa obsługa, co przekłada się na funkcjonalność. Jeśli chodzi o konfigurację narzędzi, wykonuje się ją w ramach centrali VoIP. Technika drag & drop sprawia, że proces konfiguracji jest intuicyjny i nie sprawia większych problemów, nawet osobom początkującym. Zarządzanie panelem jest możliwe z każdego miejsca, wystarczy jedynie dostęp do Internetu. Na uwagę zasługuje ponadto bardzo szybkie wdrożenie systemu i możliwość dostosowania centrali do własnych potrzeb.

Należy też zaznaczyć, że centrala telefoniczna nie wymaga zatrudniania w organizacji specjalistów, którzy mieliby się zajmować jej obsługą. Za naprawę urządzeń odpowiada firma świadcząca usługi wirtualnych central. W razie potrzeby, można także swobodnie zmieniać obowiązujący pakiet taryfowy, bez konieczności inwestowania w dodatkowy sprzęt. Z uwagi na możliwość połączenia smartfonów z centralą, tego typu rozwiązanie jest szczególnie polecane przedsiębiorstwom, w których funkcjonuje system pracy zdalnej.

Wśród dostępnych funkcji, które znakomicie sprawdzą się w wielu firmach, znajduje się m.in. możliwość automatycznego przekierowania wszystkich połączeń podczas nieobecności pracownika oraz nagrywanie wiadomości głosowych, gdy połączenie od klienta nie zostało odebrane. Oprócz tego, możliwe jest tworzenie zapowiedzi słownych, wysyłanie nagrań wiadomości bezpośrednio na e-maila pracownika, połączenia grupowe w jednym momencie i przechwytywanie trwających połączeń przychodzących.

Wirtualna centrala telefoniczna dodatkowo umożliwia kolejkowanie połączeń, dzięki czemu dzwoniące osoby wiedzą jaka jest ich pozycja na liście oczekujących. Sporym ułatwieniem dla klientów jest też opcja wyboru cyfry na menu, dzięki czemu zostaną od razu przekierowani do odpowiedniej osoby zajmującej się daną sprawą. Opisywane narzędzie stanowi najlepsze rozwiązanie dla wszystkich organizacji, które chcą obniżyć koszty działalności oraz poprawić jakość komunikacji na linii klient-firma.