Oprogramowanie dla placówek medycznych – jak działa? Przykłady zastosowania

Sztuczna inteligencja i automatyzacja są obecne w praktycznie każdej branży, w tym w medycynie. Nowoczesne oprogramowanie dla placówek medycznych nie tylko usprawnia procesy związane z automatycznym umawianiem i odwoływaniem wizyt, ale również pozwala na szybkie przeprowadzenie badań obejmujących m.in. jakość świadczonych usług. Jakie jeszcze funkcje może pełnić oprogramowanie medyczne dla przychodni? W jaki sposób działa? Jak wygląda cały proces wdrażania i wreszcie jakie korzyści wynikają z implementacji dla placówek medycznych i pacjentów?

Oprogramowanie medyczne dla przychodni

Duża liczba pacjentów, a co za tym idzie połączeń przychodzących doprowadza do długich zatorów nawet w średniej wielkości placówkach medycznych. W połączeniu z wiadomościami wysyłanymi przez e-mail, formularz kontaktowy znajdujący się na stronie i innymi sposobami, pacjenci nierzadko muszą uzbroić się w cierpliwość, aby otrzymać odpowiedź. Pomimo intensywnych wysiłków personelu medycznego i pracowników recepcji w szczytowych okresach nie sposób odpowiedzieć na wszystkie zapytania w krótkim czasie.

Odpowiednio dobrane i skonfigurowane oprogramowanie medyczne dla przychodni pozwala na jednoczesne obsłużenie (na wysokim poziomie) zdecydowanie większej liczby zapytań niż w przypadku standardowej obsługi.

Oprogramowanie medyczne – automatyczne umawianie i odwoływanie wizyt

Jak pokazuje praktyka, do największej grup zapytań (telefonicznych i mailowych) zaliczają się kwestie związane z umawianiem wizyt. Duża liczba pacjentów, którzy mogą zarejestrować się do kilku, kilkunastu (a czasami nawet do kilkudziesięciu specjalistów) sprawia, że kanały komunikacyjne są stale zajęte. Oprogramowanie dla placówek medycznych pozwala na automatyzację tego procesu. Jak to wygląda w praktyce?

Pacjenci dzwoniący do placówki są witani przez asystenta głosowego, który indywidualne dopasowuje sposób w jaki będzie prowadził rozmowę do wymagań i potrzeb osoby dzwoniącej. W praktyce oznacza to, że za pośrednictwem wybierania głosowego lub przycisków na klawiaturze, osoba dzwoniąca może wybrać temat rozmowy, np. umówienie wizyty do specjalisty. Innym tematem rozmowy może być odwołanie zaplanowanej wizyty. Niestety przychodnie medyczne borykają się z problemem absencji pacjentów na umówionych wizytach. Część z nich nie odwołuje wizyt, ponieważ czas oczekiwania na połączenie z pracownikiem recepcji jest zbyt długi. Nowoczesne oprogramowanie dla przychodni całkowicie eliminuje ten problem. Umawianie i odwoływanie wizyt jest szybkie oraz komfortowe. Dodatkowo asystent głosowy umożliwia samodzielne zmienianie terminu wizyty.

Rzetelne badanie satysfakcji pacjentów

Oprogramowanie medyczne dla przychodni pozwala również na w pełni automatyczne (bez udziału personelu medycznego i pracowników recepcji) badanie satysfakcji pacjentów. Badania mogą dotyczyć sposobu przeprowadzania zabiegów, podejścia personelu medycznego do pacjenta, jakości placówki, a nawet podawanych posiłków. Dlaczego systematyczne przeprowadzanie badań tego typu jest aż tak istotne? Przede wszystkim ze względu na dobro pacjentów, a także konkurencyjność. Nieustanna poprawa jakości w każdym możliwym obszarze powinna leżeć w gestii osób zarządzających placówką medyczną.

Oprogramowanie medyczne dla przychodni umożliwia również dodawanie sugestii, zgłaszanie uwag, a nawet nagrywanie krótkich wypowiedzi. Nikt tak dobrze i szczegółowo nie ocenia jakości usług medycznych jak sami pacjenci. Z tego powodu warto udostępnić im narzędzie, które pozwoli w łatwy i przyjemny sposób wyrazić swoją opinię na dany temat.

Dostęp do informacji o wynikach badań

Wykonywanie badań wiąże się z koniecznością odbioru wyników. W placówkach medycznych, w których zostało zaimplementowane nowoczesne oprogramowanie, pacjent samodzielnie może uzyskać dostęp do informacji o swoich wynikach badań. W tym celu nie musi angażować żadnego pracownika recepcji lub personelu medycznego. Voicebot medyczny po weryfikacji pacjenta przekaże informacje dotyczące wyników badań.

Następnym zastosowaniem oprogramowania medycznego jest w pełni automatyczne przeprowadzenie wywiadu z pacjentem. Z reguły personel medyczny dzwoni do pacjenta i przeprowadza wywiad np. przed zabiegiem. W zależności od konkretnego przypadku może to być wywiad kwalifikujący lub wstępny. W pierwszym i drugim wywiadzie Voicebot może w 100% zastąpić personel medyczny. Oznacza to, że nawet w przypadku konieczności wykonania dużej liczby wywiadów cały proces zajmuje stosunkowo niewiele czasu.

Voicebot medyczny to również połączenia wychodzące

Oprogramowanie medyczne dla przychodni umożliwia również automatyczne wykonywanie połączeń wychodzących. W jakich sytuacjach ta funkcja jest szczególnie przydatna? Przede wszystkim w przypadku nagłej, nieplanowanej absencji lekarza. Pacjenci umówieni na wizyty zostaną automatycznie poinformowani przez Voicebota o zaistniałej sytuacji. Następnie mogą przełożyć termin wizyty lub ją odwołać. Takie rozwiązanie sprawia, że nawet w przypadku nagłego odwołania dużej liczby wizyt, wszyscy umówieni pacjenci, którzy odbiorą połączenie głosowe zostaną poinformowani o tym fakcie. Takie sytuacje nie wymagają angażowania personelu medycznego, który w tym czasie może zająć się innymi ważnymi sprawami. Możliwość wykonywania automatycznych połączeń wychodzących to nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy. 

Oprogramowanie medyczne dla przychodni – kluczowe korzyści

Oprogramowanie dla placówek medycznych to skuteczne i przede wszystkim sprawdzone rozwiązanie, które pozwala na odciążenie personelu medycznego. W praktyce oznacza to, że pracownicy nie muszą angażować się w wykonywanie powtarzalnych czynności. Warto zaznaczyć, że oprogramowanie dla przychodni pozwala na obsługę nie tylko prostych, ale również bardziej skomplikowanych zagadnień. Pracownicy mogą poświęcić się innym, bardziej twórczym sprawom, co w praktyce podnosi wydajność i efektywność placówki.

Kolejną korzyścią wynikającą ze wdrożenia oprogramowania medycznego jest zwiększenie transparentności obsługi, a co za tym idzie poprawy zadowolenia pacjentów. Szeroko rozumiany customer experience na dobre zadomowił się w wielu dziedzinach, w tym w branży medycznej.

Redukcja, a nawet wyeliminowanie praktycznie do zera pomyłek związanych m.in. z brakiem zrozumienia na linii pacjent – personel medyczny to następna korzyść, na jaką mogą liczyć wszyscy użytkownicy oprogramowania medycznego.

Jakie jeszcze zalety wynikają ze wdrożenia oprogramowania medycznego?

Przede wszystkim redukcja kosztów związana z możliwością obsługi większej liczby spraw w krótszym czasie przez mniejszą liczbę personelu medycznego. Dodatkowo rozwój placówki, rozumiany jako zwiększenie liczby pacjentów, nie musi generować konieczności zatrudniania dodatkowych osób np. na recepcji. Nowoczesne oprogramowanie dla placówek medycznych to skuteczne i łatwe w obsłudze narzędzie, dzięki któremu nawet w szczytowym okresie (np. w sezonie zwiększonej liczby zachorowań) umożliwia sprawną obsługę wszystkich spraw.

Oprogramowanie dla przychodni pozwala również na stały monitoring wszystkich przychodzących połączeń. Oznacza to, że w łatwy sposób można przeprowadzić wnikliwą analizę, które jest podstawą do dalszych usprawnień. Dodatkowo zebrane dane mogą być wykorzystywane do tworzenia całkiem nowych etapów, warstw, a nawet czynności obsługowych.

Dlaczego warto wdrożyć oprogramowanie medyczne w przychodni?

Sztuczna inteligencja, co za tym idzie procesy automatyzacji m.in. w branży są nieustannie rozwijane. Oznacza to, że rozpoznawanie mowy, algorytmy i pozostałe elementy programów medycznych są stale udoskonalane. Odpowiednio skonfigurowane oprogramowanie medyczne dla przychodni to szansa na zwiększenie konkurencyjności poprzez poprawę zadowolenia pacjentów.

Jak wygląda proces wdrażania oprogramowania medycznego?

Zaawansowane oprogramowanie medyczne działa w oparciu o chmurę. Oznacza to, że w placówce medycznej nie ma konieczności instalowania dodatkowej infrastruktury informatycznej. Stabilny dostęp do szybkiego internetu jest już standardem. Oprogramowanie medyczne może działać w oparciu o już istniejącą instalację internetową. W praktyce oznacza to brak kosztów związanych z przystosowaniem placówki medycznej do wdrożenia oprogramowania. Należy nadmienić, że prawidłowa konfiguracja oprogramowania medycznego polega nie tylko na połączeniu z linią telefoniczną przychodni (placówki medycznej), ale przede wszystkim jej kalendarzem (cyfrową wersją). Ta czynność jest niezbędna do automatycznej obsługi pacjentów.

Oprogramowanie medyczne dla przychodni zintegrowane z kalendarzem placówki

W momencie, gdy pacjent podczas rozmowy z voicebotem wyrazi chęć zarezerwowania konkretnego terminu wizyty u wybranego specjalisty, zostanie on automatycznie zajęty. Następni pacjenci nie będą mogli już zarezerwować tego terminu (u danego specjalisty), chyba że pacjent (w pełni automatycznie) odwoła wcześniej zarezerwowaną wizytę. W takiej sytuacji ten termin znów będzie dostępny.

Voicebot może automatycznie udzielać informacji pacjentom o najbliższych wolnych terminach wizytach. Takie rozwiązanie umożliwia nie tylko usprawnienie całego procesu rezerwacji wizyt, ale też eliminujeme do zera błędy związane z nieprawidłowym umówieniem wizyty.

Oprogramowanie dla przychodni zintegrowane z CRM

Zaawansowane systemy obsługi pacjentów (CRM) również mogą być zintegrowane z oprogramowaniem medycznym. Dzięki tej integracji można w automatyczny sposób identyfikować pacjentów. Pozwala to na zdecydowanie szerzej zakrojoną automatyzację, a także możliwość kontaktu z pacjentami. Wszyscy pacjenci zarejestrowani w konkretnej placówce medycznej mogą np. wysyłać pytania do lekarza prowadzącego.

Integracja oprogramowania medycznego dla przychodni – dodatkowe informacje

Kanały komunikacji SMS i email również mogą być objęte integracją z oprogramowaniem dla placówek medycznych. Za pośrednictwem tych kanałów można anulować i oczywiście potwierdzać umówione wizyty. Dodatkowo automatyczna wiadomość SMS doskonale sprawdza się w roli przypomnienia o umówionej wizycie. Takie rozwiązanie redukuje liczbę tak zwanych pustych godzin i stanowi skuteczne przypomnienie o wizycie (dacie, godzinie, miejscu i celu).

Integracja z systemem HIS

Pełna integracja oprogramowania medycznego z systemem HIS (czyli informatycznego systemu dla szpitali) pozwala na najwyższy poziom automatyzacji wszystkich czynności (procesów) obejmujących obsługę pacjenta.

Co jeszcze warto wiedzieć o oprogramowaniu dla przychodni medycznych?

Obecnie asystenci głosowi są coraz bardziej doskonali w prawidłowym rozumieniu mowy ludzkiej. Oznacza to, że pacjenci coraz optymistycznej podchodzą do obsługi tego typu. Złe zrozumienie zdarza się coraz rzadziej, dzięki czemu osoby dzwoniące załatwiają swoje sprawy szybko i sprawnie. Rozmowa z nowoczesnym Voicebotem nie różni się znacząco od rozmowy z personelem medycznym lub pracownikiem infolinii. Należy jednak wspomnieć, że ogromna różnica występuje w dostępności. Voicebot jest gotowy na sprawne rozwiązywanie problemów osób dzwoniących przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu przez okrągły rok.

Niemniej jednak po wysłuchaniu całego scenariusza, pacjenci powinni mieć możliwość połączenia się z konsultantem. Dlaczego to jest takie ważne? Przede wszystkim ze względu na pozytywną opinię pacjentów i poczucie indywidualnego traktowania.

Nowoczesne oprogramowanie medyczne – w jakich placówkach sprawdzi się najlepiej?

Choć zaawansowane oprogramowanie medyczne umożliwiające pełną automatyzację wielu procesów obsługi pacjentów cieszy się dużą popularnością w prywatnych placówkach, to coraz częściej spotyka się je w państwowych ośrodkach medycznych. Doskonale sprawdza się w placówkach o różnej specjalizacji. Są to m.in. prywatne i państwowe gabinety stomatologiczne, ośrodki związane ze zdrowiem psychicznym, sanatoria, a nawet placówki weterynaryjne. Oprogramowanie medyczne to praktyczne narzędzie, które wprowadza wiele usprawnień zarówno od strony pacjenta, jak i placówki.