Wirtualny numer telefonu – jakie korzyści przynosi firmie?

Gdy postanawiasz wprowadzić w firmie wirtualną centralę telefoniczną VoIP, otrzymujesz także wirtualny numer telefonu lub wirtualne numery telefonów. Wirtualny numer telefonu może wyglądać jak numer stacjonarny lub jak numer infolinii zaczynający się od 80x. Klienci dzwonią na ten numer, a połączenie zostaje przełączone na dowolny numer wewnętrzny. Poznaj korzyści z zastosowania w firmie wirtualnych numerów telefonicznych, w czwartym artykule nowego cyklu naszego bloga „Przydatne funkcje wirtualnej centrali”.

Na jakiej zasadzie działa wirtualny numer telefonu i jakie zalety ma dla firmy ten rodzaj numeru telefonicznego?

Czym jest wirtualny numer telefonu

Wirtualny numer telefonu to numer, który otrzymujesz, kupując usługę wirtualnej centrali telefonicznej. Zasada jego działania różni się od numeru stacjonarnego. Nie jest on przypisany fizycznie do linii telefonicznej, ale do określonego konta SIP. Numer wirtualny może być dowolny i przypominać numer lokalny lub zaczynać się na 0-800 jako uniwersalny numer infolinii formowej.

Firma, która wprowadza telefonie VOIP, nie musi także rezygnować ze swojego dotychczasowego numeru stacjonarnego. Można go bezpłatnie przenieść na dowolne konto SIP.

Tym, co zdecydowanie odróżnia numer VOIP od stacjonarnego jest wielokanałowość. Na wirtualny numer można dzwonić z dowolnego telefonu stacjonarnego, ale także z telefonu komórkowego, komputera stacjonarnego, laptopa czy tabletu. Słowem z każdego urządzenia z dostępem do internetu.

Numer komórkowy a wirtualny telefon – różnice

Chociaż zarówno numer telefonu komórkowego, jak i numery wirtualne służą do identyfikacji osoby dzwoniącej, istnieją między nimi zasadnicze różnice. Tradycyjny numer komórkowy jest przypisany do konkretnej karty SIM i urządzenia, co oznacza, że jego działanie jest uzależnione od fizycznej karty wewnątrz telefonu. Z kolei wirtualny telefon działa w oparciu o technologię VoIP i nie wymaga karty SIM. Jego działanie opiera się na połączeniu internetowym, co pozwala na odbieranie i wykonywanie połączeń z dowolnego urządzenia z dostępem do sieci, niezależnie od lokalizacji. Dzięki temu użytkownicy mogą korzystać z jednego numeru na wielu urządzeniach jednocześnie, co jest niemożliwe w przypadku tradycyjnych telefonów. W skrócie, VoIP oferuje większą elastyczność i mobilność.

Historia telefonii VoIP

Telefonia VoIP, znana również jako telefonia internetowa, zrewolucjonizowała sposób, w jaki komunikujemy się na świecie. Jej początki sięgają lat 70. XX wieku, kiedy to naukowcy w ARPANET przeprowadzili pierwsze eksperymenty z transmisją głosu przez sieci komputerowe. Jednak dopiero w latach 90., dzięki postępowi w technologii kompresji danych i szybko rozwijającemu się dostępowi do szerokopasmowego internetu, VoIP zaczął zyskiwać na popularności. W 1995 roku powstała firma VocalTec, która wypuściła pierwszy komercyjny produkt umożliwiający rozmowy głosowe przez internet. W ciągu następnych lat, z rosnącą prędkością internetu i lepszymi algorytmami kompresji, jakość połączeń VoIP znacznie się poprawiła. Współczesna telefonia VoIP nie tylko umożliwia prowadzenie rozmów, ale także oferuje takie funkcje jak wideokonferencje, przesyłanie wiadomości i integrację z innymi aplikacjami biznesowymi. Obecnie coraz więcej firm korzysta z wirtualnego numeru telefonu. Dziś, dzięki technologii VoIP, granice geograficzne stały się mniej istotne, a komunikacja stała się bardziej dostępna i ekonomiczna niż kiedykolwiek wcześniej.

Jakie zalety ma dla firmy wirtualny numer telefonu?

Numery telefonii VOIP dla dzwoniącego niczym nie różnią się od numerów stacjonarnych. Jednak zasada ich działania oparta na IP sprawia, że przynoszą wiele korzyści dla firmy, która zdecyduje się wprowadzić centralę VPBX. Oto najważniejsze z nich.

Mobilność firmy

Dzięki wirtualnemu numerowi firma nie jest uzależniona od swojej lokalizacji. Z usług numeru wirtualnego korzysta się z poziomu przeglądarki internetowej, a nie linii telefonicznej. Dzięki technologii w ,,chmurze” biuro firmy może znajdować się gdziekolwiek bez zmiany numeru telefonu. Jeśli więc firma zdecyduje się zmienić siedzibę, zachowa dotychczasowy numer telefoniczny.

Wiarygodność firmy

Numer wirtualny może wyglądać jak numer stacjonarny określonego regionu czy miasta. Mimo że fizyczna siedziba firmy znajduje się innym miejscu, klienci będą mieć wrażenie, że kontaktują się z firmą lokalną. Taki zabieg  zwiększa zaufanie potencjalnych klientów, którzy są bardziej skłonni skorzystać z usług firm posiadających numer stacjonarny.

Wysoka dodzwanialność

Połączenia przychodzące na określony numer wirtualny konsultant może odebrać z dowolnego miejsca i urządzenia podłączonego do sieci. Połączenia przychodzące mogą także łączyć się z wieloma urządzeniami jednocześnie lub na jedno po drugim w zależności od wprowadzonego schematu kolejkowania połączeń oraz przekierowań. Dzięki tym funkcjom większa ilość klientów jest w stanie uzyskać kontakt z nasza firmą.

Niskie koszty połączeń

Wirtualne numery mogą zaczynać się dowolnym numerem kierunkowym bez względu na to, gdzie faktycznie znajduje się biuro firmy. Dzięki temu połączenia będą omijać lokalne opłaty, nawet jeśli osoba dzwoniąca nie korzysta z telefonii VOIP. To oszczędność nie tylko dla klientów, którzy płacą jak za połączenie lokalne, ale także dla pracowników firmy np. podczas służbowych wyjazdów zagranicznych. Wielu operatorów telefonii VOIP oferuje wewnątrz firmy zupełnie darmowe połączenia z numerów wirtualnych.

Niskie koszty infrastruktury

Utrzymanie wirtualnych numerów jest także tańsze pod względem infrastruktury telefonicznej. Wirtualny numer telefonu nie wymaga skomplikowanego wdrożenia – wystarczy podłączenie do internetu. Niepotrzebne jest ciągniecie kabli, dodatkowe oprogramowanie czy utrzymanie serwisu, bo całość usługi działa w chmurze dostawcy. Obniża to więc znacznie koszty infrastruktury komunikacyjnej firmy.

Wirtualny numer dla małych i dużych firm

Wirtualny telefon staje się nieodzownym narzędziem dla firm różnej wielkości, oferując szereg korzyści nieosiągalnych dla tradycyjnej telekomunikacji. Dla małych przedsiębiorstw, które często działają w dynamicznie zmieniającym się środowisku, numery VoIP oferują elastyczność i skalowalność. Bez konieczności inwestowania w kosztowną infrastrukturę, małe firmy mogą szybko dostosowywać się do rosnących potrzeb, dodając nowe linie czy funkcje w miarę rozwoju działalności. Co więcej, wirtualny numer pozwala na budowanie profesjonalnego wizerunku w oczach klientów, nawet jeśli firma działa z domowego biura.

Dla dużych korporacji VoIP przynosi korzyści w zakresie integracji i efektywności. Międzynarodowe przedsiębiorstwa mogą łatwo łączyć zespoły z różnych części świata, korzystając z jednolitego systemu telekomunikacyjnego. Funkcje takie jak wideokonferencje, czy integracja z innymi narzędziami biznesowymi ułatwiają komunikację i współpracę między oddziałami. Dodatkowo, dzięki centralizacji firmy mogą osiągać znaczące oszczędności, eliminując potrzebę utrzymywania wielu lokalnych kontraktów telekomunikacyjnych.

Niezależnie od wielkości firmy numery wirtualne w technologii VoIP oferują nowoczesne rozwiązania, które przyczyniają się do zwiększenia produktywności, oszczędności kosztów i poprawy jakości obsługi klienta.

Porady dla firm przechodzących na telefonię VoIP

Decyzja o przejściu na telefonię VoIP to ważny krok dla każdej firmy, który może przynieść znaczące korzyści w zakresie komunikacji i oszczędności. Przed podjęciem tej decyzji warto jednak uwzględnić kilka kluczowych aspektów. Po pierwsze, dokładna analiza potrzeb firmy pozwoli na wybór odpowiedniego rozwiązania dostosowanego do specyfiki działalności. Czy potrzebujesz zaawansowanych funkcji, takich jak wideokonferencje czy integracja z innymi systemami? A może priorytetem jest dla Ciebie prostota obsługi i niskie koszty?

Kolejnym ważnym elementem jest infrastruktura sieciowa. Upewnij się, że Twoja sieć jest gotowa na obsługę większego ruchu i zapewnienie wysokiej jakości połączeń. Nie zapomnij także o szkoleniu swojego zespołu. Nawet najlepszy system nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak korzystać z numeru.

Współpraca z doświadczonym dostawcą, takim jak EasyCall, może znacząco ułatwić ten proces, gwarantując płynne przejście na nowoczesną telefonię VoIP i pełne wykorzystanie jej potencjału.

Jak ustawić numer wirtualny?

Usługa jest dostępna w planach taryfowych EasyCall l biznes wraz z Wirtualną Centralą. Konfiguracja numeru wirtualnego dostępna jest po zalogowaniu do interfejsu centrali dostępnego przez internet. Aby utworzyć swoje pierwsze drzewo IVR, wybierz opcję IVR w lewym górnym rogu, a następnie Dodaj, wprowadź nazwę drzewa i kliknij Zapisz. Po lewej znajduje się lista funkcji, które można wykorzystać w drzewie.

Po lewej stronie dostępna jest lista funkcji, które można wykorzystać w drzewie IVR. Układanie funkcji działa na zasadzie drag&drop, więc aby wykorzystać daną funkcję w drzewie należy na nią kliknąć, przytrzymać, przeciągnąć na szare tło i upuścić w pożądanym miejscu. Lista z opisem każdej funkcji znajduje się poniżej. Opis poszczególnych funkcji wraz z wizualizacją procesu tworzenia drzewa IVR znajdziesz na stronie:

Wirtualna Centrala oraz na podstronie Pomoc

Numer główny wirtualnej centrali rozpoczyna cały schemat drzewa połączeń, który chcemy dla niego utworzyć. Rozpoczynając tworzenie schematu, jako pierwszą funkcję z menu wybieramy Numer telefonu.

W ramach elementu wskazujemy numer telefonu, który po tym jak zostanie wykonane na niego połączenie rozpocznie realizację zdefiniowanego procesu.

 

Więcej informacji o przydatnych funkcjach wirtualnej centrali znajdziecie Państwo w kolejnych artykułach nowego cyklu.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą wirtualną centralą podczas 14-dniowego bezpłatnego testu bez zobowiązań!

Wyzwania związane z wdrożeniem wirtualnego numeru

Przede wszystkim wymagania sprzętowe i sieciowe mogą być bardziej skomplikowane niż w przypadku tradycyjnych linii telefonicznych. Optymalna jakość połączeń wymaga stabilnego i szybkiego łącza internetowego oraz odpowiednio skonfigurowanego sprzętu. Ponadto, szkolenie personelu w zakresie obsługi nowego systemu jest kluczowe, aby w pełni wykorzystać możliwości technologii VoIP i unikać potencjalnych problemów. Na szczęście w EasyCall proces wdrożenia przebiega płynnie. Krok po kroku dostosujesz swoją centralę, otrzymując wsparcie na każdym etapie – od wyboru odpowiedniego sprzętu, przez konfigurację, aż po bieżącą obsługę. Dzięki temu wyzwania związane z wdrożeniem systemu VoIP stają się łatwiejsze do pokonania, a firmy mogą cieszyć się wszystkimi korzyściami płynącymi z nowoczesnej komunikacji.

Porównanie kosztów: tradycyjna linia telefoniczna vs VoIP

Współczesny rynek oferuje różnorodne rozwiązania komunikacyjne, które różnią się nie tylko funkcjonalnością, ale także kosztami. Tradycyjna linia telefoniczna, choć sprawdzona i niezawodna, wiąże się zwykle z wyższymi opłatami miesięcznymi oraz dodatkowymi kosztami za połączenia międzynarodowe czy opłatami roamingowymi podczas podróży zagranicznych. Wirtualny telefon przynosi znaczące oszczędności w tych obszarach. Dzięki wykorzystaniu wirtualnego numeru połączenia stają się znacznie tańsze, a w wielu przypadkach nawet darmowe, jeśli obie strony korzystają z tej samej platformy VoIP. Co więcej, użytkownicy nie muszą martwić się o wysokie opłaty roamingowe, gdyż mogą dzwonić z dowolnego miejsca na świecie, mając dostęp do internetu. Dodatkowo koszty początkowe związane z wdrożeniem systemu VoIP są często niższe niż instalacja tradycyjnej linii telefonicznej, a opłaty miesięczne mogą być elastycznie dostosowywane do potrzeb firmy. W skrócie, choć obie technologie mają swoje miejsce na rynku, numery VoIP oferują znaczące korzyści finansowe, zwłaszcza dla firm prowadzących działalność na skalę międzynarodową.

Bezpieczeństwo w telefonii VoIP

Wirtualny telefon, choć oferuje wiele korzyści w zakresie elastyczności i kosztów, niesie ze sobą pewne wyzwania związane z ochroną danych. Jednym z głównych zagrożeń jest tzw. „eavesdropping”, czyli podsłuchiwanie rozmów. Atakujący mogą przechwytywać dane przesyłane przez sieć, uzyskując dostęp do poufnych informacji. Kolejnym problemem jest spoofing, czyli podszywanie się pod inny wirtualny numer, co może prowadzić do oszustw i nadużyć. Aby przeciwdziałać tym zagrożeniom, firmy powinny stosować zaszyfrowane połączenia, regularnie aktualizować oprogramowanie oraz korzystać z zaawansowanych mechanizmów uwierzytelniania. Warto również edukować pracowników na temat potencjalnych zagrożeń i najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa. Współczesne rozwiązania VoIP oferują wiele narzędzi do monitorowania i zabezpieczania połączeń, ale kluczem jest świadomość i odpowiednie podejście do kwestii bezpieczeństwa w świecie wirtualnych numerów telefonów.

Funkcje dodatkowe w technologii VoIP

Telefonia VoIP oferuje znacznie więcej niż tradycyjne linie telefoniczne. Jednym z kluczowych atutów jest bogata paleta opcji dodatkowych, które zwiększają profesjonalizm i efektywność komunikacji w firmie. Zapowiedzi głosowe to jedna z tych funkcji, która pozwala firmom na stworzenie profesjonalnego powitania dla każdego połączenia przychodzącego. Dzięki temu klienci od razu wiedzą, że trafili do odpowiedniej firmy, a także mogą otrzymać podstawowe informacje lub instrukcje jeszcze przed rozmową z operatorem. Kolejkowanie połączeń to kolejna ważna funkcja wirtualnego numeru telefonu, która pozwala na zarządzanie dużą liczbą rozmów jednocześnie. Jeśli wszystkie linie są zajęte, klient nie jest odrzucany, ale umieszczany w kolejce, gdzie może słuchać muzyki lub informacji do momentu połączenia z wolnym konsultantem. Współczesna telefonia VoIP umożliwia również wysyłanie i przyjmowanie faksów w formie cyfrowej, eliminując potrzebę posiadania tradycyjnego aparatu faksowego. To nie tylko oszczędza czas i pieniądze, ale także przyczynia się do ochrony środowiska poprzez redukcję zużycia papieru. To tylko niektóre z wielu możliwości wirtualnej centrali telefonicznej.

Integracja wirtualnego numeru z innymi narzędziami biznesowymi

Współczesny biznes wymaga sprawnego zarządzania komunikacją i integracji różnych narzędzi, by zapewnić płynność pracy i efektywność działań. W tym kontekście technologia VoIP, poprzez możliwość integracji wirtualnego numeru telefonu z innymi systemami, staje się nieocenionym narzędziem. Dzięki połączeniu z systemami CRM, platformami e-commerce czy narzędziami do zarządzania projektami firmy mogą automatycznie rejestrować historię połączeń przychodzących, przypisywać je do odpowiednich klientów czy projektów oraz analizować dane w celu optymalizacji działań. Wykonywanie połączeń bezpośrednio z interfejsu aplikacji biznesowych, takich jak systemy ERP czy platformy sprzedażowe, eliminuje potrzebę wielokrotnego wprowadzania tych samych danych i przyspiesza procesy biznesowe. Ponadto dzięki integracji numerów telefonów z narzędziami do analizy danych, menedżerowie mogą monitorować efektywność działań telefonicznych, mierzyć konwersje i dostosowywać strategie komunikacyjne. W erze cyfrowej, gdzie dane odgrywają kluczową rolę, zdolność do integracji VoIP z innymi narzędziami biznesowymi staje się nie tylko atutem, ale koniecznością dla nowoczesnych przedsiębiorstw.

Zastosowanie wirtualnych numerów w różnych branżach

Wirtualne numery telefonów znalazły zastosowanie w wielu sektorach rynku, dostarczając wartościowych rozwiązań dla różnorodnych potrzeb biznesowych. W branży e-commerce, gdzie obsługa klienta odgrywa kluczową rolę, wirtualny numer telefonu sprawia, że połączenia przychodzące są odpowiednio zarządzane, a także oferuje możliwość dodawania dodatkowego numeru dla obsługi poszczególnych rynków czy kampanii promocyjnych. Dla firm konsultingowych i agencji marketingowych wirtualny numer umożliwia prowadzenie wielu projektów jednocześnie, z jednoznacznym przypisaniem połączeń do konkretnego klienta czy kampanii. W sektorze hotelarskim dodatkowy numer telefonu może służyć do obsługi rezerwacji, zapytań czy specjalnych ofert. Natomiast w branży medycznej, wirtualnego numeru telefonu można używać do konsultacji online, umawiania wizyt czy udzielania informacji pacjentom. W sektorze nieruchomości agenci mogą korzystać z takich numerów telefonów do promocji poszczególnych ofert, umożliwiając potencjalnym klientom bezpośredni kontakt z odpowiednim specjalistą. Te przykłady pokazują wszechstronność i elastyczność VoIP. To technologia, która dostosowuje się do specyfiki i wymagań różnych branż, przyczyniając się do ich sukcesu.

Przyszłość telefonii VoIP

System telefonii VoIP nieustannie ewoluuje, dostosowując się do zmieniających się potrzeb użytkowników i nowych możliwości. Wirtualny telefon, który niegdyś był nowością, staje się standardem w wielu firmach na całym świecie. Jednym z kierunków, w którym rozwija się VoIP, jest coraz głębsza integracja z aplikacjami. Współczesny pracownik, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej, oczekuje możliwości korzystania z numeru biurowego bez względu na to, gdzie się znajduje. Dzięki aplikacji mobilnej wirtualny numer staje się dostępny z każdego miejsca na świecie, zapewniając jednocześnie jakość i bezpieczeństwo połączenia. Ponadto wraz z rozwojem technologii 5G możemy spodziewać się jeszcze lepszej jakości połączeń i krótszego czasu opóźnienia. W przyszłości możemy również oczekiwać, że VoIP będzie coraz bardziej integrować się z ze sztuczną inteligencją, automatyzując procesy i dostarczając bardziej spersonalizowanych rozwiązań dla użytkowników. Telefonia VoIP ma przed sobą jasną przyszłość, dostosowując się do potrzeb nowoczesnego świata i wyznaczając nowe standardy w komunikacji. Już teraz warto skorzystać z możliwości, jakie oferuje!